A Contabilidade é sempre um assunto sério e que é tratado como “um bicho de sete cabeças” na maioria das situações. 

É de grande responsabilidade administrar um negócio e não é  diferente ao administrar um prédio, seja ele comercial ou residencial. 

Manter a contabilidade em dias é fundamental para administração condominial, mas por se tratar de um assunto mais complexo e com diversos conceitos contábeis, muitos síndicos não sabem como proceder. 

A Contabilidade de condomínios é um assunto importante quando se trata de transparência administrativa e cumprimento da lei.

De acordo com o Novo Código Civil brasileiro., o síndico é o responsável pela prestação de contas em assembleia geral  e para que isso ocorra é fundamental os serviços de um contador. 

Pensando nisso, preparamos esse post para que entenda melhor sobre o assunto e como deverá ser feita a contabilidade de condomínios. 

Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?

De acordo com a Lei do Condomínio, fica determinado que compete ao síndico “manter guardada, durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio”. Assim como prestar contas de sua gestão, referente ao ano anterior, perante a Assembleia Geral.

Para elaborar uma prestação de contas completa, é necessário manter atualizado todas as finanças da empresa, mês a mês, o que possibilita apresentar as contas mensalmente aos condôminos.

Esse processo traz segurança e transparência aos moradores, mas para que isso ocorra é necessário que o síndico tenha conhecimento técnico, já que por lei, o condomínio não tem obrigatoriedade de contratar um profissional que faça a contabilidade. 

Com isso, é necessário contar com uma equipe especializada ou até mesmo contratar os serviços de terceiros para executar essa demanda de forma facilitada e sem erros. 

Vale salientar que o síndico é considerado o representante legal do condomínio, o que significa que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive os relacionados à administração e contabilidade de condomínios. Dependendo da situação, pode ocorrer a destituição do síndico, além de processos civis e criminais.

É possível que a falta de obrigatoriedade aumente o risco do negócio, já que se torna mais “livre” a forma de contabilização. O que permite gerir as contas da maneira mais flexível, aumentam as chances de erros. Isso se aplica, em especial, aos de primeira viagem ou que por algum motivo tenham dificuldades em lidar com números.

Infelizmente, são comuns processos contra o síndico por causa de fraudes, desvio de dinheiro e superfaturamento de obras. Dessa forma, o síndico precisa estar à parte das contas do condomínio e buscar sempre transparência, ética e respeito às normas.

Existe necessidade de um profissional habilitado?

A resposta dependerá de uma questão: o conhecimento técnico do síndico.

Havendo conhecimento técnico que não coloque a empresa em riscos e consiga realizar uma prestação de contas eficiente, não haverá necessidade de contratação de serviços contábeis, desde que o síndico elabore os demonstrativos de maneira adequada, para que não haja prejuízo ao condomínio e nem deixe os moradores inseguros em relação à real situação econômica, patrimonial e financeira do condomínio.

Um lembrete importante: há detalhes na contabilidade de condomínios que embora se tenha conhecimento técnico básico somente um profissional habilitado poderá explicar. São detalhes fundamentais para uma boa gestão condominial.

Quais as vantagens da contabilidade para condomínios?

Embora exista conhecimento técnico do síndico ou de sua equipe, sua habilidade e eficiência em elaborar balancetes e demonstrativos contábeis, além de outras necessidades contábeis não será a mesma de um contador, a não ser que ele seja um profissional da área contábil. 

Além da segurança apresentada pelas contas analisadas pelo contador, esse investimento poderá trazer benefícios para o condomínio, como por exemplo reduções fiscais legais, permitindo um alívio no orçamento, que pode ser repassado para outras necessidades do prédio.

Outra vantagem é a organização tanto patrimonialmente, quanto econômica e financeiramente. A segurança e a confiança entre condôminos, membros da diretoria, síndico e todos os membros envolvidos cresce substancialmente, facilitando as relações. 

A contratação de serviços contábeis especializados na área de condomínios traz outras vantagens que causarão impactos em diversas partes da empresa, como:

• direcionamento para melhorias no prédio; 
• gestão financeira;
• aparato tecnológico;
• relação de transparência com os condôminos.

Além disso, a contabilidade poderá orientar em decisões e soluções benéficas para melhorias fiscais, financeiras e de gestão e o síndico poderá investir seu tempo em demandas de outros setores, como estreitar sua relação com os condôminos, promover eventos tais como caminhadas, reuniões, gincanas, e ter mais disponibilidade para ouvir os condôminos em relação a sugestões e reclamações.

Como fazer a Contabilidade de condomínios em 3 passos

Elabore a prestação de contas

Para a prestação de contas eficiente é necessário organizar todos os documentos para que haja uma boa administração das finanças. São eles:

• Escrituração dos livros contábeis e do livro caixa;
• Prestação de contas mensal e anual (Demonstrações Contábeis),
• Elaboração realista dos orçamentos;
• Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS,
• Boletos bancários das taxas de condomínio, normais e extras,
• Controle de obrigações trabalhistas: livro próprio para registro de empregado, rescisões de contrato, atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

A prestação de contas e todas as movimentações financeiras realizadas deverão ser apresentadas em Assembleia Geral, conforme orienta a lei.

Elabore o demonstrativo de receitas e despesas

No mundo contábil, a DRE – Demonstrativo de Resultado de Exercício é utilizado para fazer a apuração de todas as transações do condomínio por um período de 12 (doze) meses.

É importante que as informações sejam destacadas de forma resumida e objetiva para evitar conflitos e dúvidas.

Esse relatório permite compreender qual a real situação do empreendimento e, assim, aprimorar a gestão. 

Tenha a tecnologia como sua melhor amiga

É bastante trabalhoso realizar todo o controle financeiro e contábil sem contar com a ajuda de uma boa ferramenta tecnológica. É fato que precisará aplicar pelo menos um instrumento contábil na gestão das contas.

A rotina de gestão de um condomínio não se trata apenas de receitas e despesas. Temos impostos e encargos que devem ser analisados cautelosamente, folhas de pagamentos, notas fiscais, entre outros.  Embora as planilhas sejam bastante utilizadas como ferramenta de controle, vai se tornando inviável a depender da demanda. Por isso, o uso da tecnologia é altamente recomendado, seja por sistemas ERP ou mesmo via aplicativos para administração do condomínio.

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Para finalizar…

A Contabilidade de condomínios é uma ferramenta de controle, que fundamenta as tomadas de decisões e demonstra o bom emprego dos recursos financeiros pagos pelos moradores.

Manter uma boa contabilidade de condomínios é uma oportunidade para melhorar a atuação do síndico. Com organização é possível trabalhar melhor, ter mais tempo livre, aprimorar a vida dos moradores e ainda valorizar o patrimônio.

Embora não seja obrigatória, o serviço contábil para um condomínio é uma garantia de segurança, transparência e eficiência na prestação de contas e libera o síndico de uma tarefa que provavelmente não é da sua competência técnica. Por isso, deve ser vista como um investimento, e não apenas como gasto.

Está esperando o que para procurar agora mesmo uma contabilidade especializada em condomínios e trazer credibilidade e segurança para sua gestão?