A prestação de contas faz parte do balanço financeiro das empresas e deve ser realizada por todo gestor de forma transparente e clara.
A transparência é fator importante não somente para as questões financeiras e sim para todos os setores de uma organização que estejam relacionados entre si ou não.
Prestar contas é apresentar o relatório das transações da empresa. Ou seja, comprovar concretamente seus ganhos e gastos. E a partir disso, ter respaldo jurídico na comprovação das suas próprias despesas e receitas.
É através da prestação de conta que é possível visualizar itens essenciais para a gestão de uma empresa, como: o patrimônio líquido e bruto, além de passivos e ativos.
Trata-se de um documento detalhado de todas as transações econômicas da organização.
Você sabe mesmo o que é prestação de contas? Qual sua importância para uma boa gestão financeira? Sabe quais instituições financeiras precisam fazê-la?
Se não sabe como responder aos questionamentos acima, continue lendo e tire suas dúvidas.
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é a apresentação dos relatórios que contém as informações sobre transações econômicas de um determinado período.
Trata-se de um balanço financeiro obrigatório tanto para empresa como para entidades com o objetivo de demonstrar transparência nas transações financeiras.
Através desse relatório são documentados todos os dados financeiros da organização, das despesas à receitas, sendo assim expostos às entradas e saídas de valores de forma mais detalhada.
A prestação de contas determina o período da apresentação dos dados que é estipulado pela empresa. É comumente organizada para apresentação mensal ou anual.
Para validação jurídica, é necessário que se apresente toda a documentação original, uma vez que é ela que comprovará as despesas e receitas garantindo o valor jurídico à prestação de contas.
Esse tipo de relatório econômico e financeiro tem como objetivo demonstrar toda a movimentação financeira da organização, ou seja, mostrar aos interessados – sócios, diretores, acionistas, auditores – de onde vêm as receitas, quais são os gastos, o que há de reserva, além de permitir um planejamento para gastos e necessidades futuras.
Quem deve fazer a prestação de contas?
A prestação de contas é obrigatória tanto para empresas como para associações públicas ou instituições.
Por isso, é tão importante que os gestores dessas áreas saibam o que é prestação de contas e, principalmente, como montá-la em determinado período.
Sabendo disso, listamos algumas das instituições que possuem a obrigatoriedade de realizar a prestação de contas. Vejamos:
- Condomínios;
- Instituições públicas;
- Associações sindicais;
- Associações filantrópicas;
- Empresas que possuem sócios;
- Clubes de recreação;
- Cooperativas.
Nos sindicatos, cooperativas e condomínios, a prestação de contas deverá ser apresentada aos condôminos e também aos moradores e aprovada por maioria simples.
O processo de transparência em conformidade com o Art. 1348, VIII, do Código Civil, diz que a prestação de contas do condomínio é obrigatória e orienta que seja realizada no período anual.
Nesse caso, é de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão e essa prestação de contas deve ser feita durante assembleia-geral. Porém, embora seja de responsabilidade do síndico, não significa que toda a montagem e estruturação do processo de prestação de contas deve ser feita só por ele. Podem ajudar no desenvolvimento dessa documentação, a administradora do condomínio – se houver, o subsíndico e até mesmo moradores.
No caso de empresas e instituições são aprovadas em assembleias anuais, onde os membros são convocados via edital publicado em lugares públicos.
Estão isentas dessa obrigação: MEI – Microempreendedor Individual, Eireli – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada e EI – Empreendedor Individual.
Em quais casos a prestação de contas pode ser solicitada?
