É consenso entre as empresas que uma das principais tendências para enxugar gastos, alavancar a produtividade dos negócios e aumentar a satisfação dos funcionários, clientes e parceiros é a automação de processos.
Nesse sentido, a automatização de documentos fiscais vem impactando positivamente o dia a dia das empresas. Especialmente quando citamos os processos de emissão de notas, gestão fiscal, baixa, arquivamento e validação de arquivos XML.
É praticamente impossível fazer um levantamento das informações de arquivos fiscais de maneira adequada, quando o departamento não tem uma gestão organizada.
Por outro lado, quem pode contar com um sistema de automatização de documento fiscal já larga na frente, levando em conta que é preciso gerir milhares de Notas Fiscais Eletrônicas, sejam elas de serviços ou de produtos.
Tal como a importância de se baixar e armazenar o arquivo XML das notas fiscais com uma ferramenta que automatize dê validade jurídica as informações, todo o processo fica mais simples com a automação completa dos processos.
Não há dúvidas que um software especializado executa com muito mais sucesso as tarefas de rotina, além de que, também, é possível envolver diversas etapas de uma gestão fiscal, o que facilita e muito o trabalho interno e, inclusive, o trabalho da contabilidade.
Destaca-se ainda que a inteligência artificial está presente em muitas tecnologias atuais e, quanto mais você usa, mais o trabalho é facilitado, pois vai aprendendo com a atribuição de cada dado.
A boa notícia é que hoje em dia essas soluções estão disponíveis para empresas de pequeno e médio porte, deixando de ser exclusividade das grandes corporações. E são essas empresas menores que mais crescem ao adotar processos de automatização de documentos fiscais.
Isto é, as ferramentas de automação tem a capacidade de qualificar consideravelmente os resultados do negócio, e simplifica a execução das operações diárias. Isso mostra o poder da tecnologia, promovendo mudanças significativas e definitivas no âmbito corporativo.
O que é automatização de documentos fiscais?
Os escritórios das empresas lidam comumente com processos que exigem o lançamento manual de Notas Fiscais. Nessa dinâmica as notas são enviadas aos clientes, geralmente via e-mail, e este deve fazer o lançamento manual, descrevendo as informações do fornecedor, número do documento, valor, data de emissão, descrição dos produtos e serviços, etc.
Com os processos de documentos fiscais automatizados as necessidade das ações manuais são minimizadas ou até mesmo eliminadas. Além de otimizar tempo, o processo mitiga erros capazes de gerar gastos desnecessários ou, até mesmo, burocracias excessivas que são comuns nessas operações.
Ou seja, o serviço, auxiliado por um software dedicado é integrado com o portal das secretarias de tributação das prefeituras e dos estados, busca as notas fiscais emitidas e as lançam automaticamente no ERP, dispensando a ação de recebimento e lançamento manual do documento.
Como resultado, tem-se um documento virtual armazenado no banco de dados de forma muito mais segura e acessível.
Os departamentos envolvidos na automação
No processo de automação com documentos fiscais é importante que os departamentos de TI, financeiro e fiscal estejam alinhados em todas as ações desde o começo, sendo fator fundamental para o êxito do processo em sua totalidade.
Os líderes desses três departamentos viabilizam o êxito da automação exercendo um mapeamento de processos que atendam o modelo desejado e proposto pelas empresas envolvidas, e também garantem o suporte necessário para adaptar os procedimentos usados no momento às novas melhorias, além de conscientizar todos os colaboradores sobre a importante necessidade da mudança de processos.
Sob uma visão mais técnica, esses mesmos líderes devem estabelecer um cronograma com prazos possíveis de serem alcançados e tarefas bem definidas.
Além de trabalhar em conjunto os os demais departamentos, para promover o sucesso da mudança de cultura organizacional que a nova solução requer.
Contudo, as liberações necessárias e o acesso à informação, partem prioritariamente dessas iniciativas.
Quais os benefícios de automatizar os documentos fiscais?
Agora que você já tem uma ideia de como funciona a automatização dos documentos fiscais, conheça alguns dos principais benefícios que essa tecnologia pode proporcionar em ao seu negócio.
1. Gera redução de custos
Em tempos de turbulência econômica as empresas buscam cada vez mais por redução de custos, que vem com a menor necessidade de mão de obra para o lançamento de notas e outros documentos, a diminuição de erros e a vantagem de mais agilidade em todo o processo, é um convite interessante a adoção da automatização fiscal.
Outro ponto, é que a redução de custos com papéis, material de impressão, a manutenção de arquivos físicos é minimizado, já que os documentos estarão em meio digital, durante os cinco anos que a legislação exige para sua guarda, ocupando menos espaços físicos e riscos de extravios.
2. Evita a cobrança de juros e multas
Ao adotar a automatização fiscal, a empresa poderá evitar a cobrança de juros e multas por atrasos na entrega dos documentos aos órgãos reguladores.
É comum, no lançamento manual, que esse tipo de atraso aconteça devido ao grande volume de documentos, considerando que é um trabalho que demanda muita concentração para evitar erros. Com a automatização, tudo passa a ser mais ágil, de modo que a finalização do serviço pode ser gerado e transmitido em poucos cliques.
3. Aprimora a gestão e o controle
Um modelo de gestão eficiente deve ter uma visão holística de todo o processo e das etapas que envolvem a rotina de uma empresa. Ao automatizar os processos, sua empresa poderá ter um controle muito melhor sobre prazos e pagamentos, por exemplo, e assim tomar as melhores decisões.
Assim, são evitados certos erros, como atrasos ou duplicidade de pagamentos de impostos já realizados, além de haver um acesso simplificado e tempestivo a todos os documentos fiscais emitidos.
4. Aumenta a segurança de dados
Aqui, pode-se citar o exemplo da API, que faz a comunicação com a plataforma dos órgãos emissores de notas fiscais, valendo-se de uma série de protocolos de segurança, como tokens de acesso, certificação digital e criptografia, evitando, qualquer tipo de vazamento de dados que prejudique sua empresa ou seus clientes.
5. Permite a consulta remota
O armazenamento digital de documentos garante uma melhor organização das informações e o acesso remoto a todas as transações sempre que isso for preciso, podendo ainda utilizar controles de usuário para proteger esses dados. Nesse contexto, as distâncias são mais uma barreira, podendo os usuários terem acesso às informações onde quer que se encontrem, garantindo a segurança da informação.
6. Realiza cálculo automático de impostos
O sistema reúne informações acerca do tipo de nota, das mercadorias vendidas e adquiridas, do serviço prestado e das alíquotas e encargos que incidem sobre cada transação, e realiza os cálculos necessários, desse modo, o departamento financeiro deve apenas provisionar o valor.
Assim, evita-se preocupações acerca de pagamento errados de impostos, uma das principais razões que levam as empresas a sofrerem multas e sanções.
7. Melhora a gestão de tempo e a produtividade
A automatização dos documentos fiscais também permite uma melhor gestão de tempo, pois não haverá mais a necessidade de manter colaboradores dedicados às atividades de processamento desses documentos, podendo direcionar a força de trabalho para outras atividades e melhorar a produtividade.
Conclusão
Com base no que foi abordado nesse artigo, você ainda tem alguma dúvida de que a automatização dos documentos fiscais é um investimento de grande importância para o seu negócio?
A implementação dessa tecnologia facilita imensamente o dia a dia dos gestores, colaboradores e contadores, permitindo obter resultados muito mais precisos e seguros.
Por fim, é importante que você busque uma contabilidade especializada nesse tema, isso garantirá o sucesso de todo o processo de automação.
