A gestão condominial envolve cuidar de todos os assuntos que são de interesse dos condôminos. Por isso, implementar um processo de controladoria e finanças faz toda a diferença para administrar  os condomínios de forma eficiente.

A tecnologia avança e quem ganha são todas as pessoas envolvidas nos processos onde ela se faz presente. No contexto da gestão de condomínios, ela auxilia por meio de programas de gerenciamento financeiro.

Porém, os recursos tecnológicos não substituem na totalidade profissionais com expertise para  oferecer as melhores soluções para quem busca os seus serviços. 

Controladoria e finanças podem fazer muito mais pelo seu condomínio. Neste artigo, você saberá como.

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O que é controladoria?

Antes de qualquer coisa, é preciso deixar claro alguns conceitos importantes.

Controladoria é um campo da contabilidade que ajuda a  entregar uma gestão eficiente para as organizações, através da coordenação financeira e administrativa.

Digamos que ela simboliza um passo maior dado pela contabilidade, pois consegue ir muito além do seu nicho, abrangendo a gestão total da empresa, no final das contas e não somente daquilo que engloba somente as ciências contábeis.

Desde o início da prática contábil no país, no início do século XIX, algo que foi sempre marcante deste movimento era o controle operacional nas instituições… Era prioridade do setor e sua relevância revisitava por meio da certificação financeira.

Mesmo assim,  as informações compartilhadas não eram compreendidas pela maior parte do público interno, principalmente pelas pessoas consideradas responsáveis por tomar as decisões importantes para o  negócio.

Os profissionais em questão não tinham sequer qualquer entendimento o suficiente para compreender as técnicas e nomenclaturas da contabilidade, o que acabava por dificultar determinados processos internos da empresa.

Com isso, por volta da década de 60, surgiu uma função com a finalidade de atender as necessidades dos administradores e ajudá-los na tarefa do controle operacional e financeiro de suas empresas. 

E foi assim que  a controladoria  surgiu.

Qual o papel da controladoria nas empresas?

De forma muito objetiva, podemos dizer que a missão da controladoria é fornecer uma gestão eficiente, entregando números realmente satisfatórios para a empresa, demonstrando que o negócio  desfruta de boa saúde financeira e dos números que ilustram o retorno financeiro que a organização obtém.

Porém, dependendo do ramo em que o negócio esteja inserido, as funções da controladoria podem se tornar ainda mais complexas e de difícil interpretação para os responsáveis.

Sendo assim, há 7 atividades consideradas básicas na área que visam facilitar os processos de todos os envolvidos:

  • Planejamento e controle – agrupa as principais  ações existentes dentro da controladoria para ajudar na elaboração de um planejamento que atenda aos objetivos da organização;
  • Análise de relatórios – é tarefa do gestor responsável conseguir interpretar os dados apresentados nos relatórios, fazendo uma comparação entre os resultados alcançados e aquilo que a empresa havia planejado desde o início;
  • Qualificação e consultoria – a partir dos dados obtidos, a empresa pode fazer uma leitura mais específica sobre aquilo que acontece e adaptar as informações para elas estarem alinhadas aos propósitos do negócio;
  • Controle fiscal – acompanhando de perto as movimentações tributárias que acontecem na empresa, a possibilidade de prejuízos por descumprimento da lei é consideravelmente baixa;
  • Informações para o governo – na maioria dos casos, esse papel de comunicação de dados importantes fica a cargo de especialistas no assunto, mas é papel da controladoria acompanhar  cada etapa do processo antes do envio definitivo;
  • Preservação dos bens – através de auditorias internas, é possível manter ainda mais rígido o controle operacional da empresa. Para reforçar a segurança, é interessante checar a contratação de seguros;
  • Percepção sobre a economia – além de todas as obrigações citadas anteriormente, a controladoria precisa observar como o mercado vem respondendo e se possível antecipar-se a ele, prevendo riscos e fazendo adaptações necessárias.

O que é finanças?

Basicamente, finanças é um termo utilizado para se referir ao dinheiro que circula por todo o mundo. 

Esse capital pode estar ligado a contextos diferentes. Ao mesmo tempo em que estamos falando de finanças pessoais, também podemos falar das finanças de uma organização, pública ou privada, do dinheiro proveniente da movimentação de investidores, etc.

