Cadastro de Produtos: como fazer e para que serve?

Contar com um controle de produtos eficiente é vital para empresas que atuam na produção, venda e armazenamento de mercadorias.

Logo, deve ser uma ferramenta de gestão indispensável, pois está diretamente ligada a boa organização do negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.

E uma das formas de manter a ordem é fazendo o cadastro de produtos de maneira correta e sem erros.

Mas, você ainda tem dificuldade de fazer isso em sua empresa?

Se sim, criamos esse conteúdo justamente para te ajudar com isso. Então continue lendo.

O que é cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é uma das rotinas mais básicas para todo o processo logístico empresarial, minimizando perda de tempo e recursos.

Imagine só você não saber com exatidão sobre a entrada e saída de mercadorias da sua loja, ou ainda ter dificuldade de localizar e identificar determinados produtos.

Complicado, não?

Além de todos esses fatores, o adequado registro de produtos em banco dados, como softwares, por exemplo, também gera impacto em uma das partes mais importantes de uma empresa, a área fiscal.

O que pode influenciar diretamente na tributação de mercadorias, que por consequência, afeta o resultado do negócio.

Então, como fazer o cadastro de produtos corretamente? É isso que vamos ver agora.

Como fazer o cadastro de produtos corretamente?

Quando uma nova remessa de mercadorias chega a sua empresa, seus funcionários sabem fazer a adequada destinação dos produtos? 

Há um controle de estoque preocupado com a gestão de custos de armazenamento de cada item?

Pois bem! Se a resposta for não, é preciso arregaçar as mangas, e pôr em execução algumas orientações para tal:

Primeiramente é importante definir o colaborador responsável para gerir esse processo, embora, seja comum, o envolvimento de várias outras pessoas no cadastramento de produtos.

Todavia, pessoa escolhida atuará como um revisor e validador de toda a ação.

A partir daí é preciso definir um passo a passo para o cadastro dos produtos, destacamos alguns pontos essenciais, vejamos: 

  • Separar as mercadorias por tipo: se você tem um mercado, por exemplo, separe produtos de limpeza, alimentos, perecíveis, no caso deste último a atenção deve ser especial;
  • Registrar a unidade de cada item (tamanho, peso, quantidade);
  • Relacionar os produtos por marca, modelo, fornecedor: que ajudará o cliente na busca de um item específico, e a você mesmo, caso necessite procurar um fornecedor para resolver algum problema;
  • O registro de fotos também é importante, pois podem agilizar a identificação e localização do produto;
  • E nada de cadernetas, hoje ter um bom software de gestão automatizada facilita muito o cadastro e a atualização de cada objeto, e até mesmo o bom e velho Excel encontra suas limitações para este fim, mas pode sim ser utilizado, preferencialmente em operações com pequenos volumes.

Ah! Os prazos também devem ser estabelecidos para que tudo flua de maneira harmônica e integrada.

Cadastramento de produtos por software especializados

software de cadastro de produtos
Foto de Startup Stock Photos no Pexels

Ora, estamos em tempos de grandes evoluções tecnológicas, e reforço que aquele caderninho pode não condizer com a realidade de uma boa gestão de estoque.

Hoje temos no mercado ferramentas digitais poderosas que nos auxiliam no processo de gestão.

Podendo ser acessadas a qualquer momento e de qualquer lugar através de cloud storage (armazenamento em nuvem), computação remota e até mesmo automação de coleta de dados, por exemplo.

Há softwares capazes de integrar os diversos setores de uma empresa, contribuindo tanto para informações operacionais e gerenciais, quanto para informações fiscais, é uma “mão na roda”.

Pois, reduz o tempo perdido em toda a logística, dispensa a necessidade de recadastro de produtos, e elimina o risco de divergências nas informações.

Portanto, pesquise bastante, teste e avalie que tipo de software vai melhor corresponder às suas necessidades. 

Usando o Excel para fazer o cadastro de produtos

Como já mencionado nesse próprio artigo, a ferramenta mais indicada para cadastro de produtos em empresas devem ser os softwares especializados.

Mas nada impede que a gestão do negócio seja subsidiada pela planilha de Excel.

planilha para cadastro de produtos
Imagem de Pexels por Pixabay

E como usar uma planilha para cadastrar produtos?

Primeiro é necessário ter uma linguagem padrão, para que todos os funcionários estejam alinhados com nomenclaturas e as demais características dos produtos, e assim minimizar problemas.

Além da identificação interna, alguns normativos legais devem ser obedecidos.

É o caso do código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é usado na emissão de notas fiscais.

E lembre-se, a nota fiscal é de emissão obrigatória aos seus clientes. 

Os itens podem estar organizados mediante a sua demanda, e assim elenca-los de acordo a rotatividade em seu comércio, ou com o que você mais procura, dentre outros.

Outro ponto importante é manter sempre atualizados os registros, a cada movimentação a planilha deve ser modificada na mesma hora, pois esquecer de fazer isso mais tarde não será difícil.

Cadastro de produtos por meio de Código de Barra

Outra alternativa ao cadastramento de produtos é a utilização do código de barras, que sem dúvida você já se perguntou o que é e para que serve aquela sequência de números e barras que normalmente aparece nas embalagens dos produtos.

código de barra
Imagem de PDPhotos por Pixabay

O código de barras é uma representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos, que são decodificados por meio de um leitor tipo scanner.

Este método tem a função de integrar o produto com o estoque da empresa, agilizando o processo de identificação e venda de mercadorias, que por consequência otimiza o tempo gasto em cada uma dessas operações.

Logo, ao se falar em cadastro de produtos, o código de barras é o vetor que influencia diretamente nas etapas futuras do manejo de mercadorias.

Conclusão

Então, você já deve ter percebido que o cadastro de produtos atende funções importantes no controle de estoque, planejamento financeiro e até mesmo no planejamento fiscal de uma empresa.

E se você ainda não adotou algum método de cadastramento de produto, a nossa sugestão que é você não perca tempo.

Experimente algumas das possibilidades apresentadas neste artigo, e se aprofunde no tema com mais pesquisas e estudos.

Um cadastro de produtos eficiente pode garantir o seu diferencial frente a concorrência.

Gostou do nosso post? Então compartilhe com seus amigos:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on telegram

Sobre o autor

admin

Relacionados

Categorias

ㅤㅤ ㅤㅤ ㅤㅤ

Newsletter

Os melhores conteúdos do mundo contábil na sua caixa de e-mail! Preencha suas informações abaixo e inscreva-se:

Fale agora com um especialista
e entenda como podemos te ajudar: