8 práticas importantes para manter a organização de finanças em dia!

Uma preocupação constante na vida empresarial é o estado das finanças da organização, isto é, como anda o fluxo de caixa, se o pagamento das contas está em dia, entre outros. Para isto, é necessário tomar alguns cuidados, como não misturar as finanças pessoais com as contas da empresa, definir indicadores e cuidado com o manuseio do capital.

Não tomar estes cuidados podem causar diversos problemas no momento da organização de finanças da empresa. No entanto, basta que os gestores comecem a tomar medidas que mobilizem os esforços na direção de colocar as finanças da empresa em dia, antes que os problemas se tornem muito maiores do que são no momento.

Além de evitar esses problemas, ao se ter uma organização de finanças de qualidade na empresa, é possível fazer o levantamento dos custos, desperdícios, o nível exato de endividamento da empresa, como também, seus investimentos que não têm obtido os resultados almejados.

Já que ao se ter uma organização de finanças em dia na sua empresa traz tantos benefícios para a empresa, criamos este conteúdo para te ajudar a conhecer medidas práticas que irão ajudar a manter essa organização em dia. Além disso, essas práticas irão tornar o trabalho de organizar o setor financeiro, muito mais prático e eficiente.

8 práticas importantes para manter a organização de finanças em dia

A seguir tratamos de algumas práticas para manter a organização financeira em dia, mas primeiramente é necessário lembrar que é muito importante ter a certeza de estar rodeado de profissionais qualificados que irão garantir a eficiência na execução de suas atividades e tem o conhecimento necessário para aconselhar a gestão de forma correta, principalmente no setor financeiro, um dos setores mais delicados da empresa.

01. Tenha disciplina

Uma característica muito importante para todo empreendedor e gestor de uma empresa é a de cultivar a disciplina. De modo que, para se alcançar o sucesso em um objetivo, é necessário ter dedicação e o devido empenho. Assim como ao tentar se livrar de um vício é necessário ter uma constância e foco diário, para que se tenha sucesso e atingir os objetivos almejados.

Em grandes empresas, são definidos indicadores de desempenho, que tem a função de acompanhar a situação financeira da empresa. Esses indicadores são o faturamento, custos fixos, custo total, lucro nominal, margem de lucro e o nível de endividamento da empresa.

Enquanto empresas menores, de pequeno e médio porte, devem ter um acompanhamento desses indicadores com uma maior regularidade, sendo semanal, e por vezes até mesmo diária. 

Essa necessidade de uma maior frequência no acompanhamento dos indicadores se dá ao fato das pequenas e médias empresas serem mais frágeis financeiramente do que as grandes empresas.

A partir desse acompanhamento mais intenso, é possível observar as flutuações mais rapidamente, e contornando as situações logo que elas surgirem. Isto é, será possível identificar as mudanças no mercado mais rapidamente e tomar decisões de forma ágil.

#02. Separe o pessoal do empresarial

Não ter a separação entre as finanças pessoais e as da empresa é um erro muito básico, e ainda assim muito comum nas pequenas empresas. O que é muito comum é misturar as contas e lucro da pessoa física com os da pessoa jurídica.

Mesmo que unificar essas despesas seja uma tentação, devido a não ser necessário tanto trabalho, é necessário se organizar rigorosamente. Separando os recursos oriundos e destinados à empresa, daquele dinheiro que é reservado à vida pessoal.

Grande parte das empresas que apresentam essa característica de não separação de finanças são as empresas familiares, onde a família em si e o negócio pode se confundir bastante. Sendo então necessário determinar junto aos sócios os períodos e condições que deverão ser observados para realizar as retiradas, evitando a transferência do capital da empresa para o patrimônio pessoal.

#03. Conheça os prazos

Os prazos são imutáveis após o acordo, e assim devem ser respeitados, onde em casos de atrasos pode ocorrer a incidência de juros, gerando prejuízos para a empresa. Assim, conhecer e ter ciência de quais as restrições de prazos, as datas de recebimento e vencimento das contas é essencial para a organização de finanças.

