Conheça as principais diferenças entre contas a pagar e a receber!

No mundo dos negócios, nem toda conta é apenas para pagar. Há também as contas que se deve receber. Esses termos já são bem conhecidos de quem está familiarizado no mundo contábil e financeiro. É parte do dia a dia de quem trabalha nestas áreas.

Mas se você chegou aqui e não faz a menor ideia do que se trata as Contas a Pagar e as Contas a receber, não se preocupe. Hoje o nosso conteúdo será 100% dedicado a falar sobre o tema, explicando ponto a ponto as duas contas e as principais diferenças entre cada uma delas.

Continue conosco nos próximos parágrafos.

As contas estão presentes no seu negócio, de um jeito ou de outro

Não tem o que fazer: não há como fugir delas. As contas sempre estarão e serão parte da rotina da sua empresa. Sejam as contas que se devem pagar ou as contas que você terá a receber.

E para saber qual o “estado de saúde” da sua organização, é preciso saber de forma muito precisa quais são as entradas e saídas financeiras.

Ou seja, não é somente o que sai, mas também o que entra financeiramente. Tudo deve ser registrado e gerido igualmente.

Vai muito além das obrigações de um departamento ou da empresa em sua totalidade. As contas acabam se tornando indicadores que deverão mensurar o quão bem ou mal os negócios, financeiramente, estão indo.

O que são Contas a Pagar?

Mensalmente, há uma série de compromissos financeiros que devem ser honrados dentro de uma empresa: salário de funcionários, contas de água, luz, telefone e internet; serviço de portaria e limpeza, manutenção de elevadores, aparelhos condicionadores de ar, serviço de entrega, entre outros que são essenciais para que o negócio funcione com o máximo de excelência possível.

E para que tudo funcione, é preciso investir, pagar. São custos fixos de serviços cujos a empresa depende para se manter no mercado. Estas são as Contas a Pagar.

E as Contas a Receber?

Não importa qual seja a área de atuação: toda empresa vende um produto ou serviço, seja ele de qualquer natureza. Obviamente, o resultado dessa relação de compra e venda entre quem consome e quem fornece, resultará em investimento de uma parte e recebimento de dinheiro da outra. Uma relação satisfatória para ambas as partes.

As Contas a Receber resultam das relações comerciais entre quem compra e quem vende, uma vez que o fluxo de caixa será movimentado com o recebimento do valor da venda, seja à vista ou a prazo.

Elas também podem ser valores que a empresa receberá de fornecedores ou de qualquer outra fonte.

São conhecidas também como os registros das entradas (aumentos) e baixas (abatimentos) de tudo o que é comercializado em uma empresa.

E como tudo o que envolve finanças, é preciso fazer um controle rígido de todas as movimentações não somente para medir a rentabilidade do negócio, mas também para evitar transtornos futuros e dores de cabeça pela falta de planejamento e acompanhamento de cada centavo recebido e /ou que precisou ser retirado do caixa.

Por isso, falaremos deste ponto em diante sobre como deve ser feito o controle das Contas a Pagar e das Contas a Receber e com isso manter a saúde financeira da sua empresa na melhor condição possível!

Controlando as Contas a Pagar

  1. Mantenha as contas em dia: quanto mais adimplente estiver, menor será a possibilidade de aumento de despesas por necessidade de pagar um valor maior por causa de juros e multas, caso a quitação seja feita após a data do vencimento;
  1. Registre todas as despesas fixas: não adianta se programar para pagar tudo no prazo se não souber exatamente quais são todas as despesas que o seu negócio possui. Cada uma delas deve estar devidamente registrada para que todos os meses sejam destinados valores para honrar com cada compromisso;
  1. Orçar antes de fechar qualquer negócio: pesquisar antes da tomada de decisão de contratar um serviço ou até mesmo a aquisição de um produto é a melhor solução. Sempre é bom sondar com outros fornecedores além do habitual para saber quem está ofertando a melhor solução pelo menor preço;
  1. Renegocie o que não puder ser pago em dia: por mais que haja planejamento, às vezes a dificuldade bate à porta, principalmente em tempos difíceis. O melhor a fazer caso alguma conta não consiga ser paga no prazo é renegociar quanto antes, preferencialmente antes do seu vencimento;
  1. Gastos pessoais e corporativos não andam juntos: essa dica vale para empresas de todos os portes, especialmente as micro e pequenas empresas. Não saber o que é gasto pessoal e o que é gasto da empresa pode colocar a saúde financeira do seu negócio em maus lençóis, pois desta forma ficará inviável mensurar os resultados se não houver separação das finanças. O ideal é que haja uma conta bancária para cada finalidade, além de outras formas de gestão financeira.