Em outras palavras, finanças também engloba não só a circulação do dinheiro, mas também um estudo de como quem o utiliza consegue obtê-lo e consequentemente, utilizá-lo.

Controladoria e finanças no cenário da gestão condominial

Trazendo esses dois conceitos para a realidade na qual este conteúdo é refletido, os condomínios podem se valer bastante das práticas da controladoria para melhorar o seu processo de gestão e com isso garantir uma gestão eficiente do lugar.

Sabemos que os condomínios, tanto os residenciais quanto os comerciais, têm muitas informações e compromissos que precisam de um acompanhamento mais próximo, pois envolvem questões relacionadas aos interesses comuns de várias pessoas.

Não se trata somente de garantir um local seguro, com instalações físicas apresentáveis e cuidar para que todos possam desfrutar de seus equipamentos.

Esses cuidados não existiriam se não houvesse a necessidade de contratar pessoas qualificadas para ajudar no processo de gestão através de seu conhecimento e prática, tornando a gestão condominial mais efetiva.

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Como integrar controladoria e finanças na gestão condominial?

Como dissemos anteriormente, a controladoria e finanças têm suas especificidades, porém juntas  podem fazer muito mais na gestão de condomínios.

O síndico pode tomar como base a atuação dessas áreas e adaptá-las para a sua realidade das seguintes formas:

#01. Contabilidade

Demandas como contas a pagar e receber, planejamento de contas, estrutura de relatórios, controle da folha de pagamento de funcionários (portaria, limpeza, segurança, jardinagem), emissão de relatórios, e ajustes decorrentes de mudanças da legislação do país.

A parte contábil do condomínio pode ser realizada tanto por um profissional contratado do local e atender exclusivamente às suas necessidades quanto por uma equipe terceirizada que também entregará os mesmos resultados.

#02. Finanças

Cuidar das relações com fornecedores, acompanhar o fluxo de caixa, garantir o pagamento de dívidas, das contas básicas que viabilizam o funcionamento do condomínio na totalidade, controle de serviços bancários, possibilidade de contratação de serviços de liberação de crédito e adesão de seguros importantes para reforçar a segurança de todos.

#03. Gestão

Aqui a responsabilidade engloba diversos tipos, pois está diretamente relacionada à administração geral do condomínio. São todas as áreas, todos os processos e consequentemente será necessário contar com uma equipe especializada para atender a todas as demandas.

#04. Tecnologia

Não há como negar que os recursos tecnológicos hoje atuam como grandes aliados na hora de garantir a gestão eficiente de um processo. Com o avanço cada vez mais veloz da tecnologia, quem ganha com isso são os usuários, especialmente empresas, que costumam e necessitam consumir os seus serviços mais do que qualquer outro.

Desde equipamentos a softwares que ajudam a gerir de forma mais rápida  e eficiente as informações importantes para o negócio, não há como não integrar essas ferramentas ao dia a dia e tornar a rotina administrativa cada vez mais otimizada.

#05. Gestão de Pessoas

Não basta contratar a melhor equipe de funcionários se o condomínio não estiver disposto a reter e desenvolver esses talentos.

Se por um lado a responsabilidade da contabilidade, como falamos anteriormente, é de garantir o pagamento dos funcionários do condomínio, a gestão de pessoas cuida em oferecer o máximo de cuidados com os profissionais que ali exercem o seu papel.

Oferecer um salário justo e benefícios que complementam os seus ganhos, tornando o local de trabalho mais atrativo com benefícios que possibilitem o colaborador a honrar seus compromissos, cuidar da sua família e agregar o seu talento da melhor maneira possível é de responsabilidade da área.

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Conclusão

As áreas de controladoria e finanças, quando juntas, mostram aos gestores de condomínio caminhos que viabilizem um novo olhar sobre a administração desses locais.

Conhecendo  as particularidades e responsabilidades da área da controladoria, por exemplo, fica claro que a sua atuação é passível de replicação em diversos formatos e ramos de atuação profissional e não seria diferente no universo da administração de condomínio.

Neste artigo, mostramos como controladoria e finanças podem ajudar aos condôminos a transformar a gestão do condomínio em algo mais estratégico e eficiente, garantindo resultados satisfatórios para todos os envolvidos.

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