Ignorar essa questão pode atingir e causar prejuízos em diversas áreas da empresa. Ao se ter um conhecimento concreto dos prazos, é um dos primeiros passos para se controlar o fluxo de caixa, estabelecendo prioridades para tudo que corresponde ao curto e médio prazo da empresa. Além das dívidas, que se conheça aquelas que são de curto prazo e serão liquidadas mais rapidamente.

#04. Defina um orçamento anual

Muitos investimentos da empresa necessitam de uma grande quantidade de recursos, e para analisar se será um investimento viável é necessário que seja feito um estudo.

Onde mesmo que se mostrem ótimas oportunidades, é necessário que sejam muito bem controlados e calculados, para que não se gere uma instabilidade no negócio. De modo que o gestor pode contratar um novo serviço, investir na expansão de um setor, ou outra forma de investimento, mas que respeite o orçamento anual definido.

Ao definir um orçamento anual, você irá se certificar que irá manter um valor limite para o investimento. E, já que essa quantidade já será reconhecida, será possível aplicá-la sem prejudicar a saúde financeira do negócio.

Para ser feita essa definição, é importante que seja feita uma reunião com todos os envolvidos, definindo o foco do investimento, os valores, objetivos e também alguns pontos importantes, para se entender que tudo está correndo, ou não, conforme o esperado.

#05. Promova uma gestão adequada dos fornecedores

A gestão dos fornecedores é uma das grandes preocupações do setor financeiro, ainda mais quando há muitos fornecedores. Pois pode se tornar um grande caos quando não for bem administrado.

Além disso, problemas no fornecimento causam impactos em toda a empresa, sejam esses problemas apenas atrasos na entrega ou má qualidade do produto. Sendo então importante se fazer uma análise completa dos parceiros, além de se garantir a manutenção de um bom relacionamento e gestão.

#06. Negocie as condições de pagamento

Além de uma boa gestão de fornecedores, é importante que se obtenha boas condições de pagamento. Se possível, devemos ajustar os prazos, negociar valores e parcelamentos, pois isso irá evitar que ocorra uma descapitalização de um valor significativo de uma só vez, ou ocorrerem prejuízos, como juros de atrasos.

Para isso, se deve avaliar quais as melhores opções para o setor financeiro da empresa, analisando todas as transações envolvidas e procurar por fornecedores de qualidade e poderem atender às suas necessidades.

#07. Tenha um bom controle de estoque e das movimentações financeiras

Outra prática essencial para quem quer ter uma boa organização de finanças na sua empresa, é criar o hábito de controlar rigidamente o estoque da empresa. Essa prática é importante para qualquer tipo de negócio, seja qual for o porte da empresa.

Isso se dá, devido ao acúmulo de produtos desnecessários na empresa que fazem com que se aplique uma verba alta em curto prazo. Sem contar que se não houver uma saída sincronizada com a compra, o próprio espaço físico para armazenar os itens pode apresentar custos altos que poderiam ser reduzidos.

Em contrapartida, ao não se ter um cálculo seguro da saída dos componentes e não se tem um abastecimento necessário, podem ocorrer perdas de vendas pela falta do produto.

Com um controle de estoque de qualidade, será estudada a saída de cada item, o tempo que se leva desde a geração do pedido de compra até a entrega e o custo envolvido.

#08. Use a tecnologia a seu favor

Os avanços tecnológicos trouxeram diversos benefícios para as pessoas nas mais diversas áreas, entre elas no trabalho, surgindo diversos softwares que facilitam diversas atividades, e até mesmo as automatizam. Além de se ter uma maior agilidade na execução de tarefas, se garante uma maior segurança nos cálculos, pois terá uma menor possibilidade de erros humanos.

Desses softwares temos uma grande variedade, desde os mais básicos, como as planilhas que auxiliam na organização e cálculos, até os programas desenvolvidos especificamente para a organização de finanças.

A partir deles é possível manter o fluxo de caixa sempre atualizado e organizado, com uma maior segurança dos dados sensíveis do setor, tudo isso com informações precisas e com uma menor possibilidade de erros de cálculo, simplificando toda a gestão financeira.

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Sobre o autor

Rui Cadete

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