Veja como é feita a organização de um setor financeiro de uma empresa

Ao se estar a frente de uma empresa, notamos a importância de cada um dos seus setores, onde podemos observar que o setor financeiro de uma empresa tem seu lugar no pódio. Por esse motivo, ter um setor financeiro organizado é de extrema importância, já que a desorganização das finanças na empresa podem gerar uma verdadeira bagunça em diversas áreas da empresa.

Um erro muito comum, principalmente em empresas que estão iniciando, as finanças pessoais são misturadas com as contas da empresa. Isso pode causar grandes problemas para a saúde financeira da empresa.

No entanto, para solucionar essa confusão basta que os gestores movam esforços no intuito de colocar as finanças da empresa em ordem. É importante lembrar que no mercado competitivo em que estamos inseridos não há muito espaço para erros, então devem ser resolvidos com o máximo de eficiência.

A partir da organização do setor financeiro de uma empresa, podem ser levantados todos os custos, desperdícios, o nível exato de endividamento, assim como os investimentos que não estão apresentando muitos resultados.

Nessa publicação vamos tratar sobre qual a importância e como fazer a organização do setor financeiro de uma empresa.

Como é feita a organização do setor financeiro de uma empresa

O setor financeiro é a área da empresa responsável pela gestão de todas as entradas e saídas de capital do negócio, tendo um papel fundamental para que se tenha um bom andamento das atividades empresariais. Auxiliando o gestor de modo que se possa evitar imprevistos e prejuízos

Dada essa enorme importância do setor financeiro de uma empresa, vamos dar algumas dicas para organizá-lo da forma que seja possível atingir todo o potencial do setor. Além disso, também auxilia os gestores nas tomadas de decisão, orientando qual a melhor forma de solucionar um problema.

Incentive a disciplina

Uma das principais características que devem ser incentivadas pelos gestores é a disciplina. Já que não é possível ter sucesso ao se organizar o setor sem que se invista o devido empenho.

Já que onde não houver foco e um acompanhamento diário, as chances de que os objetivos sejam atingidos são baixíssimas. Por isso, as grandes empresas devem acompanhar de perto alguns indicadores, como o faturamento, custos fixos, custo total, lucro nominal, margem de lucro e nível de endividamento.

Enquanto as empresas de pequeno e médio porte devem exercer um acompanhamento regularmente, de forma semanal ou até mesmo diário. A recomendação se deve ao fato de que as pequenas e médias empresas têm uma maior instabilidade financeira do que as grandes corporações.

Separe as contas pessoais das contas da empresa

Como citamos anteriormente, misturar finanças pessoais com as da empresa pode causar confusão, ainda que seja um erro muito comum em empresas que estão iniciando suas vidas.

Ainda que seja tentador, deve ser forte e organizado, de forma rigorosa, separando os recursos oriundos e destinados à empresa do dinheiro que é reservado à vida pessoal do dono.

As empresas familiares (Aquelas que surgem com o apoio de toda a família, e a mão de obra do comércio é composto por pessoas da mesma família), apresentam essa dificuldade, pois se confundem muito mais facilmente nesse contexto. 

Assim, é necessário que se determine, em conjunto com os sócios da empresa, os períodos e as condições em que se deve ser observada para a realização de retiradas, de modo que se desencoraje transferências de capital da empresa para o patrimônio pessoal.

Se atente aos prazos

Também é importante que se tenha pleno conhecimento das restrições de prazo, datas de recebimento e vencimento das contas. Pois isso irá evitar atrasos no pagamento, que provocam o pagamento de juros devido ao atraso.

Essa questão não pode ser ignorada, pois ao se conhecer bem os prazos se tem o conhecimento necessário para ter o controle do fluxo de caixa, de modo que se estabelece prioridades para tudo que corresponde ao longo, médio e curto prazo.

