Gestão da informação: qual a importância para sua empresa?

O que é gestão da informações?

Segundo Thomas H. Davenport (2000), autor e acadêmico norte-americano especializado em gerenciamento de informação e inovação de processos de negócios, o gerenciamento de informações consiste em processos, ou seja, é:

“um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas obtêm, distribuem e usam a informação e o conhecimento.”

Thomas H. Davenport

Quem faz a gestão da informação?

A gestão da informação deve ser feita preferencialmente por um sujeito da instituição que possua status de gerente e de forma a manter o controle e coordenação dos processos que compõem essa gestão. 

Podemos citar aqui alguns desses processos: 

  • escolha e conferência das fontes de coleta de informações (internet, sites governamentais, jornais); 
  • atualização, ou seja, o acompanhamento das novidades e mudanças de informações consolidadas e usadas na empresa; 
  • modo de distribuição e acesso, a quem é ou não imprescindível que tenha acesso a tal informação; 
  • decisão sobre a utilização das informações.

Esse último processo é o mais importante, pois todas as etapas anteriores convergem para que a utilização seja feita da melhor forma possível.

O que diz o Decreto Federal 10.278/2020?

Ano passado a gestão de informações ganhou uma grande aliada no seu processo de transformação digital, a lei 13.874/2019. 

O inciso X do Art. 3º dessa lei permite que os documentos que forem digitalizados ganhem o mesmo peso judicial e fiscal que os documentos originais (físicos). 

Porém, a falta de uma regulamentação impedia que esse processo fosse realizado pelas empresas. 

Isso foi modificado com a chegada, em março desse ano, do Decreto Federal 10.278/2020 (D10278).

Pois, este dispositivo veio regulamentar a lei e abrir as portas para a transformação digital das empresas e órgãos públicos para os benefícios de digitalização.

Ou seja, da conversão dos documentos em papel para o meio eletrônico (computador). 

Um dos principais motivos pela opção do manuseio de documentos em meio digital é a facilidade da sua busca e utilização. 

Para as empresas isso significa o aceleramento do processo de busca e análise de suas informações, dando efetividade para o gerenciamento e consequentemente assertividade para a tomada de decisões importantes, influenciando diretamente sua posição no mercado.

Principais benefícios da Gestão da Informação

Hoje umas das principais fontes de informações é o ambiente eletrônico, que representa um ganho para a cultura da informatização de uma empresa. 

Esta, que podemos entender como a capacidade que todos os envolvidos no cotidiano de uma empresa têm de estarem bem informados. 

A digitalização dos documentos empresariais aumenta essa capacidade, e vai mais além. Aqui apresentaremos 3 benefícios desse processo que ganham destaque a partir do Decreto.

1. Otimização dos processos operacionais. 

Muitas empresas ainda não possuem o hábito de digitalizar os documentos que utilizam em seu cotidiano, por estarem acostumadas ao trabalho com o documento físico, ou por falta de uma organização da gestão de suas informações. 

Ao compararmos estas com as empresas que optaram pela digitalização de seus documentos, conseguimos perceber que o custo dessa ausência de gestão custa tempo e, por mais que hoje em dia perder tempo signifique perda de dinheiro, temos aí mais do que isso, pois acesso à informação de forma ágil e segura também significa perda de oportunidades. 

Vejamos, uma vez em meio eletrônico os documentos podem ser acessados de forma simultânea por várias pessoas e sua busca pode ser feita apenas digitando seu nome no campo de busca de um programa ou sistema de pastas. 

Exemplo:

Em uma situação de alta demanda, em que uma empresa precise empregar mão de obra, e que o processo de contratação é feito por meio de entrega de documentação física e o RH da empresa perde o documento dos candidatos que foram aprovados, o tempo gasto com a nova solicitação de documentação para os candidatos pode significar o atraso de entrega de vários produtos. 

Esse caso é um de muitos exemplos de perda de tempo e oportunidades causados pela má gestão de documentos, onde a busca é feita através de armazenamento físico. Quanto maior e mais rápido for seu acesso a informações mais ágil será a sua produtividade. 

2. Segurança e integridade da informação.

É muito comum nas empresas a perda de documentos ou sua danificação por meio do manuseio direto deles pelos colaboradores, acarretando problemas e atrasos para a operação, às vezes irreversíveis. 

Ao reduzir a circulação desses documentos em suportes de papel, a digitalização evita ao máximo tanto a perda como o desgaste do suporte e garante maior integridade das informações contidas nele. 

A regulamentação vai além, e nesse sentido, estabelece uma parametrização do processo de digitalização, que traz maior uniformidade para os métodos de digitalização e a possibilidade de rastrear o documento e identificar “quem”, “quando” e “como” ele foi digitalizado. 

E a exigência do uso da tecnologia das assinaturas digitais para documentos que envolvem entes públicos pelos órgãos de fiscalização incentiva a criação de uma cultura de preservação da autenticidade, confiabilidade e integridade no tratamento de dados das empresas.

Evitando assim, que fraudes ou alterações não autorizadas ocorram, mitigando possíveis prejuízos para o negócio, como processos judiciais, multas ou penalidades administrativas.

3. Otimização dos custos financeiros

O terceiro e último impacto trata do ponto de vista financeiro. 

Pois, a ausência do processo de digitalização de documentos significa a manutenção dos custos com várias copias do mesmo documento e com o uso próprio ou terceirizado de espaço físico para armazenamento.

Hoje em dia é costume de algumas empresas terceirizarem o serviço de guarda de documentos físicos, gerando uma despesa apenas para essa etapa da gestão de documentos. 

Esse custo pode ser reduzido consideravelmente com a adoção da transformação digital.

Orientações finais

Para tanto é importante que a empresa saiba montar um planejamento correto de como será feita essa digitalização. 

Porque, além de ser um processo que deve seguir a regulamentação para ter validade judicial, ele precisa refletir a necessidade real da empresa. 

É recomendável que se faça primeiro a triagem da documentação, para que sejam identificadas as necessidades de guarda de documentos, exigidos pela legislação.

Casado também com as necessidades da empresa, a fim de que apenas os documentos que possuem obrigatoriedade e importância para o trabalho cotidiano e/ou tomada de decisão sejam armazenados. 

Isso ajudará a reduzir os excessos de digitalização ou o gasto com documentos que já ultrapassaram o prazo de prescrição (validade), erros que são bastante comuns e que geram gastos desnecessários para o negócio.

Gostou do nosso post? Então compartilhe com seus amigos:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on telegram

Sobre o autor

William Cosme

Membro da equipe de Serviços Especializados

Relacionados

Categorias

ㅤㅤ ㅤㅤ ㅤㅤ

Newsletter

Os melhores conteúdos do mundo contábil na sua caixa de e-mail! Preencha suas informações abaixo e inscreva-se:

Fale agora com um especialista
e entenda como podemos te ajudar: