As atividades de suporte, ao invés de serem executadas internamente, podem ser demandas à parceiros externos que se incubem de parte dessa rotina. E é nesse sentido, que o outsourcing fiscal é cada vez mais adotado no meio corporativo.
Nesse post vamos entender como reduzir custos com o outsourcing fiscal e se manter cada vez mais focado e competitivo no mercado.
Isso porque além de ser uma tendência de mercado, a terceirização de serviços internos vem se tornando uma necessidade aos negócios que buscam mais competitividade.
Recorrer a terceirização das atividades de suporte como contabilidade, finanças, marketing, RH, dentre outras, vem sendo um alternativa para as empresas se dedicarem mais em suas atividades fins.
De uma forma genérica, o processo de terceirização permite que as empresas reduzam custos com folha de pagamentos, materiais, rescisões, etc. Com a terceirização fiscal não é diferente.
Entenda como tudo isso acontece!
Como funciona o outsourcing fiscal?
O termo outsourcing, vem do inglês e é composto das palavras:
• “Out”, que significa fora;
• “Source”, referente a “fonte”;
• “Ing”, que exprime ação.
Logo, outsourcing é a execução de tarefas e procedimentos por uma fonte externa à empresa. Embora o termo possa ser entendido como terceirização, conceitualmente ele vai além.
A terceirização é aplicada com o objetivo específico de redução de custo de serviço, já o outsourcing é mais especializado, e promove ganhos com os resultados superiores que entrega.
Desse modo, o outsourcing fiscal está em constante atualização sobre as mudanças nas legislações específicas, o que permite adequar as práticas fiscais ao tipo de tributação que proporciona maiores benefícios para o negócio.
Assim, quando o departamento fiscal de uma empresa conta com o outsourcing, ele usufrui de uma gestão ainda mais qualificada e eficiente.
Para fazer um outsourcing eficiente, é preciso contar com profissionais devidamente capacitados para otimizar o dia a dia fiscal de uma empresa. Para isso, alguma estratégias podem ser adotadas, como:
• Adequação do regime tributário para a atividade;
• Realização de um planejamento tributário adequado;
• Redução da carga tributária sobre as atividades.
Em linhas gerais, essa modalidade de outsourcing busca implementar as alterações fiscais da forma mais ágil e precisa possível, reconhecendo os impactos que isso tem para a empresa, e ajustando o que é necessário para ela poder alcançar os melhores resultados.
Por isso, o outsourcing fiscal busca constantemente minimizar os efeitos da alta carga tributária do País nas operações da empresa.
Atuando sempre de forma lícita, conforme a legislação para evitar pagamentos desnecessários de impostos, e consequentemente diminuindo o custo da empresa.
Então, é a equipe fiscal quem apura, processa, e entrega todas as obrigações tributárias da empresa, abrangendo desde as operações de compras para o escritório, até as vendas para os clientes.
Ela gera as informações que alimentam o setor contábil, e permitem ficar adimplente com o fisco, e que ainda, são utilizadas como base para a definição de itens como precificação de produtos e serviços, margem de contribuição, dividendos, etc.
Além de prestar suporte a gestão em várias funcionalidades como as citadas anteriormente, o outsourcing fiscal também pode englobar atividades como:
• Escrituração contábil
Inclui a preparação dos livros contábeis com base em registros básicos – como notas fiscais, faturas, recibos, comprovantes de pagamento e outros documentos contábeis fornecidos pela empresa contratante.
• Preparação de demonstrações contábeis
Trata-se da preparação das demonstrações contábeis conforme as exigências legais.
• Serviços de compliance fiscal
No outsourcing fiscal, a equipe contratada fica responsável pelos serviços que levam ao compliance fiscal – como pagamentos de tributos, obrigações acessórias e declarações fiscais.
• Folha de pagamento e encargos
O outsourcing fiscal também pode ficar responsável pela preparação das folhas de pagamento e recolhimento dos encargos necessários sobre a contratação e demissão dos funcionários.
• Planejamento tributário
Entrando numa área mais estratégica, o outsourcing fiscal também pode realizar um planejamento tributário para encontrar as melhores alternativas fiscais para o negócio.
Entenda como reduzir custos com o outsourcing fiscal
Nem sempre uma empresa consegue por si mesma entender como minimizar os custos do departamento fiscal.
É aí que uma parceria externa pode ser uma opção inteligente e satisfatória, já que os colaboradores externos olharam com neutralidade as oportunidades de redução de custos, e criaram estratégias de acordo com as necessidades da empresa.
Diante disso destacamos alguns pontos que levam a saber como reduzir custos com o outsourcing fiscal:
#01. Flexibilidade na contratação do serviço
Um ponto interessante a se destacar na redução de custos, é que você precisa contratar o outsourcing fiscal em tempo integral.
Nesse sentido, a lógica é bem simples: quanto menos horas mensais você precisar contratar, menor será a despesa com a terceirização.
#02. Automação dos processos
Essa é uma forma bem eficiente de como reduzir custos com o outsourcing fiscal a curto prazo.
A implantação de ferramentas digitais pode extinguir a necessidade do trabalho humano em tarefas repetitivas de baixo valor agregado, como o preenchimento das notas fiscais ou emissão de guias.
Além disso, as falhas ocasionadas pelo fator humano, que são comuns de acontecer, podem ser drasticamente reduzidas.
#03. Centralização dos documentos
A centralização de documentos é um passo bem importante. Sempre há iminência do fisco chegar ao setor fiscal de uma empresa e peça relatórios e documentos que comprovem as movimentações.
A dica aqui é fazer a centralização digital dos documentos, deixando-os concentrados em um repositório digital, agilizando o acesso quando necessário e diminuindo os riscos com multas ou sanções.
Afinal, não é difícil que documentos arquivados em locais físicos se percam ou fiquem rasurados por mau armazenamento.
#04. Manifestação do destinatário
Esse é um meio de monitorar as notas fiscais que já foram emitidas pelo CNPJ da empresa. Através desse processo, é possível verificar e validar os documentos que foram corretamente escriturados.
Assim, é possível evitar pagamentos de impostos gerados erroneamente.
Alguns sinais que sua empresa precisa de um outsourcing fiscal
Algumas situações podem ser bons indicadores de que sua empresa precisa de um up. Se você tem dúvidas sobre o momento ideal para buscar o outsourcing fiscal, atente para certos cenários conflituosos, como:
• Pagar mais imposto do que precisa;
• Ter problemas recorrentes com o fisco;
• Dificuldade em focar no core business;
• Necessidade de reduzir gastos.
Não é à toa que o outsourcing fiscal é tão importante para o negócio
Afinal, é natural que qualquer empresa madura e consolidada busque soluções para melhorar seus procedimentos internos, economizar recursos, tornar seus processos mais ágeis, alcançar melhores resultados e gerar melhores informações.
Não é de agora que o outsourcing fiscal é uma tendência. A verdade é que já faz algum tempo que essa especialização se tornou uma prática importante no ambiente corporativo.
Desse modo, a terceirização das atividades acessórias da empresa representa um grande benefício para o empresário, que pode passar a se dedicar às atividades-fim do seu negócio. Como tem que ser.
Voltar os olhares para o core business é uma maneira eficiente de planejar novas ações, que por conseguinte tornaram a empresa mais eficiente, aumentando os lucros e possibilitando o crescimento do seu negócio.
Por fim, resta claro a importância de ter um profissional ou empresa especializada para melhorar a gestão e alcançar melhores resultados através do outsourcing fiscal.
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