As dívidas, por exemplo, têm a necessidade de se conhecer os seus prazos, isto é, conhecendo aquelas que têm um prazo mais curto para a efetivação do seu pagamento.

Defina um orçamento anual da empresa

Os investimentos podem ser ótimas oportunidades para a empresa se desenvolver, no entanto, devem ser feitos de forma calculada e muito bem controlada, para que não se gere uma grande instabilidade na empresa.

Uma contratação de um novo serviço, a expansão de um setor da empresa, contratação de mais pessoas ou compra de ferramentas, alguns exemplos de investimentos.

Onde mesmo que se tenha uma grande variedade, dando diversas vantagens a empresa, o ideal é que se faça um orçamento anual para isso. Com isso, se tem uma certeza que será possível manter um valor limite para o investimento.

Onde essa quantia será conhecida e poderá ser aplicada sem que se prejudique a saúde financeira da empresa. 

Assim, é aconselhável que se faça uma reunião com os envolvidos, definindo um foco para os investimentos da empresa, assim como os seus valores, objetivos e os marcos importantes para se entender se está ou não funcionando da forma esperada.

Promova a gestão adequada dos fornecedores

A gestão de fornecedores é um dos pontos que mais causam preocupação ao departamento financeiro de uma empresa, principalmente ao se tratar de uma grande quantidade de fornecedores.

Uma empresa que necessita de uma grande variedade de matérias-primas de diversos fornecedores diferentes é um exemplo da necessidade de se ter uma gestão de fornecedores de qualidade, já que caso contrário pode virar um caos se não for bem administrado.

Os impactos de uma má gestão de fornecedores podem afetar não só um setor financeiro de uma empresa, mas também os diversos outros setores da empresa, sejam problemas causados por atrasos do recebimento da matéria-prima ou pela sua má qualidade.

Portanto, é muito importante que se faça as análises bem completas das instituições parceiras da empresa, mantendo um bom relacionamento e gestão.

Negocie as condições de pagamento

Além de ter uma boa gestão das organizações que fazem negócios com a empresa, também é importante conquistar boas condições de pagamento. Ajustando os prazos, negociando os valores e parcelamentos que podem evitar que sua empresa tenha que descapitalizar um valor significativo de uma só vez ou que pague juros excessivos.

Para isso, é importante que se avalie quais as melhores opções para o setor financeiro, analisando todas as transações envolvidas, além de procurar um fornecedor de qualidade que possa atender as necessidades da sua empresa.

Tenha um bom controle de estoque e das movimentações financeiras

Para se organizar o setor financeiro de uma empresa, é preciso criar o hábito de controlar rigidamente o estoque. Isso vale para qualquer tipo de negócio, seja de pequeno, médio e grande porte.

Acumular muito material no estoque da empresa faz com que se tenha que investir uma grande quantidade de verba em um curto espaço de tempo. 

Além de que, se a saída não estiver sincronizada com a compra do material, poderá gerar custos desnecessários para a empresa, principalmente para materiais que necessitam de maiores cuidados no armazenamento. O próprio espaço destinado ao estoque pode gerar custos, podendo ser necessário expandir ou realizar reformas. 

Como também o controle de estoque mal feito pode causar a falta de material, causando a paralisação da linha de produção. Logo, é importante que se mantenha um controle de estoque de forma que seja ideal para as demandas da empresa.

Use a tecnologia a seu favor

Muitas empresas, principalmente as empresas menores, utilizam as planilhas e se sentem satisfeitas com a sua automação, no entanto, hoje temos diversos softwares para as mais diversas finalidades, como a gestão financeira.

Esses softwares são uma ótima solução para organizar o setor financeiro de uma empresa. Sendo possível manter um fluxo de caixa organizado, com uma maior segurança dos dados, permitindo o acesso a informações precisas e sem riscos de erros nos cálculos, além de simplificar o trabalho da gestão do setor financeiro de uma empresa.

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Sobre o autor

Rui Cadete

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