Cadastro de Produtos: 5 Dicas práticas de organização

Quem trabalha com varejo precisa se valer de todos os recursos que possam auxiliar a rotina de trabalho quando o assunto é organização. 

São muitos produtos, muitos fabricantes, várias finalidades, entre outros atributos. Tudo em prol de fazer o processo de vendas acontecer sem falhas e facilitar a chegada do produto até as mãos do consumidor final.

Uma das formas de alinhar todas as informações e ajudar na organização do processo é através do Cadastro de Produtos.

Por meio dele é possível ter todas as informações a respeito dos produtos que são comercializados, desde a sua disponibilidade em estoque (do que há disponível e sobre a previsão de chegada de produtos para reposição) até dados que serão fundamentais para o setor fiscal da empresa e incide também na saúde financeira do negócio.

Por mais que o Cadastro de Produtos em si já seja um método de estruturação é possível encontrar atalhos que ofereçam praticidade ao dia a dia no processo de organização da mercadoria e consequentemente do processo de vendas também. É sobre isso que falaremos neste artigo.

O que é o Cadastro de Produtos?

Trata-se de uma metodologia responsável por reunir todas as informações essenciais de um produto.  

Uma vez que os dados foram agrupados, é possível criar um código de barras exclusivo para o produto e facilitará toda a operação que envolve o processo de comercialização das mercadorias.

Levando em consideração que o varejo opera com alto volume de produtos dos mais variados tipos e funcionalidades específicas, ter um meio de interligar todas as informações necessárias que possibilitem a melhor forma de conduzir as transações comerciais, o Cadastro de Produtos se torna vital para toda e qualquer empresa do setor varejista.

Como funciona o Cadastro de Produtos?

Cadastrar produtos dentro de uma empresa é uma tarefa considerada rotineira, já que faz parte do dia a dia do responsável pela demanda. 

Ainda que seja algo cujo funcionário atribuído à função execute diariamente e de certa forma já esteja acostumado a realizar, é uma atividade que requer análise e controle dos dados, já que diz respeito a toda movimentação de estoque da empresa e consequentemente de suas obrigações tributárias e fiscais.

Para que a metodologia funcione, cada produto é registrado com informações específicas e fundamentais a respeito dele: nome do produto, peso, volume, custo unitário, preço final de venda, número de identificação, nome do fornecedor, grupo ao qual ele faz parte, enfim, todo o detalhamento possível.

Organizar todas as informações é importante, mas é preciso também que haja atualização constante dos dados. 

Na parte de vendas, a atualização servirá para que a empresa tenha ciência do quantitativo de produtos disponíveis, quais os fabricantes podem ser encontrados na loja e outros detalhes que fazem parte do processo.

Já para a parte fiscal da empresa, as informações serão de bastante utilidade para que os produtos sejam tributados de maneira adequada, tendo em vista que um único produto pode sofrer a incidência de vários impostos.

Com todas as informações disponíveis após as retificações necessárias, os setores contábil e fiscal saberão exatamente quais são os tributos que incidem em cada produto adquirido ou comercializado, contribuindo para a contagem adequada dos impostos.

São muitas informações, mas que no decorrer da execução da tarefa de cadastro dos produtos vão fazendo sentido e possibilitando um novo olhar sobre o negócio. 

Mesmo para quem está iniciando na atividade de registro das mercadorias ou já é um expert na função pode otimizar ainda mais o processo por meio de dicas práticas que ajudarão ao negócio a estruturar ainda mais as técnicas de vendas:

#01. Estabelecer um padrão para cadastro dos produtos

Não é necessário algo mirabolante ou praticamente inacessível para padronizar o cadastro de produtos em uma empresa. Ações simples e práticas funcionam bem no dia a dia, facilitando o trabalho de todos os envolvidos na operação.

Um exemplo é o que acontece em uma loja de calçados a partir do momento em que as mercadorias chegam. 

