Fato é que o processo de admissão empresarial é burocrático, principalmente quando falamos de documentos para admissão, e envolve uma série de questões importantes e obrigatórias às empresas e aos colaboradores.
Dentre tais questões, a documentação obrigatória é uma das mais importantes delas, e a sua aplicação ainda gera muitos questionamentos em gestores e/ou proprietários empresariais.
Além disso, a otimização do processo é um desejo comum a boa parte das empresas. Por isso, preparamos este artigo que vai sanar as principais dúvidas sobre o tema a partir dos seguintes tópicos:
Qual a importância dos documentos para admissão empresarial?
Como bem sabemos, a documentação para admissão é uma das etapas mais burocráticas do processo de contratação empresarial, o que causa dúvidas recorrentes e muitos questionamentos sobre a real necessidade desta etapa.
Entretanto, a etapa é obrigatória a toda e qualquer empresa, independente do seu porte, ramo ou modelo. Além disso, é fundamental para a coleta de dados básicos dos novos colaboradores, que serão fundamentais para conhecer a equipe e para o cálculo correto de dados e cálculos financeiros.
Benefícios concedidos pela empresa como planos de saúde, auxílios, entre outros, também são fornecidos de acordo com a composição familiar do indivíduo, sendo necessário portanto o conhecimento da quantidade de filhos, do estado civil e da necessidade de co-participação dos mesmos.
Para cálculos de direitos trabalhistas como salário-família, pensão alimentícia e IRRF, também se faz necessária a documentação detalhada do indivíduo e a disposição do núcleo familiar, afinal, serão estes dados utilizados como base e referência.
Por fim, vale salientar também que para ser considerada regular durante uma auditoria fiscal, a empresa deve ter todos os dados de seus colaboradores efetivos em documentos oficiais com valor legal. Dessa forma, se houver qualquer tipo de irregularidade, a empresa pode ser penalizada.
Quais são os documentos para a admissão de funcionários? Confira a lista completa.
Agora que você entende a importância dos documentos para admissão e reconhece a obrigatoriedade da etapa, deve estar curioso sobre quais os documentos necessários. A seguir, você confere uma lista com todos eles:
Documentos de identificação do indivíduo e da composição familiar
- Cópia do RG
- Cópia do CPF
- Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS)
- Inscrição no PIS/Pasep
- Foto 3×4
- Cópia do título de eleitor
- Original e cópia da carteira de habilitação (CNH)
- Cópia do comprovante de endereço
- Cópia do comprovante de escolaridade
- Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe
- Cópia da certidão de nascimento ou certidão de casamento (a depender do estado civil do indivíduo)
- Cópia do certificado de reservista (obrigatório apenas para homens entre 18 e 45 anos)
- Atestado de saúde ocupacional
- Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos
- Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos
- Carta de referência
Documentos que a empresa deve entregar para os colaboradores:
- Contrato individual de trabalho
- Ficha de registro da pessoa colaboradora
- Ficha de salário-família
- Ficha de Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na Fonte
- Ficha de Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte
Em contrapartida aos documentos necessários para o processo de admissão empresarial, há também aqueles que não podem ser solicitados pela corporação, sendo eles:
- exame de HIV;
- exames que comprovem gravidez;
- registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
- dados de antecedente criminal;
- documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.
Os documentos acima podem causar constrangimento e são de cunho discriminatório, por isso, a solicitação dos mesmos pelas empresas pode gerar penalidades.
5 passos para otimizar o processo nos documentos para admissão
Para a entrega dos documentos admissionais, há prazos que devem ser estabelecidos pela própria empresa. O contratante, por sua vez, tem o prazo de até cinco dias para a devolução de todos os documentos solicitados, enquanto o prazo para a devolução da carteira assinada é de até dois dias, segundo o artigo 29 da CLT, que diz:
“O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.”
Por isso, é tão importante que o processo seja otimizado e a entrega dos documentos (tanto por parte do colaborador quanto por parte do contratante) seja feita dentro dos prazos previstos por lei.
A seguir, separamos 5 passos que irão te ajudar a otimizar o processo e garantir o cumprimento dos prazos.
1. Promova a comunicação entre os setores responsáveis
Como o processo é realizado por mais de uma equipe, é importante que o setor de recrutamento e seleção esteja em comunicação direta e constante com o setor de cadastramento.
Isso porque a comunicação é fundamental para que as etapas sejam feitas de forma efetiva, estando em acordo com os prazos estabelecidos e evitando possíveis erros processuais.
Além disso, é importante salientar o papel do gestor neste passo, pois o mesmo deve garantir o engajamento e a boa relação entre as equipes.
2. Envie os documentos antes do prazo
A antecedência é a melhor amiga do cumprimento de prazos, sobretudo no que diz respeito aos documentos para admissão. Por isso, sempre que possível, é importante que as listas de documentos sejam enviadas antes do previsto, para que todo o processo de documentação e registro seja adiantado de forma efetiva, facilitando e otimizando o processo significativamente.
3. Possua check-lists
O recebimento e o cadastro dos documentos exige a conferência detalhada de cada um deles, e essa etapa costuma ser bastante cansativa para os profissionais pelo fato de ser repetitiva e entediante.
Assim, confusões são comuns e geram problemas que atrapalham o andamento de todo o processo. Por isso, é importante possuir checklists de todos os documentos que serão conferidos, bem como as informações necessárias e específicas de cada um deles.
4. Mantenha a organização do processo
A organização é uma característica necessária a toda e qualquer empresa que deseja otimizar os seus processos, pois evita atrasos significativos e a ocorrência de problemas facilmente evitáveis.
Por isso, aplique medidas de organização empresarial e documentacional, separando tudo por pastas, gavetas, identificando e classificando todos os documentos manuseados.
5. Utilize a tecnologia ao seu favor
A tecnologia oferece uma série de ferramentas próprias para facilitar a admissão de funcionários, como softwares específicos e sistemas de bancos de dados.
Implementar essas ferramentas e garantir a correta utilização das mesmas é fundamental para a otimização do processo, a partir da automatização de etapas e da redução do tempo.
Assim, o trabalho do RH é reduzido, o tempo é melhor utilizado e todo o processo é adiantado.
Conclusão
Por fim, esperamos que as dicas dadas acima sejam utilizadas por você na sua rotina empresarial, gerando efeitos positivos e otimizando o tempo necessário para o registro completo da documentação admissional.
Sobre a empresa
Fundada em 1991, a Rui Cadete Consultores e Auditores Associados, empresa que fornece Contabilidade Consultiva vem, ao longo de anos, experimentando um grande fortalecimento profissional e conquistando destaque no mercado, atestado pela sua extensa e diversificada carteira de clientes.
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