Contas a Receber sob controle

  1. Organize todos os credores da empresa: tão importante quanto registrar os custos fixos é saber quem são as pessoas / organizações que devem algum valor para a empresa. Manter cada um deles organizado com suas devidas datas de vencimento ajuda bastante na hora de controlar o que entrará no caixa;
  1. Planejamento é tudo: e faz toda a diferença. Para quem está no mundo dos negócios, sua importância ganha sentido maior. O planejamento deve ser feito a longo prazo, considerando os objetivos da empresa e o quanto de capital será necessário investir para chegar ao destino almejado;
  1. Saiba negociar a inadimplência dos seus clientes: assim como pode acontecer com a sua empresa, o cliente pode passar por apertos financeiros e não conseguir honrar seus compromissos em dia. Mantenha uma comunicação aberta e flexível, colocando-se à disposição para ajudá-lo a se organizar financeiramente e o relacionamento entre ambos não entrar em atrito por causa de algo que pode acontecer com qualquer um;
  1. Ofereça vantagens para pagamentos antecipados: quem é que não gosta de um bônus, um brinde ou quem sabe até mesmo um desconto? Verifique quais tipos de incentivos são viáveis dentro da sua empresa que possam ser ofertados aos seus clientes caso estes possam realizar o pagamento de forma antecipada;
  1. Utilize todas as ferramentas que puder: não importa se as informações financeiras da sua empresa estão armazenadas de forma analógica ou digital. Ou das duas, ou mais formas. O importante é usufruir de todas as ferramentas possíveis que ajudem na organização financeira do seu negócio.
Pessoa vendo sobre contas a pagar e a receber
Pessoa vendo sobre contas a pagar e a receber

Não existe jeito certo ou errado para organizar as informações referentes às Contas a Pagar e Contas a Receber. O que existe é a maneira mais adequada para a situação atual do seu negócio, de acordo com a estrutura da sua empresa, os recursos disponíveis e o momento que o seu empreendimento enfrenta. 

Só não deixe passar a importância de organizar tudo e acompanhar de perto cada entrada e saída financeira. Só assim será possível analisar e ter conhecimento da real situação da sua empresa e com isso poder definir quais serão as próximas ações e investimentos que poderão ser feitos ou não.

Chegamos ao fim do conteúdo de hoje

O tema da vez foi as diferenças entre Contas a Pagar e Contas a Receber.

E que bom que existem as contas que recebemos, nem tudo se limita a saída / retirada de dinheiro, mas também há a parte boa, que é o recebimento de valores.

Além disso, falamos também sobre as melhores formas de gerir cada uma dessas contas, viabilizando a organização das finanças, se preparando de forma antecipada para investimentos futuros, mas também para lidar com situações difíceis, onde todos os envolvidos podem ajudar e continuar mantendo um bom relacionamento comercial.

O futuro do seu negócio depende de fatores internos e externos, porém, em relação a tudo o que estiver ao seu alcance para manter a saúde financeira da sua empresa em dia, não descarte as possibilidades.

Caso tenha dificuldades nesta jornada, que pode ser difícil em alguns casos, não hesite em contratar um especialista da área contábil para auxiliar a sua empresa a manter o equilíbrio das suas finanças.

Nos vemos no próximo conteúdo. Até mais!

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Sobre o autor

Rui Cadete

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