Os funcionários que respondem pelo estoque, por exemplo, podem separar os produtos por gênero, numeração, público adulto e infantil, fabricante, enfim, características que facilitem na hora do cadastro e na localização do produto no momento da venda.

#02. Descrição padronizada dos produtos

Não adianta padronizar todo o processo do cadastro se o mesmo não acontecer com os produtos. Ajudar na identificação dos mesmos, principalmente para ajudar no trabalho de quem se movimenta para ir até o estoque e retirá-los, é de grande importância.

A mesma loja de calçados  do tópico anterior pode proceder classificando os produtos por categorias. Os calçados infantis podem ser identificados pela marca, cor, tamanho e em caso de produto licenciado, destacando o personagem que tem a imagem associada à mercadoria.

#03. Tecnologia a favor da otimização

Recursos manuais têm o seu valor, funcionam em determinadas situações em que não é exigido o controle de um volume alto de mercadorias.

Quando se tem um estoque com muitos produtos e bem variados de marcas e fornecedores, é importante ter como aliado um recurso que possibilite fazer muito mais sem perder tempo e sem correr risco de perder boas oportunidades de negócio.

Em um mundo onde a tecnologia avança cada vez mais rápido e novas soluções digitais são apresentadas ao mercado para facilitar a vida de seus usuários, não será difícil contar com a ajuda de um bom software para gerir as informações.

Armazenamento na nuvem, cujos dados podem ser consultados de qualquer lugar e a qualquer momento e  integralização de dados de uma loja física e virtual do mesmo grupo são os benefícios de contratar um bom software.

É importante não deixar que o medo de não ter um membro da equipe pouco familiarizado com tecnologia seja um empecilho para agregar o digital aos negócios. Em alguns casos, a falta de conhecimento ou experiência não devem ser considerados uma barreira para avançar rumo a um recurso que será totalmente benéfico para todos. O aprendizado é possível. É apenas um detalhe, prática e questão de tempo.

#04. Um só responsável pelo cadastro

Este é um ponto sensível, mas que justifica toda a preocupação quando se pensa em direcionar somente um único responsável para estar à frente do cadastro dos produtos.

Uma única pessoa acessando a um sistema no qual ela deverá ter todo o cuidado possível na hora de manusear é mais que suficiente.

Uma pessoa delegada para esta função poderá ter um olhar mais analítico sobre as informações que serão imputadas no sistema, favorecendo a minimização ou eliminação de perdas por erros que poderiam ocorrer se mais pessoas estivessem envolvidas no processo, utilizando os recursos de forma inadequada.

Isso não significa que ao menos uma segunda pessoa possa ter conhecimento do processo. Ela pode assumir a responsabilidade durante a ausência do primeiro em um curto, longo ou médio período de ausência do setor.

#05. Utilidade ao código de barras

Ele é útil por vários motivos: primeiro, detém todas as informações necessárias dos produtos. 

Do preço de custo da mercadoria até o fornecedor responsável, ele possui todos os registros.

Se algum dado precisou ser alterado, ele estará lá também quando o código de barras for reconhecido no leitor.

Na entrada e na saída da mercadoria, ele será um grande parceiro que atuará na gestão do negócio com inúmeros benefícios, onde todos saem ganhando.

Concluindo:

O Cadastro de Produtos é uma solução para quem trabalha no varejo e sabe da importância de ter todas as informações necessárias sobre todos os produtos comercializados em um só lugar.

Ele não ajuda somente os que fazem parte do setor de vendas, mas ao mesmo tempo colabora com o trabalho da contabilidade, uma vez que vários tributos incidem sobre um mesmo item. Feito de forma adequada, com suas devidas atualizações (quando necessário), não só organiza como também viabiliza a diminuição ou eliminação de prejuízos no varejo.

Com dicas práticas, o cadastro de produtos se torna mais fácil e ajuda a todos os que estão envolvidos no processo de vendas.

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Sobre o autor

Rui Cadete

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