Dentre todas as exigências fiscais existentes no dia a dia empresarial, podemos citar a emissão de notas fiscais como uma das principais delas. Dessa forma, é importante ter um conhecimento completo acerca de todos os fatores que envolvem a emissão, o armazenamento e o controle destes documentos.
Por isso, preparamos um conteúdo para explicar de forma simples e efetiva o controle de notas fiscais, a importância do mesmo e como a Rui Cadete pode otimizar a sua gestão a partir dessa estratégia. Para facilitar o entendimento, separamos o artigo nos seguintes tópicos:
- Notas Fiscais: O que são?
- Notas Fiscais: Por que é importante fazer o controle?
- Como fazer o controle de notas fiscais de forma eficiente?
- Como a Rui Cadete pode otimizar a sua gestão?
- Conclusão
Para ter o detalhamento de cada um deles, basta prosseguir com a leitura do nosso conteúdo.
Notas Fiscais: O que são?
Obrigação fiscal de toda e qualquer empresa, as notas fiscais são documentos impressos que têm como objetivo principal o registro de transferências, negociações e comercializações de bens ou atividades para o recolhimento adequado e efetivo de tributos.
É regulamentada pela Lei nº 4.502 de 30 de Novembro de 1964, no artigo 47º, que diz o seguinte:
“Lei nº 4.502 de 30 de Novembro de 1964
Dispõe Sôbre o Impôsto de Consumo e reorganiza a Diretoria de Rendas Internas.
Art. 47. É obrigatória a emissão de nota-fiscal em tôdas as operações tributáveis que importem em saídas de produtos tributados ou isentos dos estabelecimentos industriais ou dos estabelecimentos comerciais atacadistas, e ainda nas operações referidas nas alíneas a e b do inciso II do art. 5º. (Redação dada pelo Decreto-Lei nº 34, de 1966)”
Ou seja, o descumprimento da lei caracteriza crime fiscal, e pode gerar multas e penalidades significativas para o estabelecimento. Por isso, é fundamental dar a importância devida ao controle de notas fiscais, bem como à emissão delas para evitar problemas legais e fiscais.
As notas fiscais devem ter as seguintes características:
“Art. 48. A nota fiscal obedecerá ao modelo que o regulamento estabelecer e conterá as seguintes indicações mínimas:
I – denominação “Nota Fiscal” e número de ordem;
II – nome, endereço e número de inscrição do emitente;
III – natureza da operação;
IV – nome e enderêço do destinatário;
V – data e via da nota e data da saída do produto do estabelecimento emitente;
VI – discriminação dos produto pela quantidade, marca, tipo, modêlo, número, espécie, qualidade e demais elementos que permitam a sua perfeita identificação, assim como o preço unitário e total da operação, e o preço de venda no varejo quando o cálculo do impôsto estiver ligado a êste ou dêle decorrer isenção;
VII – classificação fiscal do produto e valor do impôsto sôbre êle incidente;
VIII – nome e enderêço do transportador e forma de acondicionamento do produto (marca, numeração, quantidade, espécie e pêso dos volumes).”
Além da necessidade de conter todas as informações acima, vale salientar ainda a importância de não tentar diminuir a emissão para alterar o recolhimento de impostos, tendo em vista que essa atitude é corrupta e também é caracterizada como crime.
Notas Fiscais: Por que é importante fazer o controle?
Como vimos anteriormente, as notas fiscais são documentos importantes para toda e qualquer empresa, independente do seu porte. Por isso, há um nível significativo de responsabilidade sobre elas e a realização do controle é fundamental.
Dessa forma, ter o controle de notas fiscais nada mais é do que organizar e armazenar todos os dados importantes referentes a elas, tendo em vista a necessidade de constatação e análise tributária das movimentações para o recolhimento adequado de impostos pelo governo.
Sabendo da importancia de fazer o controle de notas fiscais, você deve estar curioso e se perguntando: Mas afinal, como fazer o controle de notas fiscais de forma eficiente? É o que responderemos a seguir.
Como fazer o controle de notas fiscais de forma eficiente?
Para ter o controle de notas fiscais de forma eficiente, é importante seguir alguns passos capazes de organizar e armazenar os dados de forma segura. Com a internet, por exemplo, esse processo tornou-se mais fácil e efetivo, tendo em vista a existência de softwares e bases de dados específicas para esse tipo de serviço.
A seguir você encontra as principais dicas para ter o controle efetivo das suas notas fiscais:
Controle o seu recebimento de NF-e
O recebimento das Notas Fiscais Eletrônicas deve ser feito por e-mail ou consulta na SEFAZ. Dessa forma, exige da sua empresa uma rotina diária de recebimento e armazenamento, tendo em vista a necessidade de conferência e análise das Notas Fiscais Eletrônicas uma por uma.
Sendo assim, defina dias e horários específicos para o recebimento e a consulta das notas fiscais eletrônicas dos seus fornecedores, para que não haja acúmulo dos documentos e possíveis atrasos e problemas relacionados a eles. Vale salientar ainda a existência de softwares específicos para receber e armazenar as notas fiscais eletrônicas de forma automática, tornando esse processo muito mais fácil e efetivo.
Faça backups de forma frequente
Os backups são fundamentais para evitar perda total de documentos em casos de problemas com software, memória, armazenamento, etc. Afinal, mesmo sendo segura, a tecnologia não é 100% e por isso deve ser sempre garantida a partir de outras ferramentas.
O backup, por exemplo, guarda uma cópia do seu armazenamento atual no momento em que ele é feito, possibilitando o resgate dos dados armazenados na nuvem em casos de falhas e perdas de arquivos. Por isso, é imprescindível fazer backups frequentemente, evitando assim a perda massiva de documentos arquivados.
Armazene os seus documentos em plataformas seguras
Por último, mas não menos importante, é fundamental que o armazenamento desses documentos seja feito de forma segura. A nuvem, por exemplo, é a melhor e mais segura maneira de armazenar dados, tendo em vista a facilidade de acesso em diferentes computadores e a capacidade de armazenamento oferecidas por ela, além da segurança existente.
Por isso, invista na utilização dessas plataformas e torne todo o processo mais seguro.
Como a Rui Cadete pode otimizar a sua gestão
Tendo em vista todos os tópicos acima e o reconhecimento da importância do controle de notas fiscais, podemos partir para o ponto final do nosso artigo e te explicar como a nossa empresa pode otimizar a sua gestão.
Todas as medidas necessárias para um controle efetivo demandam tempo e trabalho dos gestores responsáveis por tais tarefas. Com um serviço especializado e a terceirização de obrigações tributárias e fiscais, há o repasse dessas responsabilidades para profissionais especialistas e experientes no ramo. Assim, a gestão além de ser facilitada e otimizada, ainda se torna qualificada.
Vale salientar ainda o aumento da efetividade dos gestores da sua própria empresa, tendo em vista o repasse de responsabilidades que costumam demandar tempo e causam estresses contínuos e evitáveis aos seus colaboradores. Por isso, não hesite em investir nesse tipo de serviço e conte com todas as facilidades que a Rui Cadete pode gerar para o seu negócio.
Conclusão
Por fim, esperamos que todas as suas dúvidas acerca do tema tenham sido esclarecidas. Caso tenha interesse em conhecer melhor o nosso serviço de Outsourcing Tributário e Fiscal, entendendo tudo que ele pode fazer pela sua empresa, clique aqui e você será redirecionado a nossa página de serviços.
