A gestão financeira de condomínios é dotada de certa complexidade que, inclusive, é muito similar à gestão empresarial. Dito isto, é primordial que o responsável pelo controle financeiro, seja o síndico, ou seja, a empresa administradora, estejam em sintonia com as boas práticas de gestão. No fim das contas, são muitos os pagamentos e os recebimentos que o gestor deve controlar para garantir o eficiente funcionamento do empreendimento.
Também é fundamental que o profissional responsável por esta administração realize suas atividades de maneira equilibrada, ética e transparente, ganhando o apoio e a confiança dos condôminos.
Além de ter conhecimento em finanças de condomínios, os administradores de condomínios, os gestores devem entender qual é o seu papel perante a ela, considerando que o seu modo de administração pode impactar diretamente no bolso de todos os interessados.
Afinal o que é gestão financeira de condomínio?
A gestão financeira de condomínios consiste na adoção de práticas que garantem o equilíbrio das finanças, em outras palavras, é administrar o dinheiro de uma coletividade em prol dela mesma. Podemos destacar algumas atividades inerentes a esse tipo de gestão, veja:
- Emissão de boletos de taxa condominial;
- Analisar e divulgar os demonstrativos financeiros;
- Elabora a previsão do orçamento anual;
- Promover a cobrança das taxas em atraso;
- Controlar o fundo de reserva da unidade;
- Gerir contas a pagar e a receber, dentre outros.
Se você precisa de orientações para chegar ao fim do mês com o caixa no azul diante de tantas dificuldades, como reajustes nos preços em geral, inadimplência e outras emergências que, por ventura, acabam acontecendo, esse post foi feito especialmente para apresentar as melhores práticas de gestão financeira de condomínios. Acompanha com a gente!
7 dicas para melhorar a gestão financeira do seu condomínio.
1. Planejar as ações com antecedência
Toda ação é mais eficiente quando há planejamento, como controle financeiro de condomínios não é diferente. Assim será possível pôr em prática os programas de investimentos necessários ao conforto, tranquilidade e bem-estar de todos os usuários.
A princípio, o planejamento consiste em avaliar qual é a realidade financeira do condomínio, por conseguinte, projetam-se as receitas e despesas de longo prazo. Assim será possível confrontar as entradas e saídas futuras para que o planejamento seja realizável.
Quanto a essas projeções, se positivas, estuda-se a possibilidade de aplicação do capital em reformas e benfeitorias, por exemplo. E se negativas, ou seja, casa não haja dinheiro, são apurados os motivos que levaram a esse cenário deficitário e, podem ser traçados planos de ações para sair do prejuízo, e assim ter capital para novos investimentos.
2. Mantenha um fundo de reservas
A composição do fundo de reserva, conforme o nome já sugere, funciona como uma reserva de emergência do condomínio, é uma cobrança que, em regra, já é embutida no boleto da taxa de condomínio da unidade, e tem a intenção de cobrir despesas imprevistas, como, por exemplo, a manutenção com infiltrações, vazamentos e outros.
Vale destacar, que os recursos do fundo de reserva não podem ser usados apenas considerando a conveniência do gestor, é necessário consultar os inquilinos e ser claro na gestão financeira do condomínio, demonstrando onde o recurso será aplicado e como ele ajudará no equilíbrio das finanças.
3. Evite contrair dívidas com empréstimos
A justificativa para evitar esse tipo de obrigação é exatamente devido ao regime de juros, as altas taxas praticadas, em muitos casos, não são compatíveis com a real necessidade do empreendimento.
Logo, caso seja preciso gastar além do que os valores disponíveis em caixa, orienta-se convocar os inquilinos e discutir a possibilidade de divisão dos custos, por sua vez, isso minimiza os riscos de insolvência futura.
4. Organize e arquive todos os documentos
A rotina do controle financeiro em um condomínio é carregada de importantes registros. Contudo, é extremamente necessário a organização e arquivamento dos documentos físicos, como:
- Atas de reuniões;
- notificações gerais e avisos aos condôminos;
- relatório anual de receitas e despesas;
- notas fiscais de serviços tomados;
- certidões negativas do condomínio.
