Administração de Condomínio: O guia para melhor gerenciar seu condomínio

Pode-se comparar a administração de um condomínio a tarefa de administrar uma empresa. Ou seja, não é tarefa fácil.

É um processo de gerir, planejar, organizar e controlar os recursos juntamente com a execução de atividades necessárias para o bom funcionamento do condomínio.

Embora ainda haja síndicos que realizam a administração de condomínios de forma solitária e independente, a ideia tem se tornado cada vez mais ultrapassada.

Dessa forma, para lidar com toda a burocracia que envolve a gestão de um condomínio, os síndicos podem contar com o serviço de uma administradora ou administrador de condomínios.

Você sabe como funciona a administração de condomínios?

Nesse post iremos esclarecer as dúvidas mais comuns sobre o assunto e ainda repassar algumas informações importantes sobre as administradoras de condomínio.

Continue lendo!

O que é a administração de condomínios?

É o trabalho que um administrador busca executar para realizar a gestão e fazer com que o condomínio tenha um bom funcionamento. 

Pode ser realizado por um síndico ou por um empresa cuja a sua função é a de administrar o condomínio e também auxiliar o síndico nas tarefas diárias que envolvem o empreendimento.

Seu principal objetivo é atender as demandas dos condôminos a fim de melhorar a convivência entre eles e valorizar o patrimônio.

A administração do condomínio deverá ser realizada de acordo com o Código Civil para condomínios. A Lei nº 10.406/2002 é a lei principal que trata sobre os direitos e obrigações dos síndicos e condôminos. É com base nela que os gestores e/ou administradores irão se respaldar para a criação da Convenção do Condomínio e do Regimento Interno, bem como para a organização das Assembleias.

Para isso, é necessário escolher um gestor capacitado para tal função, já que as atividades a serem executadas envolvem diversas demandas importantes. Por exemplo:

  • Manutenção geral do empreendimento;
  • Gestão de empregados e folha de pagamento;
  • Contabilidade do condomínio;
  • Prestação de contas do condomínio;
  • Controle de caixa; 
  • Sugestões e reclamações de condôminos, entre outras.

Deste modo, é importante o conhecimento sobre técnicas, ferramentas e tecnologias que lhe auxiliam no dia a dia e ajudam a executar as demandas do síndico de maneira mais eficiente e transparente.

Síndico x Administrador de condomínio

O síndico é o representante legal do condomínio, logo a sua responsabilidade é enorme. E caso não cumpra seu papel ou seja omisso,  poderá sofrer processos judiciais na área civil e até criminal em casos mais graves. 

O fato de contratar uma empresa especializada em administração de condomínios ou um administrador autônomo não exime o síndico do cumprimento das atividades de rotina para o bom funcionamento do condomínio. Porém, sendo ainda considerado o representante legal do condomínio, o síndico pode transferir parte das suas atribuições para a administradora.

Considere que optou-se pela contratação de uma administradora de condomínio. Nessa situação, o síndico deixa de ser o gestor direto e se torna um misto de supervisor e chefe. Permanece dando as orientações à administradora e busca garantir que todos os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio, permanecendo com um papel essencial para a gestão condominial.

Vale ressaltar que não cabe à administradora tomar decisões pelo condomínio, já que esse papel é único e exclusivo do síndico

De acordo com o Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão. Sendo assim, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora. O que significa que  em casos de má gestão, os dois  podem ser responsabilizados judicialmente. Na maioria dos casos, o primeiro a ser responsabilizado é o síndico e após isso é analisada a responsabilidade civil da administradora do condomínio.

Síndico com boas decisões na administração de condominio
Foto de fauxels no Pexels

Tipos de gestão de condomínio

Ao optar por uma administradora de condomínios, além de negociar valores, é necessário analisar que tipo de gestão será aderido ao fechar o contrato.

