O fim do mês é um momento muito corrido para todos, desde pessoas pagando os boletos de água e luz de suas casas até as grandes empresas e condomínios, que devem pagar todas as despesas condominiais, analisar as contas e pagar fornecedores.
Para serem feitos esses pagamentos, é necessário que se tenha dinheiro de algum lugar. Para isso existe a taxa de condomínio, que se trata da contribuição dos condôminos, para serem custeados todos os benefícios que são oferecidos a eles.
Recolher essa contribuição pode muitas vezes ser um problema para o síndico e chefes administrativos do condomínio. Assim, com a popularização da emissão de boletos se tornou possível facilitar os pagamentos da taxa através deste método, que se trata de um processo essencialmente burocrático e que necessita do desprendimento de uma grande quantidade de tempo quando feita de forma manual.
Gerar boletos tem sido uma solução tecnológica muito difundida para o pagamento das taxas de condomínio de forma simples e eficiente. Sendo que há diversas formas disponíveis para se gerar boletos, notas fiscais e relatórios contábeis, de modo que não há motivos para que não se adote nos condomínios.
Já que ao emitir boletos para a cobrança das taxas condominiais se tem diversas vantagens para o condomínio esteja protegido contra fraudes, uma menor taxa de inadimplência, não sendo necessário que se emita um segundo boleto por atraso ou inadimplência, e sim terá uma multa e juros inseridos direto no pagamento, além de otimizar o tempo e recursos do síndico.
4 formas de gerar boletos para o condomínio de maneira eficaz
Como já vimos, os boletos trouxeram uma facilidade enorme aos condomínios, que não necessitam mais cobrar a taxa para todos seus condôminos de forma individual. Permitindo uma maior eficiência do uso do tempo dos gestores e administradores do condomínio.
Para ser possível a emissão dos boletos para os condôminos, é necessário que o condomínio tenha um CNPJ, para que os boletos sejam registrados. Onde boletos registrados são uma forma de cobrança que já existe desde 2013, e se tornou obrigatória em 2017.
Onde é necessário que sejam registrados tanto os dados de quem receberá o valor, quanto o de quem deverá pagá-lo, para se registrar o boleto no banco. De modo que o síndico terá que ter os dados de cada condômino e repassá-los para o banco, que só então irá gerar boletos para condomínio.
Assim, para gerar os boletos podemos aderir a algumas formas e métodos existentes, onde cada um terá suas particularidades. Sendo responsabilidade dos gestores escolher o que melhor irá se adequar às necessidades do condomínio e da equipe que o administra.
Vamos agora conhecer melhor algumas dessas formas
Boletos através do banco
A primeira forma é a mais antiga, e que irá desprender uma maior necessidade de tempo dos síndicos e administradores do condomínio. Pois será de responsabilidade do síndico a coleta de todos os dados de seus condôminos e compartilhar com o banco cada um desses dados.
Isso, como já comentado, é devido à necessidade de registro do boleto, contendo os dados do recebedor e do pagador do boleto. Entre esses dados necessários para o registro do boleto estão o nome completo, endereço e CPF do pagador.
Softwares de administração condominial
Outra forma de gerar boletos é um ótimo passo que surgiu e ganhou cada vez mais espaço devido a ser uma forma prática e rápida é utilizar um software administrador de condomínio para ser feito todo o rateio das despesas condominiais, como também fazer a emissão de boletos para os condôminos.
Esta forma é muito utilizada, já que proporcionam uma grande praticidade e conveniência, que é justamente o que querem os moradores. Assim, eles poderão receber o boleto em seus celulares, ou por e-mail, sendo possível que o pagamento seja feito diretamente de seus smartphones com apenas alguns toques, ou de forma extremamente rápida no caixa eletrônico.
Proporcionando também vantagens para o síndico, que terá a possibilidade de otimizar os recursos, reduzir custos, ter processos mais inteligentes, ganhando tempo, agilidade e organização como o sonho de todo gestor condominial. Sendo possível enviar o boleto do condomínio para todos os condôminos de uma vez com apenas um toque.
Além disso, é possível analisar os dados, e como está o pagamento das taxas, assim como aqueles moradores que ainda não puderam executar o pagamento da taxa.
Sendo necessário estar atento durante a escolha do software, pois deverá fazer a conciliação bancária com o programa de boletos. Dada a grande variedade de softwares disponíveis no mercado, é necessário que o síndico esteja atento às funcionalidades do software e qual opção tem aquelas que melhor irão solucionar as necessidades de seu condômino.
Contratar uma administradora
Muitas empresas têm se especializado como empresas administradoras, sendo responsáveis por uma parte, ou pelo total, administração do condomínio. Onde suas responsabilidades podem englobar diversas etapas do processo administrativo.
De modo que, é possível transferir a responsabilidade de se gerar os boletos para o pagamento das taxas condominiais para a empresa. Assim, esta empresa será responsável por registrar, gerar, distribuir e controlar todo o processo relativo ao pagamento dos boletos.
Por ser uma tarefa de certo modo, manual, existem custos que estão atrelados a emissão de boletos. Esta é uma forma de reduzir os custos, havendo outra possibilidade de se fazer a cobrança para uma empresa terceirizada que foi contratada para executar a emissão de boletos.
Sendo uma ótima forma de reduzir custos e o acúmulo de funções para o síndico, que deverá chefiar e analisar as ações da empresa contratada para gerir a questão financeira relativa aos boletos.
Além das empresas especializadas oferecem taxas muito melhores que aquelas cobradas por bancos. Muitas dessas empresas, principalmente aquelas especializadas em condomínios, oferecem vantagens, como aplicativos integrados que permitem aos síndicos ter o controle financeiro na palma de sua mão.
Contratação de um contador
Uma forma muito antiga e popular para ajudar o síndico na gestão financeira do condomínio é a contratação de um contador. Isto se dá devido ao conhecimento que pertence ao contador, por toda a sua formação voltada ao mundo financeiro, desde métodos e formas de se trabalhar para ter um melhor uso dos recursos, até toda a legislação voltada ao mundo financeiro.
Sendo então uma ótima forma de ter certeza de que todas as obrigações financeiras estão sendo cumpridas, assim como terá conselhos sobre as medidas e caminhos a se tomar para uma gestão eficiente dos recursos do condomínio.
Além disso, é possível transferir para o contador a responsabilidade sobre a emissão, distribuição e controle dos boletos do condomínio. Já que ele será responsável pela parte de gestão financeira com o síndico, o contador poderá assumir certas responsabilidades que irão ser reduzidas das diversas atividades de um síndico de condomínio.
É importante lembrar que mesmo que seja uma atividade que será reduzida das diversas funções do síndico do condomínio, os boletos e taxas condominiais continuam sendo sua responsabilidade, sendo essencial que se mantenha atento ao trabalho do contador.
Onde o contador estará manipulando dados pessoais dos moradores do condomínio, e distribuindo-os com os bancos. Sendo necessário que se tenha cuidado para que não haja vazamentos de dados e fraudes contra os condôminos e contra o próprio condomínio.