Documentos como esses, são dotados de informações importantes e diretamente relacionadas ao pleno funcionamento da unidade condominial, por isso, a necessidade de avaliá-los criteriosamente, classificá-los e arquivá-los de forma correta.
Além de serem cobrados periodicamente em reuniões com os condôminos, e na prestação contábil de contas, eles ainda podem ser exigidos em situações mais excepcionais, como, por exemplo, em demandas judiciais.
5. Reduza desperdícios
Outra prática de controle financeiro que possibilita efeitos positivos de curto prazo, é reduzir desperdícios. Gastos com energia elétrica, água e limpeza, prioritariamente, de áreas comuns, podem ser reduzidos se houver conscientização e colaboração de todos os usuários.
Para o longo prazo, pode-se investir em melhora estruturais que possibilitem maior eficiência energética e operacional, como sistema de captação de água de chuva e de energia solar.
6. Controle inadimplência
Uma queixa comum dos síndicos é a taxa de inadimplência nos condomínios. Um problema que tem se tornado um gargalo para a gestão.
Infelizmente, essa é uma questão à qual não se tem total controle, porém, existem formas de contornar a situação para fazer uma boa gestão financeira para condomínios.
O primeiro ponto para contornar a situação e ter controle sobre a inadimplência, é iniciar avaliando as contas passadas. Dessa forma, é possível levantar uma previsão no número de inadimplentes recorrentes. O déficit gerado pelo levantamento referente a esses condôminos, devem constar no planejamento. Assim fica mais fácil para que o síndico consiga fechar as contas de cada período.
Outra boa alternativa para reduzir o índice de inadimplência é tentar abaixar ao máximo a taxa condominial. No entanto, isso só será possível se houver um controle financeiro eficaz, pois é ele que possibilita a redução de custos e o controle de gastos corretamente.
7. Utilize um sistema de gestão
A tecnologia tem avançado bastante e pode ser uma ferramenta essencial para o condomínio, se tornando assim uma grande aliada nas demandas.
Alguns condomínios passaram a adotar plataformas digitais para auxiliar na gestão e pode suprir necessidades. Por exemplo: se comunicar com moradores, envio de boletos de pagamentos, disponibilizar prestação de contas mensal, documentações financeiras, entre outras.
Além de auxiliar nas demandas, é uma forma de prezar pela transparência na gestão, o que valida ainda mais a boa administração do síndico.
Dica bônus: Faça auditorias preventivas
O procedimento de auditoria consiste numa técnica que analisa e valida as finanças do condomínio. Isso é de vital importância para a transparência na prestação de contas, seja para a contabilidade, ou seja, para os próprios condôminos. Equivocadamente, todos pensam que a auditoria só é necessária quando há desconfiança dos interessados em relação às contas, até porque é uma medida que figura mais nessa situação. Contudo, ela pode corrigir erros de aplicação de recursos até então não identificados.
A auditoria deve ser feita sempre por um profissional independente, como um contador, e a adoção dessa medida é uma demonstração de preocupação dos recursos coletivos e de boa-fé.
Conclusão
Não há dúvidas que garantir um controle financeiro eficiente e comprometido com o condomínio assegura ao síndico e à administradora mais tranquilidade, além de beneficiar diretamente os condôminos que percebem reduzidas suas taxas e tem à disposição mais serviços qualificados.
Como você viu, os benefícios que resultam das boas práticas de gestão são inúmeros. Logo, para que essas medidas gerem os resultados esperados, elas devem ser colocadas em prática quanto antes.
Por fim, a gestão para condomínios é vista, cada vez mais, como uma atividade séria e extremamente profissional. Assim, não há como obter êxito nos resultados sem uma adequada qualificação, ferramentas de suporte eficientes e conhecimento sobre o tema.
Então agora é com você, síndico ou administrador. Estude, analise e execute as orientações aqui apresentadas e seja efetivo no controle financeiro do seu condomínio.
