Saiba porque a contabilidade para condomínios é importante para todos!

A administração condominial tem grande importância para a sustentabilidade do empreendimento, e uma das principais etapas dessa gestão é a manutenção da contabilidade do condomínio. 

Isto dá a contabilidade para condomínios um nível ainda maior de importância para os gestores conduzirem as tomadas de decisão da forma mais correta possível. No entanto, por este ser um assunto um tanto quanto complexo, onde há a aplicação de diversos princípios contábeis, muitos dos síndicos não têm o conhecimento necessário, por isso não sabem muito bem como proceder nessa área.

Mesmo que pareça um bicho de sete cabeças, quando não se tem o preparo para se que se possa lidar com números o tempo todo, é possível obter facilmente o conhecimento necessário para conduzir da forma correta.

Lidando desde contas a pagar e salários até os impostos e encargos, a contabilidade para condomínios exige uma atenção redobrada do administrador. Claro que para um administrador iniciante, todas essas tarefas podem parecer assustadoras, no entanto, é possível dar conta de todas elas essas atividades com uma relativa facilidade.

Nessa publicação iremos falar sobre essa contabilidade para condomínios, iremos tratar o que é a contabilidade para condomínios e qual sua importância tanto para o administrador quanto para o próprio condomínio. Então, se você está à frente da administração de um condomínio, ou tem interesse no assunto, continue com a gente para que possamos te dar todo o conhecimento que iremos passar para que se possa cumprir um bom mandato.

O que é contabilidade para condomínios

Como já comentamos, a contabilidade para condomínios se trata de toda a área relacionada às receitas, custos e investimentos do condomínio, assim como a sua organização e às obrigações tributárias.

Isto é, o síndico tem a responsabilidade de manter de forma organizada e em bons estados todos os documentos fiscais por pelo menos cinco anos, pagar os impostos e obrigações tributárias de um condomínio, assim como contabilizar o fundo de reserva do condomínio.

Essas atividades visam manter o controle de todas as movimentações financeiras feitas em nome do condomínio, de modo que se garanta que não tenha ocorrido nenhuma movimentação irregular.

Deste modo, há a necessidade que todos esses documentos estejam regulares e de fácil acesso, principalmente em casos onde há a solicitação de análise dos documentos.

Quem é responsável pela contabilidade condominial?

Esta é uma dúvida bastante recorrente ao se tratar o tema, no entanto, para se sanar essa dúvida de forma rápida, é de responsabilidade do síndico daquele condomínio toda a parte administrativa, inclusive a contabilidade do condomínio.

Para conferir a legitimidade dessa afirmação basta observar o Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro, onde se determina a competência da prestação de contas à assembleia, anualmente e quando exigidas, ao síndico do condomínio.

Assim, toda a responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio não é de mais ninguém além do próprio síndico. Onde, mesmo que seja feita a contratação do serviço de uma empresa de contabilidade, ou mesmo de um contador autônomo, ainda irá permanecer ao síndico a responsabilidade final pela contabilidade do condomínio.

Na contabilidade para condomínios não é necessária a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade, ou o Conselho Federal de Contabilidade. Desse modo, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área poderá fazer contabilidade para condomínios.

Também não há nenhuma regra determinando a necessidade que condomínios com CNPJ precisam de um contador. No entanto, é recomendável que o síndico contrate um profissional confiável para lidar com a contabilidade do condomínio, principalmente quando ele não possuir o conhecimento necessário.

Entretanto, o síndico não irá deixar de ser o representante oficial do condomínio perante a lei, o que implica que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive da área administrativa de condomínios e contabilidade.

Importância da contabilidade para condomínios

A contabilidade para condomínios tem grande importância dada o fato de estar envolvida com o aspecto específico em atender os condomínios, assim como suas atividades nos condomínios.

Temos então uma grande responsabilidade nos ombros do síndico, assim a contratação de um profissional devidamente habilitado para que execute a prestação de contas é muito aconselhável, mas sempre mantendo o controle e ficando sempre atento a qualidade do serviço, afinal de contas é o seu nome que está em jogo.

Ao contratar um profissional de contabilidade de qualidade, com o conhecimento técnico e bastante experiência, se pode desfrutar de diversas vantagens, em relação a se manter como executor de todas as atividades referentes à administração do condomínio.

Mais tempo para as demais responsabilidades

Como o primeiro benefício trazido pela contratação de um contador está a possibilidade de poder se dedicar melhor para as demais atividades que são de sua responsabilidade.

Claro que não se deve descuidar da atenção ao trabalho do contador, o síndico deverá acompanhar todo o processo de trabalho do contador. Como já comentamos, mesmo com a contratação de uma empresa de administração ou um contador autônomo, a responsabilidade sobre a prestação de contas do condomínio continua sendo do síndico.

Portanto, é importante que o síndico tenha ao menos noções de contabilidade, para que possa acompanhar o trabalho do contador e assim estar sempre a par da qualidade do trabalho que está sendo desenvolvido.

Pagamento de impostos

O contador tem em sua grande gama de conhecimentos a legislação referente a tributação federal, estadual e municipal. Tendo assim a familiaridade com o sistema tributário se torna muito mais fácil a gestão, pois incidem alguns impostos e contribuições sobre os condomínios,  especialmente sobre a folha de pagamento dos funcionários.

Algumas dessas contribuições são:

  • Arrecadação de FGTS e IRRF para os funcionários contratados;
  • Recolhimento do INSS para os contratos de carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada;
  • PIS sobre folha de pagamento;
  • Reter e recolher o ISS e CSLL quando contratação de prestadores de serviço conforme a legislação do município;
  • Reter e recolher o COFINS em contratações de prestação de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.

Onde cada um destes impostos e contribuições possui uma forma certa de recolher, assim como prazos específicos, que o contador terá domínio sobre o conhecimento.

Evitar cobranças abusivas 

Algo muito comum em condomínios são as reclamações relativas aos valores da taxa de condomínio. Essa taxa pode ser considerada cobrança abusiva nos valores pedidos aos condôminos.

A cobrança de uma taxa baseada apenas em uma fração ideal do imóvel pode ser considerada abusiva, sendo importante levar em consideração outras características do condomínio.

Assim, o contador irá auxiliar na definição dessas taxas, pois terá conhecimento sobre os serviços e atividades disponíveis no condomínio, para que se tenha uma taxa mais justa e condizente com o que é oferecido.

Estruturação do fundo de reserva de condomínio

O fundo de reserva do condomínio tem como principal função servir como uma poupança para eventuais necessidades. Assim, saber como gerenciá-lo corretamente é uma parte muito importante da contabilidade para condomínios.

O normal é que uma porcentagem de 5% a 10% da taxa de condomínio cobrada aos condôminos seja direcionada ao fundo de reserva do condomínio.

O contador terá a responsabilidade de ajudar a gerir esse fundo, de modo que o dinheiro não se desvalorize até o momento em que for utilizado, sendo possível a aplicação em fundos de investimento ou caderneta de poupança de curto prazo. Além de gerenciar as cobranças, aplicações e utilização desse dinheiro.

Melhores escolhas para a contabilidade

Ao se ter acesso aos dados já processados pelo conhecimento e técnicas do contador, o síndico poderá tomar decisões mais precisas e eficientes. O que reduz em muito decisões que podem ser equivocadas, além de reduzir trabalhos desnecessários.

Assim, o ideal é que também se tenha o auxílio de um profissional especializado para auxiliar nas tomadas de decisão da contabilidade para condomínios, onde ele irá informar os possíveis prós e contras de cada uma das alternativas.

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Sobre o autor

Rui Cadete

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