Saiba como regularizar e registrar um condomínio em 7 passos

Gerir um condomínio não é uma tarefa fácil, existem diversos desafios que devem ser vencidos para se ter sucesso e evite multas, e outras penalidades legais. Um desses desafios, principalmente quando se trata de um condomínio novo, é todo o trabalho para regularizar e registrar o condomínio. 

Esse pode ser ainda mais complicado ao se tratar de um síndico sem muita experiência, pois são necessários diversos documentos aos quais um gestor novo pode não estar tão familiarizado. Sendo necessários documentos que dependem da aprovação de diversos órgãos e por vezes são necessários antes mesmo da construção do prédio.

No entanto, é muito importante que se mantenha o condomínio regular, pois isso protege a todos e torna a gestão muito mais fácil. Além de colocar o prédio em conformidade com a lei, evitando assim diversos problemas futuros.

Para te ajudar com essa grande quantidade de documentos e processos, nós desenvolvemos esta publicação. Vamos conhecer melhor sobre o que se trata a regularização e o registro, sua importância e por fim vamos dar um passo a passo para servir de guia nesse desafio da gestão condominial.

7 passos para regularizar e registrar um condomínio

Para se poder ter um empreendimento seguro e de acordo com a lei, é necessário regularizar e registrar o condomínio junto aos órgãos competentes. Este é um processo muito burocrático, e por vezes demorado, no entanto essencial para evitar prejuízos e problemas judiciais causados pela ilegalidade da edificação.

Sendo burocrático, o processo de regularizar e registrar um condomínio envolve visitas a diversos órgãos, documentos que irão liberar a utilização do espaço, além de reuniões com os próprios futuros moradores do condomínio.

Para isso, é importante criar uma sequência de séries de condutas e aconselhável contratar empresas ou profissionais qualificados para auxiliar nas futuras necessidades que irão surgir

Ainda assim, podemos resumir esse processo em alguns passos para te ajudar no trabalho, de modo que seja muito mais eficiente. Vamos então conhecer cada um destes passos.

  1. Expedir o Habite-se

O primeiro passo para regularizar e registrar um condomínio é a expedição de um Habite-se, que se trata de um documento que deve ser solicitado na prefeitura pela construtora ou incorporadora.

Será neste documento que a prefeitura irá autorizar a ocupação e o uso da edificação recém-concluída. Isto é, esse documento explicita que o imóvel está em condições de habitação e pode ser utilizado, e ocupado.

Onde esta é a primeira etapa da regularização e registro do condomínio, até porque ele só pode ser ocupado, utilizado e habitado após a emissão desse documento junto a prefeitura.

  1. Inscrever as unidades no Cartório de Registro de Imóveis

Após a expedição do habite-se, temos o segundo passo para regularizar e registrar um condomínio, é o registro das escrituras definitivas das unidades no cartório de registro de imóveis.

Este registro irá garantir a seguridade da propriedade, pois servirá para individualizar a propriedade de cada um dos condôminos. Dando aos proprietários o direito sobre aquela unidade.

  1. Elaborar a Convenção de Condomínio

É muito importante que se tenha uma convenção de condomínio, sendo esta uma lei interna fundamental para o bom funcionamento da rotina do condomínio, pois é a partir dele que será feita toda a regulação de todas as relações.

Essa convenção é, na maioria das vezes, elaborada pelas próprias construtoras antes mesmo de finalizar a construção, sendo registrada uma minuta da convenção e seu regimento interno. No entanto para a sua aprovação, é necessária a assinatura dos proprietários de no mínimo ⅔ das unidades ideais.

Onde a construtora irá registrar uma minuta da convenção e do regimento interno do condomínio. Podendo ser alterada após a ocupação pelos condôminos, quando necessária, para que se adéque às normas às vontades dos moradores do condomínio. Para que essas alterações sejam aprovadas é necessário a aprovação de ⅔ dos titulares das frações ideais.

Por ser um documento complexo e importante para a regularização do condomínio, é aconselhável contar com um advogado especialista em direito imobiliário para auxiliar na redação da convenção.

De modo que apenas com a minuta da convenção pronta e com a assinatura de ⅔ dos proprietários titulares das unidades, que se é possível regularizar o condomínio junto ao Registro de Imóveis.

  1. Convocar a primeira assembleia 

Normalmente, a construtora ou incorporadora deverá convocar a Assembleia Geral de Instalação, cuja função é eleger o primeiro síndico e o conselho consultivo do condomínio.

Sendo nesta assembleia que ocorrerá todas as decisões relacionadas ao síndico, como o tipo de síndico, se haverá remuneração, quanto será a remuneração, quando houver, entre outros tópicos importantes.

Além disso, se a convenção ainda não tiver sido elaborada, se poderá escolher os membros que irão compor uma comissão para a sua redação, nesta assembleia. Ou também é possível incumbir essa tarefa ao síndico e conselho consultivo.

  1. Desmembrar o IPTU por unidade

Primeiramente, a edificação terá apenas um IPTU, que irá se referir ao terreno, sendo necessário solicitar à prefeitura o desmembramento do IPTU. Esse é um dos pontos necessários para regularizar um condomínio residencial.

Esse desmembramento irá possibilitar que o IPTU seja cobrado de cada unidade, conforme a fração ideal correspondente a unidade. Além disso, também existirá IPTU comum, que diz respeito às áreas comuns do condomínio, sendo classificados como despesa ordinária.

Esta solicitação, geralmente, deve ser feita à Secretaria de Finanças do município em que o condomínio está situado. Devendo ser solicitado após a obtenção do Habite-se, o registro da Convenção e a realização da primeira Assembleia.

  1. Registro do condomínio no Cartório de Registro de Imóveis

Com a convenção em mãos, é necessário que se faça o registro em cartório da convenção de condomínio e do próprio condomínio, no Cartório de Registro de Imóveis. Sendo assim uma forma de tornar legal tanto a convenção e regimento interno como o próprio condomínio.

  1. Inscrição do condomínio no CNPJ

Neste momento, é importante a inscrição do condomínio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, o que irá regularizar o condomínio ao nível federal. Sendo este um registro de fundamental importância para se poder manter uma relação com os funcionários, fornecedores e demais relações de trabalho.

Isso se dá pela importância do CNPJ para um condomínio, pois sem ele não existe de fato para terceiros, não sendo possível manter relações profissionais. Mesmo que o condomínio tenha inscrição no CNPJ, ele não é caracterizado como uma pessoa jurídica.

Apesar disso, ainda está sujeito a incidência, apuração e recolhimento de tributos federais que constam em lei. Podemos citar a folha de pagamento de salários como um exemplo, onde terá a incidência de impostos de renda e encargos previdenciários.

E com a inscrição do CNPJ do condomínio, ele também está inscrito automaticamente no INSS. De modo que se encontra regularizado tanto com a receita federal quanto com o INSS.

Outros pontos são de grande importância, como a criação de uma conta bancária para o condomínio através do CNPJ, onde será nela que haverá o depósito do pagamento das taxas de condomínio. Além disso, a definição de um responsável pela gestão, regulação das regras, condutas e divisão dos custos é necessário, e na maioria das vezes é atribuído ao síndico. Temos também que regularizar e registrar o condomínio, além de uma vantagem para a gestão, também é uma necessidade. Pois assim, grupos de moradores podem solicitar esclarecimentos sobre o processo de regularização junto a profissionais de qualidade.

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Sobre o autor

Rui Cadete

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