As notas de débito são documentos essenciais para a oficialização, contabilização e detalhamento de despesas relacionadas à prestação de serviços.
Entretanto, o conceito e a forma de emissão ainda levanta uma série de dúvidas em gestores e proprietários empresariais.
Por isso, preparamos este artigo que irá explicar de forma simples e efetiva tudo o que você precisa saber sobre o tema a partir dos seguintes tópicos:
- Nota de Débito: O que é?
- Nota de Débito: Por que ela é tão importante?
- Nota de Débito: Como fazer a sua emissão?
- Conclusão
Nota de Débito: O que é?
A nota de débito, como o próprio nome sugere, é um documento emitido para oficializar a cobrança de um valor a ser pago quando o mesmo não é compatível com o modelo tradicional de emissão de notas fiscais, como os custos relacionados à prestação de serviços e não o pagamento do serviço propriamente dito, por exemplo.
Dessa forma, é comumente utilizado por negócios terceirizados, que tem como objetivo principal a prestação de serviços para outras empresas.
Diferentemente das notas fiscais, a Nota de Débito não tem caráter obrigatório, sendo assim, escolha facultativa da empresa que deverá analisar a necessidade e a viabilidade de emissão.
Isso porque a contabilização do valor em débito a ser recebido será feita no contas a receber, independente da emissão de nota de débito.
Entretanto, essa definição gera confusão, pois boa parte dos gestores não entendem a diferença entre custos e despesas e como elas afetam na contabilização do valor a ser debitado.
- Custos: São os valores diretamente ligados à atividade central da empresa.
- Despesas: São os valores que não estão diretamente ligados à atividade central da empresa, como o pagamento de contas de água e luz, por exemplo.
Para evidenciar a relação entre esses dois passivos e como eles afetam a contabilização do valor a ser pago, separamos a seguir um trecho da obra Imposto
de Renda das empresas — Interpretação e prática (IR Publicações: São Paulo, p. 777/778,
29.ª edição:
“Muitas empresas estão contabilizando incorretamente, como
recuperação de despesas ou custos, as receitas de prestação de serviços para outras empresas
do mesmo grupo. Assim, o departamento jurídico ou o centro de processamento de dados
estão em uma empresa e prestam serviços para outras empresas do grupo. As despesas e os
SRRF/1ª RF/DISIT
Fls. 12
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custos desses departamentos são rateados para as demais empresas do grupo mediante
emissão de notas de débitos.
A nota de débito não é um documento idôneo para aquela finalidade. A
nota de débito somente deve ser utilizada para transferir pagamento feito por uma empresa
em nome da outra. Assim, se a empresa A paga salários de funcionários registrados na
empresa B , a empresa A poderá emitir nota de débito para transferir o valor pago. O mesmo
acontece quando uma empresa paga duplicata sacada contra outra empresa.
No caso de rateio de despesas ou custos, por exemplo, do departamento
jurídico, entre várias empresas do mesmo grupo, o documento idôneo é a nota fiscal ou fatura
de serviço. O valor da operação deve ser escriturado como receita operacional, com
incidência das contribuições para o PIS/PASEP e COFINS, assim como do ISS, e não como
recuperação de despesas e custos.”
Seguindo as instruções acima e entendendo a finalidade real da nota de débito, será possível utilizar a mesma de forma correta e assertiva, quando necessária.
Por fim, é válido salientar ainda que a Nota de Débito não é tributada, pois não configura acréscimo patrimonial e a determinação está dada da seguinte forma no STJ (Superior Tribunal da Justiça):
“A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.
Destarte, o preços do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.
Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”
Nota de Débito: Por que ela é tão importante?
Como vimos anteriormente, a emissão da Nota de Débito não é obrigatória. Por isso, muitas pessoas desconsideram sua importância ou definem esse processo como desnecessário. Entretanto, ele é muito importante para evitar desvio de recursos financeiros da empresa, incidência de multas e fraudes.
Isso porque ter o detalhamento dos gastos é essencial para que não haja confusão de remuneração e indenização, conferindo à empresa prejuízos e problemas financeiros consideráveis.
Dessa forma, a Nota de Débito é essencial para tornar a relação interempresarial transparente e documentada, evitando de forma efetiva possíveis problemas relacionados ao controle e à contabilização de gastos externos à instituição.
Por isso, caso a sua empresa tenha relação direta com a contratação de serviços terceirizados, é fundamental considerar a emissão de um documento capaz de detalhar, especificar e oficializar o débito referente aos serviços prestados.
Além disso, a emissão da Nota de Débito pode ser utilizada para comprovar legalmente os gastos e reembolsos feitos em caso de autuação fiscal.
Nota de Débito: Como fazer a sua emissão?
Agora que você entende a importância da emissão da Nota de Débito, deve estar interessado em saber como fazer a sua emissão e as informações as quais devem constar no documento.
Em primeiro lugar, para evitar possíveis problemas fiscais e legais, é importante tomar alguns cuidados para a realização da emissão, tais quais:
- Registrar em contrato o reembolso de despesas
- Limitar os gastos apenas aos que são possivelmente comprovados e necessários
- Garantir que o valor das despesas não exceda o valor do serviço prestado
- Contabilizar os recursos de reembolso apenas em contas empresariais
- Sempre que possível, negociar o pagamento das despesas de forma direta com os fornecedores, sem intermédio
Sabendo dos cuidados necessários descritos acima e seguindo efetivamente cada um deles, podemos partir para a emissão da Nota de Débito propriamente dita, que deverá conter as seguintes informações:
- nome da empresa
- endereço (contendo bairro, cidade e estado da locação empresarial)
- CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas)
- data da emissão
- número do documento
- valor
- vencimento
- descrição de histórico
- descrição do gasto
- valor por extenso
Seguindo o modelo acima, basta preencher as informações necessárias e emitir o documento, seja de forma impressa ou digital.
Válido salientar ainda a importância de clareza e honestidade de informações, para evitar possíveis problemas legais e assegurar a transparência da relação interempresarial.
Conclusão
Por fim, esperamos que o nosso conteúdo tenha sido suficiente para te fazer entender o que é a Nota de Débito e os aspectos mais significativos sobre ela, bem como a sua importância e as informações necessárias para emissão.
Ademais, caso a sua empresa esteja apresentando dificuldades na gestão financeira de um modo geral, incluindo a emissão de notas de débito, é importante que você considere contratar um serviço capaz de melhorar significativamente a efetividade do setor financeiro do seu negócio.
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