Cada empresa oferece diversas opções e tipos de gestão condominial. As mais tradicionais são:

Gestão completa

Nesse tipo de gestão, o papel do síndico é apenas fiscalizar o andamento das tarefas realizadas pela administradora do condomínio.

 A administradora fica responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio. Desde a realização de assembleias de condomínio até questões mais complicadas. É responsável pelas demandas administrativas, jurídicas, contábeis e de recursos humanos do empreendimento.

Cogestão

Na cogestão, a maioria das atividades relacionadas a gestão do condomínio são realizadas internamente, seja pelo síndico, conselheiros ou sua equipe e contam com o auxílio de profissionais externos.

As demandas realizadas pela equipe externa geralmente estão relacionadas às partes burocráticas, como folha de pagamento, emissão de boletos e pagamento de encargos. 

Esse tipo de gestão permite que a taxa da administradora seja mais barata comparada a  gestão completa.

O que faz a administradora de condomínio?

Antes de uma contratação de serviços é necessário avaliar quais são as atribuições e funções de administradora de condomínio.

De forma geral, a administradora realiza a gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos do empreendimento. Veja agora algumas das  principais responsabilidades:

  1. Gestão das áreas administrativa, de recursos humanos, financeira e jurídica do condomínio;
  2. Prestar suporte/informações técnicas para tomada de decisões de síndicos, conselho consultivo e condôminos;
  3. Gerenciamento de arquivos do condomínio e de documentos obrigatórios;
  4. Gestão dos equipamentos de segurança;
  5. Administração das áreas comuns, controle e cobrança dos aluguéis;
  6. Gerenciamento dos serviços e contratos dos fornecedores de conservação e manutenção;
  7. Gestão do consumo de água, luz e etc.;
  8. Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração;
  9. Diligências junto às concessionárias públicas;
  10. Suporte para realização das assembleias.

As atividades podem ser divididas em três grupos: principais, secundárias e eventuais.

  1. Função Principal – são as que irão auxiliar diretamente nas demandas e tarefas diárias. Além disso, é ela que dá suporte às atividades administrativas orientando sobre os aspectos legais de cada setor: administrativo, financeiro e trabalhista.
  1. Função Secundária – são as atividades que são da rotina do condomínio, mas não ocorrem com tanta frequência, ou seja são imprevisíveis e sem data para ocorrer. Alguns exemplos: 
  • Aplicação e cobrança de advertências e multas;
  • Emissão de circulares para os condôminos;
  • Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;
  • Assessoria jurídica na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio.
  1. Função Eventual  são aquelas demandas que não exigem tanto conhecimento técnico e podem ser realizadas diretamente pelo síndico. Podem estar incluídas ou não no contrato de prestação de serviço, o que significa que essas atividades podem representar um custo extra ao condomínio.

Quanto é o serviço de uma administradora de condomínio?

Os preço cobrados para essa prestação de serviço irá variar de acordo com alguns fatores, como:

  • Tamanho do condomínio;
  • Quantidade de unidades;
  • Localização do condomínio;
  • Número de funcionários contratados;
  • Valor da despesa mensal do condomínio.

E para finalizar

Agora que você compreende como a administradora de condomínio irá gerenciar o empreendimento, é possível avaliar qual opção deverá escolher. 

Vale reforçar que a contratação de uma administradora de condomínio deve ser feita com muita cautela. A escolha da prestadora de serviço, não deve considerar apenas os preços mais baixos. 

É importante que o síndico faça uma boa pesquisa, investigue os precedentes da empresa e também peça indicações de outros síndicos.

Inovar e prover soluções para que o seu condomínio funcione da melhor maneira possível e para que os condôminos estejam assessorados nas mais diversas situações do cotidiano gerando satisfação e valorizando o patrimônio, é a melhor escolha a se fazer. 

Mas, lembre-se de considerar todos os quesitos fundamentais para que a administração de condomínio seja realizada da forma mais responsável e satisfatória, evitando maiores dores de cabeça ou até mesmo em casos mais graves problemas judiciais.

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