Sem dúvidas, uma boa administração condominial está intimamente ligada às boas práticas de gestão financeira. Todavia, essa responsabilidade de bom administrador recai sobre a figura do síndico. O problema é que a gestão das finanças do condomínio é uma tarefa de certa complexidade, o que requer uma atenção especial, e até mais especializada.
Acontece que, embora seja fundamental, grande parte dos gestores têm dificuldade em tratar de temas financeiros. Fato que, além de comprometer o condomínio, põe em xeque o próprio síndico como mau gestor de recursos.
A grande dificuldade na hora de tratar das finanças do condomínio é a falta de conhecimento sobre o tema. Este post elenca alguns erros que o administrador precisa evitar para que as finanças não entrem no vermelho, veja conosco:
1. Dificuldade do síndico com as finanças do condomínio
O primeiro ponto a se observar é o critério de escolha do próprio síndico. Logo, acaba sendo de costume, que os condôminos elejam seus síndicos diante de um fator de afetividade, em outras palavras, é aquela pessoa sociável que, todos gostam, estimam e respeitam.
Percebe-se, então, que, nessa conjuntura, os critérios técnicos de gestão financeira são simplesmente ignorados, e muitos síndicos assumem seus cargos sem entenderem bem como realizar uma previsão orçamentária ou um fluxo de caixa, por exemplo.
É lógico que o síndico deve manter bom relacionamento com todos do condomínio, e isso é fundamental para a sua posição. Contudo, é fundamental para o bom andamento das finanças que ele tenha intimidade com assuntos de gestão.
2. Desconsiderar a divisão de gastos do condômino
Outro ponto a se destacar aqui é esclarecer que as despesas de um condomínio são divididas em duas classes: Despesas Ordinárias e Despesas Extraordinárias.
As despesas de natureza ordinárias são as mais conhecidas de síndicos e condôminos, representam os gastos necessários ao funcionamento básico do condomínio, ou seja, são despesas do dia a dia.
Veja alguns exemplos de despesas ordinárias: água e energia de áreas comuns, manutenção e conservação de equipamentos de uso comum, portões, elevadores, bombas, piscina e jardinagem, além de salários e encargos trabalhistas de funcionários.
No tocante às despesas extraordinárias pode-se entender como sendo custos imprevistos e acidentais.
Como exemplo de despesas extraordinárias, podemos citar: consertos com infiltrações e vazamentos, benfeitorias, ações judiciais e outros.
Não levar em consideração essa divisão básica é um erro que compromete diretamente as finanças do condomínio, uma vez que, torna-se inviável realizar uma previsão orçamentária dos gastos correntes, a realização de um orçamento como este é fundamental para definição do valor da taxa condominial, e na fixação de planos financeiros da unidade.
No final das contas, o síndico não saberá onde alocar corretamente os recursos necessários ao funcionamento do prédio na totalidade.
3. Não manter fundo de reserva
A composição do fundo de reserva, conforme o próprio nome sugere, funciona como uma reserva de emergência do prédio, é uma cobrança que, por norma, é determinada na convenção de condomínio, e tem o intuito de cobrir despesas imprevistas, como, por exemplo, a manutenção com infiltrações, vazamentos, dentre outros.
Acontece, que muitos gestores acabam recorrendo a esse fundo para pagar despesas ordinárias, que não deveria acontecer.
Assim, caso o prédio tenha a real necessidade de fazer uso desse recurso, as finanças do condomínio estariam comprometidas, necessário convocar uma assembleia para que os custos sejam divididos entre condôminos. Aqui o fator surpresa ainda seria a cobrança de uma taxa extra para cada inquilino, além de gerar mais trabalho e contratempos para o síndico.
4. Não controlar a inadimplência
A inadimplência dos condôminos é um problema presente em grande parte dos condomínios, e muitos gestores têm a penosa missão de recuperar essas quantias em atraso. Destaca-se aqui, que a taxa de condomínio é a contribuição mais importante dentro de uma unidade condominial, responsável pela manutenção rotineira da unidade.
A taxa é de extrema importância para que o edifício, seja ele, comercial ou residencial, possa proporcionar o mínimo qualidade aos inquilinos, funcionários, visitantes e clientes, ou seja, a todos que, de algum modo, usufrui daquele espaço.
Portanto, é importantíssimo que o síndico tenha sempre o real controle quanto ao pagamento das taxas de condomínio de cada inquilino, além de recomendar a cada um a necessidade de manter tal cota em dia.
Uma alternativa interessante, é a contratação de empresas especializadas nesse tipo de cobrança, assim não seria menos uma tarefa a se realizar e, também, minimizaria o risco de desgaste com os condôminos.
A contratação de empresa especializada permite ainda duas modalidades de cobranças, a garantida e a extrajudicial, a saber:
Na modalidade garantida a empresa adiantará a receita para o condomínio, cobrando um percentual relativo à taxa de serviço. Já na modalidade extrajudicial, não incorre em custos para a contratante, e a empresa será responsável pela cobrança dos inadimplentes.
5. Não analisar contratos
Negligenciar a análise de contratos com fornecedores é mais um erro que pode impactar negativamente nas finanças do condomínio. A manutenção condominial incorpora diversos gastos, como: custos com insumos, despesas com funcionários e outros diversos itens. E geralmente para cada um destes gatos envolve um contrato com um determinado fornecedor.
Isto posto, é preciso ficar atento principalmente aqueles contratos em que preveem renovação com reajuste de valores, o síndico aqui deve desempenhar o papal de um analista criterioso e ter a habilidade necessária para renegociar os contratos onerosos, sob pena de prejudicar a saúde financeira do condomínio.
6. Não usar a tecnologia
A boa gestão de finanças de um condomínio pode resultar em mais recursos disponíveis e, logicamente, depende também de novas ferramentas de gestão. É fundamental que tudo esteja estruturado, os papéis relativos ao financeiro devem estar organizados, o controle da inadimplência sendo acompanhado, a divisão de despesas ordinárias e extraordinárias devem estar bem dispostas, assim como a manutenção das reservas.
Contar com o auxílio da tecnologia para execução de todas essas tarefas é uma “mão na roda”, pois otimiza o tempo gasto em cada trabalho e minimiza as chances de erro.
Se você gestor de condomínio ainda não faz uso de novas tecnologias de gestão, a dica é mudar esse cenário. A transformação digital tomou conta do mundo nas últimas décadas e possibilitou soluções inteligentes para praticamente todas as áreas que se possa imaginar, inclusive para condomínios. Já imaginou enviar boletos automaticamente para todos os inquilinos?
Pois é! Existem muitos processos internos que podem ser automatizados, então sugerimos que adote essas soluções.
Conclusão
Uma boa gestão financeira é a chave do sucesso de qualquer negócio, e é claro que essa máxima também se atribui a gestão condominial. Um orçamento mal elaborado, um fluxo de caixa mal feito, ou uma planilha mal interpretada, certamente colocaram em risco as finanças do condomínio. É necessário que o síndico busque conhecimentos e evolua para a posição de administrador.
Entretanto, ainda vivemos um verdadeiro paradoxo, onde muitos gestores têm grandes dificuldades em entender sobre finanças. Então, se você domina o assunto, terá boa vantagem competitiva e o condomínio só ganha. Continue ampliando seu conhecimento e aperfeiçoando a prática da gestão financeira. Transparência e boa comunicação também são características importantes à pessoa do administrador, e que fortalecerá a relação com todos os interessados.
As palavras de ordem para controlar bem as finanças do condomínio é a capacitação e aplicação das boas práticas de gestão financeira.
