Auditoria de Condomínio: Saiba porque ela é tão importante!

Sabemos que viver em condomínios tem diversos benefícios e que além disso os condomínios movimentam muito dinheiro.

Administrar um condomínio requer muita responsabilidade e idoneidade. 

A rotina de administração de um condomínio sofre mudanças e aumento da demanda recorrentemente. Isso pode ocorrer devido ao aumento das necessidades do prédio, adesão de sugestões e solicitações dos próprios condôminos, além da manutenção preventiva e rotineira do prédio. 

Falando em rotina, um condomínio tem diversas atividades que são executadas para seu bom funcionamento. As atividades e demandas são parecidas com as de uma empresa tradicional em funcionamento e quando os investimentos realizados não trazem resultados, é hora de tentar alguma solução. 

A auditoria de condomínio pode ser uma solução para assegurar as condutas da administração e pode trazer muitos benefícios. 

Nesse post, iremos esclarecer sobre quando deve ser contratada uma auditoria e quais as vantagens ela poderá trazer para a gestão de condomínio. 

O que é auditoria de condomínio?

Trata-se de uma valiosa ferramenta de gestão utilizada em condomínios de todos os portes para minimizar os riscos e contingências geradas pelas operações da gestão do condomínio.

As operações de gestão de um condomínio vão desde as demandas operacionais como a manutenção e otimização dos elevadores, sistemas de segurança, fachadas e outros bens  até as decisões que são necessárias para a correta condução do empreendimento. 

São tarefas que têm uma alta carga de trabalho que somada às tarefas rotineiras gera um alto grau de responsabilidade e tende se tornar uma tarefa bastante penosa. 

Devido a demandas que um condomínio possui em aspectos financeiros, contratuais, trabalhistas e fiscais, acabam se assemelhando às de qualquer empresa. Alguns condomínios possuem relevante giro financeiro até mesmo comparáveis à uma empresa de médio porte.

Com isso, percebe-se que existe na operação um grande risco de natureza fiscal, trabalhista, financeira e de gestão. 

Dessa forma, a auditoria de condomínio pode ser uma ótima ferramenta para minimizar os riscos gerados pela operação e movimentações do condomínio.

Tipos de auditoria de condomínio

Para examinar as demandas relacionadas à saúde do condomínio, existem dois tipos de auditoria: preventiva e investigativa. 

Os dois tipos têm objetivos distintos. 

Preventiva

É utilizada em uma situação regular e é uma ótima opção para quando o condomínio apresenta um fluxo de despesas e receitas muito grande e a própria administração quer garantir que o orçamento está sendo gasto da forma mais produtiva e eficiente possível. 

A intensa movimentação de dinheiro e demandas eleva a possibilidade de erros e até mesmo de omissões, fato que pode causar prejuízo ao condomínio como um todo. 

É uma forma de dar suporte ao grupo gestor e transparência aos condôminos. 

A verificação das contas faz com que a transparência financeira seja preservada diante dos condôminos e administradores, resolvendo suspeitas e encontrando soluções para racionar as despesas que estiverem em excesso.

O ideal é que esse tipo de auditoria seja realizada mensalmente. 

Investigativa

Também conhecida como auditoria emergencial, é solicitada na maioria das vezes pelos próprios condôminos quando é percebido algum erro ou falha na administração e assim desejo de investigação é despertado.

É realizada a partir das informações do período passado e geralmente é feita anualmente. 

Esse tipo de auditoria requer um desembolso mais alto devido a seu caráter emergencial e acaba sendo realizada somente para encontrar culpados depois que um desvio ou fraude é cometido. 

Em quais situações a auditoria de condomínio deve ser contratada?

Má gestão

Existem duas situações que é mais comum ocorrer uma má gestão:impulsionada por má fé ou incapacidade técnica e administrativa.

Portanto, quando há indícios de má gestão, é necessário entender quais os motivos disso ocorrer. 

Sendo assim, o primeiro passo para atestar a má fé é juntar provas. E para facilitar essa busca, é necessária a contratação de uma auditoria.

Podemos citar alguns indícios de má fé na gestão:

• excesso de arrecadações extras;
• mau estado de conservação do condomínio;
• contas no vermelho;
• ausência de prestação de contas.

Procedência de serviços e produtos

Outro quesito que deve ser considerado são os contratos. 

É importante analisar a lista de fornecedores. É necessário verificar se entre essa lista existem apenas fornecedores amigos do síndico e/ou empresas familiares. 

Embora não se trate de um problema grave, é preciso provar que essas são as pessoas ou empresas mais indicadas para o serviço ou produto, tanto em preço quanto em qualidade.

Lesão no caixa do condomínio

Sim, essa é uma falha grave que pode ser cometida na gestão do condomínio. 

Algo que é comum é o uso das finanças do condomínio para pagamento de despesas pessoais. Isso se dá tanto pela falta de organização do administrador como também pode ser por má fé.

Nesse caso, é possível que a auditoria realize um levantamento dos valores a serem devolvidos ao caixa. 

Outras formas de lesar o caixa do condomínio que pode ser identificado por uma auditoria são: acordos informais e descontos com inadimplentes ou a contratação de serviços emergenciais superfaturados sem solicitar a aprovação em assembleia. 

Quais as vantagens da auditoria de condomínio?

Realizar uma análise nos processos e ter uma visão mais aprofundada do que ocorre na gestão e nas operações do condomínio, possibilita a correção e ajustes necessários nos processos, realizar alguma alteração estratégica e até mesmo modificar o planejamento. 

Com a auditoria, é possível identificar vantagens em todas as situações. Vejamos:

• Para o condomínio: transparência do processo e movimentações, proteção dos ativos do condomínio,diminuição dos riscos na gestão financeira e segurança nas políticas definidas. Uma importante vantagem é que, se for identificado qualquer prejuízo ao condomínio, o ressarcimento pode ser cobrado de seu responsável.

• Para os moradores e o conselho: garantia que os procedimentos legais foram assegurados, de acordo com o que foi aprovado em assembleia e também de acordo com o código civil e as obrigações fiscais.

• Para a gestão do síndico: e revisão de procedimentos, facilitando a Assembleia Ordinária de aprovação de contas. Essa validação garante a execução correta e integral das responsabilidades dos gestores.

Conclusão

A auditoria de condomínio traz transparência e segurança para os envolvidos nessa relação. 

Evita prejuízos financeiros, gera valorização ao patrimônio e mantém a organização do condomínio como um todo. 

O que está esperando para buscar uma empresa especializada e fazer agora a auditoria no seu condomínio?