A lei prevê que não é obrigatório que se faça a prestação de contas fora do período de assembleias gerais que costumam ser organizadas uma vez por ano, mesmo que solicitada por um dos membros Mas, existem algumas exceções relacionadas com a solicitação da prestação de contas. Conheça algumas delas:
- O cônjuge recém-separado judicialmente, poderá enquanto aguardar a decisão sobre a partilha, pedir a prestação de contas ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens;
- A pessoa que paga um consórcio poderá solicitar uma prestação à administração do consórcio;
- O titular de uma conta-corrente poderá pedir à administradora de crédito uma prestação de contas referente aos encargos do cartão;
Vale reforçar que toda prestação de contas deve ser embasada em uma documentação original que comprove as transações financeiras da empresa. Sem essa documentação, a prestação de contas não terá respaldo jurídico, por isso é recomendável arquivar sempre os documentos necessários por pelo menos cinco anos, para evitar transtornos.
A importância da prestação de contas para as empresas
A transparência deve fazer parte de toda empresa ou projeto para que se alcance o sucesso. Isso porque a transparência possibilita ter uma visão mais ampla de seus ganhos e despesas, assim como oferece maior segurança jurídica em relação à vida financeira da organização. Também facilita identificar erros e corrigi-los o mais rápido possível sem que haja impactos negativos no negócio.
É através da prestação de contas que é possível ficar em dia com a saúde financeira e com as obrigações legais.
É com ela que a empresa passa a enxergar como seus recursos financeiros estão sendo utilizados, podendo assim tomar decisões estratégicas de investimentos ou corte de custos com base no número levantado por esse relatório.
5 segredos de uma boa prestação de contas
O segredo para uma boa prestação de contas está nos elementos essenciais que devem constar na sua elaboração.
Embora a prestação de contas tenha como objetivo detalhar receitas e despesas, ela também engloba de forma geral alguns outros itens que são essenciais para avaliar os resultados do negócio. Vejamos:
- Patrimônio bruto
Está diretamente relacionado ao total de ativos que a organização possui. Ou seja, o patrimônio bruto corresponde à soma entre bens e direitos que podem virar dinheiro vivo facilmente, como por exemplo, investimentos, máquinas, estoque, mobília, etc.
É um indicador bastante utilizado pelas companhias listadas na bolsa de valores que dispõe dessa informação obrigatoriamente em seus balanços patrimoniais.
- Patrimônio líquido
Abrange tudo o que a empresa tem e tudo o que ela deve, ou seja, os bens e direitos e as suas obrigações.
O patrimônio líquido é o valor real de uma empresa, uma vez que, além de considerar os bens e direitos, ele leva em conta as obrigações.
É também um dos principais indicadores para saber como as finanças vão. Ele representa a sua riqueza em um determinado momento, levando em consideração os valores ativos e passivos apresentados no balanço patrimonial.
- Ativos
É a parte positiva do balanço patrimonial que identifica onde os recursos da foram aplicados.
O ativo faz parte do patrimônio de uma empresa que corresponde aos bens e direitos que ela possui e que podem ser convertidos em dinheiro.
- Passivos
Passivo é o termo que especifica todas as obrigações e dívidas financeiras de um negócio. É visto como o saldo redutor dos lucros e do valor do patrimônio de uma empresa.
Quanto maior ele for o passivo de uma empresa, menos lucro terá o negócio.
- Receitas e despesas
As receitas são todo capital que entra proveniente da atividade operacional da empresa: venda de produtos, serviços, rendimentos de aplicações financeiras, cobrança de royalties, etc.
Já as despesas é o que se investe na administração da empresa e que não está ligado diretamente à produção dos bens ou serviços que serão comercializados. É considerado o “sacrifício” que a empresa tem de fazer para se manter funcionando, como pagamento do pró-labore, impostos, o aluguel da sala, material de escritório ou salários do pessoal administrativo.
O sucesso da prestação de contas está na forma que ela será estruturada. Embora ela tenha como base as transações financeiras – receitas e despesas, vários fatores podem interferir nos resultados da empresa e é fundamental que o gestor esteja atento a tudo isso.
Agora que já sabe sobre a importância e necessidade da prestação de contas, e quais são os elementos fundamentais dela, opte por implementar esse processo no seu empreendimento. Isso fará grande diferença para gestão e as decisões que devem ser tomadas em toda a vida empresarial!
