Administração de Condomínio: O guia para melhor gerenciar seu condomínio

Pode-se comparar a administração de um condomínio a tarefa de administrar uma empresa. Ou seja, não é tarefa fácil.

É um processo de gerir, planejar, organizar e controlar os recursos juntamente com a execução de atividades necessárias para o bom funcionamento do condomínio.

Embora ainda haja síndicos que realizam a administração de condomínios de forma solitária e independente, a ideia tem se tornado cada vez mais ultrapassada.

Dessa forma, para lidar com toda a burocracia que envolve a gestão de um condomínio, os síndicos podem contar com o serviço de uma administradora ou administrador de condomínios.

Você sabe como funciona a administração de condomínios?

Nesse post iremos esclarecer as dúvidas mais comuns sobre o assunto e ainda repassar algumas informações importantes sobre as administradoras de condomínio.

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O que é a administração de condomínios?

É o trabalho que um administrador busca executar para realizar a gestão e fazer com que o condomínio tenha um bom funcionamento. 

Pode ser realizado por um síndico ou por um empresa cuja a sua função é a de administrar o condomínio e também auxiliar o síndico nas tarefas diárias que envolvem o empreendimento.

Seu principal objetivo é atender as demandas dos condôminos a fim de melhorar a convivência entre eles e valorizar o patrimônio.

A administração do condomínio deverá ser realizada de acordo com o Código Civil para condomínios. A Lei nº 10.406/2002 é a lei principal que trata sobre os direitos e obrigações dos síndicos e condôminos. É com base nela que os gestores e/ou administradores irão se respaldar para a criação da Convenção do Condomínio e do Regimento Interno, bem como para a organização das Assembleias.

Para isso, é necessário escolher um gestor capacitado para tal função, já que as atividades a serem executadas envolvem diversas demandas importantes. Por exemplo:

• Manutenção geral do empreendimento;
• Gestão de empregados e folha de pagamento;
• Contabilidade do condomínio;
• Prestação de contas do condomínio;
• Controle de caixa; 
• Sugestões e reclamações de condôminos, entre outras.

Deste modo, é importante o conhecimento sobre técnicas, ferramentas e tecnologias que lhe auxiliam no dia a dia e ajudam a executar as demandas do síndico de maneira mais eficiente e transparente.

Síndico vs. Administrador de Condomínio

O síndico é o representante legal do condomínio, logo a sua responsabilidade é enorme. E caso não cumpra seu papel ou seja omisso,  poderá sofrer processos judiciais na área civil e até criminal em casos mais graves. 

O fato de contratar uma empresa especializada em administração de condomínios ou um administrador autônomo não exime o síndico do cumprimento das atividades de rotina para o bom funcionamento do condomínio. Porém, sendo ainda considerado o representante legal do condomínio, o síndico pode transferir parte das suas atribuições para a administradora.

Considere que optou-se pela contratação de uma administradora de condomínio. Nessa situação, o síndico deixa de ser o gestor direto e se torna um misto de supervisor e chefe. Permanece dando as orientações à administradora e busca garantir que todos os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio, permanecendo com um papel essencial para a gestão condominial.

Vale ressaltar que não cabe à administradora tomar decisões pelo condomínio, já que esse papel é único e exclusivo do síndico. 

De acordo com o Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão. Sendo assim, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora. O que significa que  em casos de má gestão, os dois  podem ser responsabilizados judicialmente. Na maioria dos casos, o primeiro a ser responsabilizado é o síndico e após isso é analisada a responsabilidade civil da administradora do condomínio.

Tipos de gestão de condomínio

Ao optar por uma administradora de condomínios, além de negociar valores, é necessário analisar que tipo de gestão será aderido ao fechar o contrato.

Cada empresa oferece diversas opções e tipos de gestão condominial. As mais tradicionais são:

Gestão completa

Nesse tipo de gestão, o papel do síndico é apenas fiscalizar o andamento das tarefas realizadas pela administradora do condomínio.

 A administradora fica responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio. Desde a realização de assembleias de condomínio até questões mais complicadas. É responsável pelas demandas administrativas, jurídicas, contábeis e de recursos humanos do empreendimento.

Cogestão

Na cogestão, a maioria das atividades relacionadas a gestão do condomínio são realizadas internamente, seja pelo síndico, conselheiros ou sua equipe e contam com o auxílio de profissionais externos.

As demandas realizadas pela equipe externa geralmente estão relacionadas às partes burocráticas, como folha de pagamento, emissão de boletos e pagamento de encargos. 

Esse tipo de gestão permite que a taxa da administradora seja mais barata comparada a  gestão completa.

O que faz a administradora de condomínio?

Antes de uma contratação de serviços é necessário avaliar quais são as atribuições e funções de administradora de condomínio.

De forma geral, a administradora realiza a gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos do empreendimento. Veja agora algumas das  principais responsabilidades:

1. Gestão das áreas administrativa, de recursos humanos, financeira e jurídica do condomínio;
2. Prestar suporte/informações técnicas para tomada de decisões de síndicos, conselho consultivo e condôminos;
3. Gerenciamento de arquivos do condomínio e de documentos obrigatórios;
4. Gestão dos equipamentos de segurança;
5. Administração das áreas comuns, controle e cobrança dos aluguéis;
6. Gerenciamento dos serviços e contratos dos fornecedores de conservação e manutenção;
7. Gestão do consumo de água, luz e etc.;
8. Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração;
9. Diligências junto às concessionárias públicas;
10. Suporte para realização das assembleias.

As atividades podem ser divididas em três grupos: principais, secundárias e eventuais.

1. Função Principal – são as que irão auxiliar diretamente nas demandas e tarefas diárias. Além disso, é ela que dá suporte às atividades administrativas orientando sobre os aspectos legais de cada setor: administrativo, financeiro e trabalhista.

2. Função Secundária – são as atividades que são da rotina do condomínio, mas não ocorrem com tanta frequência, ou seja são imprevisíveis e sem data para ocorrer. Alguns exemplos: 

• Aplicação e cobrança de advertências e multas;
• Emissão de circulares para os condôminos;
• Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;
• Assessoria jurídica na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio.

3. Função Eventual –  são aquelas demandas que não exigem tanto conhecimento técnico e podem ser realizadas diretamente pelo síndico. Podem estar incluídas ou não no contrato de prestação de serviço, o que significa que essas atividades podem representar um custo extra ao condomínio. 

Quanto é o serviço de uma administradora de condomínio?

Os preço cobrados para essa prestação de serviço irá variar de acordo com alguns fatores, como:

• Tamanho do condomínio;
• Quantidade de unidades;
• Localização do condomínio;
• Número de funcionários contratados;
• Valor da despesa mensal do condomínio.

Conclusão

Agora que você compreende como a administradora de condomínio irá gerenciar o empreendimento, é possível avaliar qual opção deverá escolher. 

Vale reforçar que a contratação de uma administradora de condomínio deve ser feita com muita cautela. A escolha da prestadora de serviço, não deve considerar apenas os preços mais baixos. 

É importante que o síndico faça uma boa pesquisa, investigue os precedentes da empresa e também peça indicações de outros síndicos.

Inovar e prover soluções para que o seu condomínio funcione da melhor maneira possível e para que os condôminos estejam assessorados nas mais diversas situações do cotidiano gerando satisfação e valorizando o patrimônio, é a melhor escolha a se fazer. 

Mas, lembre-se de considerar todos os quesitos fundamentais para que a administração de condomínio seja realizada da forma mais responsável e satisfatória, evitando maiores dores de cabeça ou até mesmo em casos mais graves problemas judiciais.