Apesar de existir desde 2014, o eSocial ainda gera dúvidas significativas em gestores, proprietários e profissionais do RH.
Com as alterações feitas em 2020, as dúvidas cresceram ainda mais, tendo em vista as dificuldades de adaptação decorrentes das mudanças realizadas.
Por isso, preparamos um artigo explicativo para elucidar os pontos mais importantes acerca do eSocial (todos eles já atualizados com as alterações de 2020) e a forma de começar e implementar o processo de contratação.
Para ter o entendimento completo do assunto, dividimos o conteúdo nos seguintes tópicos:
eSocial: O que é?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido popularmente como eSocial, é um sistema governamental que visa o recolhimento de um conjunto de obrigações acessórias trabalhistas já existentes previamente.
É definido pelo próprio governo federal da seguinte forma:
“O eSocial é um sistema informatizado da Administração Pública e todas as informações nele contidas estão protegidas por sigilo. O acesso não autorizado, a disponibilização voluntária ou acidental da senha de acesso ou de informações e a quebra do sigilo constituem infrações ou ilícitos que sujeitam o usuário à responsabilidade administrativa, penal e civil.”
Ou seja, é um projeto governamental fundamentado e estratégico, pensado para facilitar os processos trabalhistas e torná-los mais seguros.
Tal facilitação e segurança é possível graças à unificação da folha de pagamento digital, que agrupa os seguintes documentos:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP)
A sua existência é contemplada pela participação de entidades como: INSS, Caixa econômica federal. Secretaria da Receita Federal e do Ministério do Trabalho e do Emprego.
Assim, dá pra entender a importância e complexidade existente neste projeto governamental.
Objetivos do eSocial
Como dito anteriormente, o eSocial foi criado para facilitar e unificar a folha de pagamento digital.
Sendo assim, os documentos necessários ao recolhimento de obrigações trabalhistas são transformados em um só, tornando todo o processo mais fácil, rápido e seguro.
O eSocial também é capaz de garantir os direitos trabalhistas e os salários aos colaboradores.
Além destes objetivo, há ainda a fiscalização do recolhimento de impostos, evitando a sonegação dos mesmos.
Quem deve se cadastrar no eSocial?
A partir das mudanças feitas em 2020, micro e pequenas empresas passaram a ser implementadas no sistema.
Além disso, empresas enquadradas no Simples Nacional ou no MEI também deverão ser inseridas no sistema eSocial.
Em suma, toda e qualquer pessoa física ou jurídica que conte com prestação de serviços deverá se cadastrar no programa.
eSocial: Por onde começar?
Após ler e entender sobre o eSocial, você deve estar se questionando por onde e como começar.
Para explicar esse processo, elaboramos o seguinte passo a passo ordenado:
1. Entendimento das mudanças e os seus respectivos impactos sobre os processos empresariais
Toda e qualquer mudança, por mais facilitadora que seja, gera impactos significativos na rotina e nos processos empresariais.
Entender e estudar essas mudanças é fundamental para que o impacto seja o mais positivo possível, preparando a sua equipe e a estrutura física do seu negócio propriamente dita, a partir da mudança de softwares de dados, por exemplo.
Após a compreensão das principais alterações, será possível dar continuidade ao processo de forma consciente, direcionada e previsível.
2. Faça o mapeamento dos sistemas empresariais
Essa etapa é fundamental para a adequação dos sistemas já existentes ao sistema do eSocial.
Isso porque, as informações deverão ser repassadas entre as plataformas de forma efetiva e fidedigna, e contar com sistemas semelhantes e organizados gera uma facilidade muito maior ao processo.
Por isso, é importante conferir a disposição das informações e realizar as mudanças necessárias.
A automatização de processos e a digitalização de documentos, por exemplo, são medidas que podem ajudar bastante nesse processo.
3. Faça uma revisão dos processos empresariais
Com a nova adoção, é importante abdicar também de hábitos passados.
Por isso, revise e analise todos os processos empresariais existentes, elencando prioridades e deixando para trás o que não for mais necessário.
Nessa etapa é fundamental se ater a necessidade real dos processos, tornando-os específicos e condizentes com a realidade atual da empresa.
4. Treine a sua equipe
Após analisar, renovar e excluir processos, é hora de comunicar a sua equipe as mudanças feitas e capacitá-la.
Afinal, de que adianta a utilização do eSocial sem preparação para utilizá-lo?
Por isso, ofereça treinamentos efetivos capazes de preparar verdadeiramente os seus colaboradores para o uso do sistema e as mudanças decorrentes da sua implementação.
5. Mantenha os dados dos seus colaboradores atualizados
Para o processo como um todo é fundamental ter todos os dados dos seus colaboradores atualizados, tanto na base de dados da empresa quanto nas entidades responsáveis (como o INSS, por exemplo.)
Por isso, verifique os dados contidos e atualize o que for necessário, para que não haja incongruência de informações.
Após seguir todos os passos acima, é hora de finalmente cadastrar-se e fazer uso do eSocial.
Para entender o processo de admissão e implementação, basta prosseguir com a leitura do tópico detalhado a seguir.
eSocial: Como implementar o processo de contratação
O processo de contratação é feito a partir de um evento específico, chamado de evento S-2200.
A admissão precisa ser padronizada e regulamentada, a partir de regras gerais e competentes a todas as entidades envolvidas no eSocial para que não haja desencontro ou invalidez de informações.
- Informe deverá ser feito até um dia antes do início das atividades trabalhistas para que não haja multa
- Erros de dados precisam ser corrigidos desde o início da percepção, não podendo rasurar ou prosseguir com o documento errado
- O evento S-2200 não pode ser utilizado para admitir trabalhadores sem vínculo empregatício ou estatutário
- Atente-se aos seguintes documentos necessários para o processo de contratação:
- RG e CPF (Cópia e documento original);
- Carteira de trabalho (cópia e documento original, em caso de CTPS digital é necessário apenas o número);
- Número do PIS/Pasep;
- Título de eleitor (Cópia e documento original)
- Carteira Nacional de Habilitação (Cópia e original, caso haja necessidade da CNH para ocupação do cargo);
- Comprovante de residência (Original e cópia)
- Declarações escolares e acadêmicas, bem como históricos e diplomas;
- Registro profissional (Original e cópia);
- Certidão de nascimento ou casamento (Original e cópia);
- Certificado de reservista (para homens maiores de 18 anos);
- Atestado de saúde ocupacional (Original);
- Certidão de nascimento dos filhos de até 21 anos (Cópia);
- Cartão de vacina e frequência escolar dos filhos de até 7 anos (Cópia).
Para ter o detalhamento da importância e do processo da documentação admissional, clique aqui e você terá acesso ao nosso artigo exclusivo sobre o tema.
Conclusão
Por fim, esperamos que o conteúdo acima tenha sido capaz de elucidar e facilitar o entendimento de uma ferramenta tão importante e necessária para todo e qualquer proprietário e gestor (tendo em vista a inserção de novos modelos no sistema na atualização de 2020).
Além disso, salientamos aqui a importância de contar com ajuda profissional qualificada, capaz de tornar esse processo ainda mais fácil e assertivo, através da experiência e de conhecimentos contábeis específicos.
Se deseja entender melhor esse serviço e como ele funciona, clique aqui e você será redirecionado a nossa área detalhada de serviços especializados.
