Muitos são os desafios vindos da gestão de um condomínio comercial ou residencial, mas um dos principais e que dá calafrios, principalmente aos profissionais iniciantes, é a contabilidade condominial. Todo esse medo é devido a grande responsabilidade agregada, envolvendo registros financeiros e patrimoniais que podem ser muito mais complexos do que se imagina.
Portanto, é importante que o responsável pela contabilidade possua o conhecimento necessário, assim como buscar sempre estar atualizado com leis e normas, para que todas as transações sejam feitas de acordo com a legalidade. Onde a quebra da lei pode ter como consequência diversas punições legais, como multas e impedimentos.
Sendo então, necessário profissionais competentes e qualificados para desempenhar suas funções, os quais deverão ter conhecimento técnico e legal. Havendo diversos dispositivos contábeis que podem ser utilizados para ter um maior controle, mesmo que não sejam exigidos por lei.
Preparamos esse conteúdo para te ajudar a compreender como funciona todo esse processo de contabilidade condominial, trataremos desde quem é o responsável pela sua elaboração até como fazê-la da forma correta.
Qual a importância da contabilidade de condomínio
Para se fazer uma administração de qualidade, é necessário que se tenha o controle por meio de uma ótima escrituração. Isso permitirá que se possa manter a ordem em meio a um enorme mar de números, o que em uma gestão condominial, será resultado de folhas de pagamento, encargos trabalhistas, impostos e contas a pagar e a receber.
Assim, é necessário que se tenha afinidade com números, sendo necessário que tenha um bom processo contábil na administração do condomínio. Pois haverá diversas entradas e saídas de recursos, ficando impossível desenvolver um bom trabalho sem contar com um uso correto das ferramentas que a contabilidade pode dispor para a solução.
Sendo responsabilidade do síndico a manutenção dos registros contábeis, segundo é explicitado pela Lei 4.591/94, conhecida como Lei do Condomínio. Sendo exigida apenas que sejam realizados os registros condominiais, sem mencionar a escrituração.
Ainda ao considerarmos a legislação, o Código Civil exige que os condomínios obrigatoriamente apresentem uma prestação de contas anualmente, ou quando for exigida por meio de assembleia-geral.
Como fazer a contabilidade condominial
Para que a contabilidade condominial seja feita da forma correta, ela deve ter um relatório detalhado ao máximo, de modo que irá garantir uma maior precisão da análise financeira do condomínio.
Sendo nesse relatório que devem demonstrar todas as movimentações financeiras do condomínio, onde toda a atenção aos detalhes irão gerar frutos. Vamos, antes de entrar melhor no assunto, dar algumas dicas para te ajudar na realização do relatório contábil
Registre periodicamente
O registro deve ser feito em todas as movimentações financeiras, e não apenas ao final do mês. Como muitos recibos podem ser perdidos com o passar do tempo, é importante que se faça o registro o mais rápido possível após a transação
Use a tecnologia a seu favor
Uma grande aliada na sociedade em que vivemos, a tecnologia, possibilita uma maior agilidade no trabalho de diversos setores. Existem no mercado diversas ferramentas de contabilidade, softwares em que se faz o lançamento do relatório assim que eles ocorrem.
Desde opções mais simples, como planilhas de Excel até programas desenvolvidos para solucionar problemas da administração condominial, esses softwares permitem uma maior agilidade dos processos.
Separe as contas
Para se ter uma maior organização das contas, é aconselhável organizar e classificá-las. Uma forma muito simples de fazer essa classificação é em Receitas e Despesas.
Onde serão classificadas como Receitas aquelas contas que trazem dinheiro para o condomínio, como taxas de condomínio, cotas extras, fundo de reserva e multas que serão pagas ao condomínio.
Já as despesas podem ser divididas em pessoal, administrativo, operacional e financeiro. É importante que se evite mudar os nomes das contas várias vezes ou criando. Isso faz com que o relatório seja confuso e dificulta entendimento e gerenciamento da contabilidade condominial.
Faça uma divulgação mensal
Mesmo que não se exija por lei, é interessante a divulgação de um relatório e a prestação de contas mensalmente, expressando de forma clara e objetiva para que os condôminos compreendam plenamente.
Uma boa prática que é muito usada por condomínios é aproveitar o envio da taxa condominial para ser feita a prestação de contas do mês. Já outros preferem apenas mandar uma mensagem sobre o assunto separado.
Mantenha um controle de inadimplência
Para que o condomínio tenha uma receita, sua primeira garantia são as taxas do condomínio nas datas previstas. Sem contar as exceções, como alugar a cobertura para colocarem antenas, o que exige cuidados característicos, mantendo um controle firme diante dos inadimplentes.
Tenha um plano de ação para combater a inadimplência
Além de manter um controle da inadimplência, é necessário que se monte um plano de ação para se poder combatê-la. Sendo importante ficar atento e verificando o status de cada unidade para poder ter um plano de ação que seja eficaz contra esse inimigo das finanças de todos os condomínios.
Atenção às compras parceladas
Quando é necessária a contratação de um serviço, ou compra com o pagamento parcelado, é muito importante que seja feita com atenção. Onde o ideal é que antes da efetivação da compra, seja feita uma votação em assembleia.
Sendo aprovada a compra, se deve colocar estas parcelas imediatamente nos relatórios, sempre acompanhadas do número da nota fiscal. Criando assim uma maior transparência, o que irá evitar suspeitas contra a gestão.
Agora, para realizar a contabilidade do condomínio, é necessário que, antes de tudo, se organize todos os documentos que haja uma boa administração das finanças, com as despesas, receitas e investimentos. Sendo então, indispensável que alguns pontos estejam presentes no relatório:
- Escrituração dos livros contábeis e o caixa;
- Prestação de contas;
- Elaboração de orçamentos;
- Apurar e emitir as Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS sem folha de pagamento;
- Boletos bancários das taxas condominiais normais e extras;
- Registro das obrigações trabalhistas: Registro de empregado em livro próprio com datas de admissão e demissão, Rescisão de contrato de trabalho, atualização da carteira de trabalho e previdência social.
Quem é o responsável por realizar a contabilidade do condomínio
Como já citamos, é responsabilidade do síndico prestar contas com os condôminos de sua gestão, referente ao ano anterior, em uma Assembleia Geral. E para que se faça a prestação de contas completa, é necessário se manter atento para que as contas estejam atualizadas mensalmente.
Ao se executar o registro das contas todo mês, se torna possível que seja feita a prestação de contas mensal, que será repassada aos condôminos. O que irá dar-lhes uma maior sensação de segurança em relação à gestão. No entanto, para se fazer os relatórios, é necessário um conhecimento mínimo técnico.
Por não ser legalmente obrigatório a contratação de um profissional da contabilidade, toda e responsabilidade é atribuída ao síndico. Portanto, caso não se tenha interesse na contratação de um profissional de contabilidade, o síndico deve ter o conhecimento técnico e legal para a execução desses relatórios que irão compor a contabilidade condominial.
Já quando se tem o interesse na contratação de um contador, essa contratação deve ser aprovada em assembleia. Sendo apenas quando aprovada, que a prestação de contas, que seria responsabilidade apenas do síndico, passa a ser do profissional contratado. Sendo ainda legalmente uma responsabilidade do síndico, de modo que o síndico não deve se eximir de fiscalizar e acompanhar o trabalho do contador
