A folha de pagamento é um dos principais processos de gestão de pessoas em uma empresa. Ela representa o conjunto de informações relacionadas aos pagamentos realizados aos funcionários, como salários, benefícios e descontos.

No entanto, é comum surgirem dúvidas e problemas no momento de realizar esse processo, principalmente com relação aos cálculos e às obrigações tributárias. Por isso, é fundamental conhecer todos os aspectos envolvidos na folha de pagamento para evitar erros, prejuízos financeiros e problemas trabalhistas.

Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre a folha de pagamento, desde a sua importância até os principais conceitos e procedimentos envolvidos.

Folha de Pagamento: o que é? 

Conhecida popularmente como contracheque, a Folha de Pagamento é um documento financeiro de extrema importância para a rotina empresarial e o cumprimento de obrigações trabalhistas. 

O documento reúne uma série de dados financeiros referentes às remunerações de colaboradores e converte as informações em elementos contábeis para facilitar os cálculos e o processo de pagamento de um modo geral. 

Possui obrigatoriedade legal e está previsto no artigo 225 do Decreto n° 3048, de 06 de maio de 1999, que diz: 

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;” 

Constando também no artigo n° 464 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas):

“CLT – Decreto Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943

Aprova a Consolidação das Leis do Trabalho.

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)”

A lei não estabelece um modelo específico, e as empresas podem elaborar a folha de pagamento de acordo com as suas características e necessidades. Entretanto, é fundamental que o documento tenha dados específicos como:

  • Identificação do colaborador (Nome completo) 
  • Data e método de pagamento 
  • Função desempenhada ou serviços prestados 
  • Quantidade de dias de trabalho 
  • Dados empresariais (como endereço, ramo, porte, formação societária se houver, etc) 
  • Salário (quantia bruta e líquida) 
  • Parcelas as quais fazem parte do pagamento 
  • Parcelas as quais não fazem parte do pagamento 
  • Descontos aplicados de forma legal, tal como o INSS
  • Classificação do vínculo empregatício de acordo com o contrato, agrupando os trabalhadores avulsos e os segurados
  • Identificação de casos de salário-maternidade e outras especificidades 

Além das informações acima, qualquer outro dado financeiro importante também deve constar na folha de pagamento empresarial para fins contábeis e comprobatórios. 

Isso porque a folha de pagamento é fundamental para o controle financeiro empresarial, possibilitando a análise de passivos e sendo útil em processos trabalhistas para comprovar o cumprimento de pagamentos e seus respectivos valores. 

Por fim, é válido salientar também que o documento é importante para os cumprimentos fiscais e tributários empresariais, facilitando o processo de recolhimento de impostos. 

Tudo o que você precisa saber sobre Folha de Pagamento 

Agora que você já sabe o que é a Folha de Pagamento, podemos partir para os demais tópicos que vão te explicar de forma simples e objetiva tudo o que você precisa saber sobre o tema. 

Como os cálculos da Folha de Pagamento são feitos? 

O cálculo da Folha de Pagamento é feito a partir da soma de proventos: 

Salário + Adicionais + Benefícios remunerados

Os proventos são resultados do salário bruto previsto de forma contratual + os adicionais e gratificações pagas, em casos específicos a depender do trabalho desempenhado. As horas extras, a insalubridade e o trabalho noturno, por exemplo, são alguns dos fatores que alteram o valor total a ser calculado. 

Após isso, é necessário descontar do valor total todos os impostos recolhidos diretamente na remuneração do colaborador.  

A seguir, evidenciaremos os principais deles. 

Principais descontos da folha

Como bem sabemos, alguns descontos de pagamentos tributários e outras demandas são feitos de forma direta na folha de pagamento. 

Dentre todas os descontos existentes e previstos legalmente, podemos citar como principais: 

  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), o desconto é feito de forma direta e possui as respectivas alíquotas previamente estabelecidas:
    • até R$ 1.045,00 — alíquota de 7,5%;
    • de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 — alíquota de 9%;
    • de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 — alíquota de 12%;
    • de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 — alíquota de 14%. 

IRPF (Imposto de Renda Retido na Fonte). O recolhimento é feito com base no valor total do salário e as alíquotas podem variar de 7,5% até 27,5%. 

Planos médicos e odontológicos: Caso a empresa ofereça, o valor acordado deve ser cobrado, e o mesmo não pode representar mais de 40% do salário total. 

Vale-transporte: O vale-transporte também é descontado diretamente no contracheque, e tem limite de 6% do valor total.

Como elaborar uma folha de pagamento? 

Para elaborar uma folha de pagamento efetiva, é fundamental que a empresa e seus respectivos gestores contem com um setor ou profissional contábil qualificado. 

Dessa forma, todo o processo fica nas mãos de quem entende do assunto e é capaz de tornar o mesmo ainda mais assertivo, evitando problemas referentes ao documento e aos pagamentos salariais. 

Conclusão 

Após a leitura completa do nosso conteúdo, esperamos que você tenha entendido o que é a folha de pagamento, sua importância e principais características. 

Esperamos também que as informações aqui fornecidas sejam úteis na rotina da sua empresa, facilitando e melhorando os seus resultados. 

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