Sendo uma atividade muito comum em grande parte das empresas, o cadastro de produtos tem início com a atividade da empresa, seja ela varejo, atacado ou indústria. Nessa atividade é necessário definir qual será a destinação dos itens que serão inseridos, assim como a sua utilização, mercadoria para revenda, matéria-prima ou item para consumo.

No entanto, também é importante que não se esqueça do cadastro após a inserção dos dados. Como o cadastro de produtos tem uma função importantíssima no controle de estoque, evitar equívocos nesse cadastro é fundamental para que se possa ter o controle mais eficiente possível.

Para isso, é importante que se execute a Revisão de Cadastro de Produtos, de modo que se possa ter um cadastro adequado e que segue a estrutura mercadológica que reflete as necessidades da empresa, de acordo com seu modelo de negócio.

Esse cuidado irá evitar prejuízos para a empresa, causados por erros comuns como os impostos, dados do produto inseridos de forma incorreta, entre outros. Isso promove melhorias em diversas áreas do negócio, inclusive na obtenção de lucros.

Importância do cadastro de produtos e de sua revisão

De forma simples, o cadastro de produtos é qualquer sistema capaz de armazenar informações detalhadas sobre cada um dos vários produtos vendidos pela empresa. Deste modo, podem ser utilizadas planilhas eletrônicas ou mesmo tabelas de papel como formas de catalogar estes produtos.

A partir desta ferramenta, é possível que se tenha a tributação correta das mercadorias, onde o NCM é o identificador para determinar quais tributos irão incidir nas operações de entrada ou saída da empresa. As taxas mais comuns são: PIS, COFINS, IPI, IRPJ, CSLL e ICMS.

A legislação referente a esses impostos também abrange benefícios como a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária e imunidade. E após o fechamento das apurações e cálculos de tributos é quando são devidamente aplicados esses benefícios, e se pode verificar considerável abatimento nos valores a pagar.

Assim, é importante que se tenha atenção durante a inserção dos dados, para que se tenha os valores corretos cadastrados no sistema. A revisão de cadastro de produtos auxilia na identificação dos erros que podem ter ocorrido durante esse processo de cadastramento.

Além disso, permite que a empresa esteja em conformidade com a legislação, o que evita fiscalizações do fisco federal, estadual, as penas e sanções impostas a quem descumprir a lei.

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7 cuidados que você deve ter na Revisão de Cadastro de Produtos

Para garantir que a catalogação seja feita da forma correta, é necessário executar a Revisão de Cadastro de Produtos. A partir da revisão, podemos evitar prejuízos com a lucratividade da empresa, assim como ter insights gerenciais, oferecendo, assim, a oportunidade de fazer o controle do estoque e toda a circulação de mercadorias aos administradores.

A seguir, tratamos de alguns cuidados que se deve tomar na revisão de cadastro de produtos para evitar o surgimento desses problemas que podem afetar a empresa.

1. Definir um responsável pela inserção dos dados no cadastro de produtos

Antes mesmo de se iniciar o processo de cadastro, é importante que se defina um funcionário para ficar responsável pelo procedimento. Mesmo que seja necessário o envolvimento de várias pessoas, é essencial que se tenha um supervisor para acompanhar as demandas.

O responsável irá verificar se o cadastro está sendo feito da forma correta e uniforme para que não se desvie do padrão estabelecido pelos gestores. Portanto, ele deve ter pleno conhecimento de todas as etapas, para que possa orientar e conduzir de forma adequada.

É importante principalmente que o profissional tenha conhecimento da área fiscal, que irá influenciar diretamente a lucratividade do produto e o envio das obrigações fiscais corretas. Também é interessante que ele estabeleça os prazos para que sejam cumpridas as atividades em cada uma das etapas do processo. 

2. Se atentar a padronização dos produtos

Como dito no tópico anterior, os gestores irão definir um padrão para os cadastros de produtos, esse padrão será definido com base na estrutura mercadológica e as necessidades da empresa.

Para que o cadastro seja o mais eficiente possível, é necessário que, durante a revisão de cadastro de produtos, se atente aos padrões que foram estabelecidos. Sendo necessário que cada categoria de produto seja identificada, facilitando o cadastro do produto.

Algumas informações são essenciais para que se tenha um cadastro eficiente da mercadoria, são elas a que fazem a descrição completa do produto (peso, embalagem, sabor, código de barras, fornecedores, etc.).

Um padrão muito comum é o nome do produto, peso, tipo de embalagem e a marca do produto. Por exemplo: 

  • BATATA PRÉ-FRITA 500G PCT SADIA
  • EXT TOMATE 200 G CP QUERO

Sendo possível utilizar abreviações para facilitar a inserção dos dados, como podemos ver no segundo exemplo.

Como podemos ver, em ambos os exemplos, são adicionadas as características que diferenciam os produtos que podem facilitar a identificação dos produtos.

3. Checar a duplicidade de itens cadastrados

Um erro muito básico que pode causar problemas para a empresa, como a falta da mercadoria, é a duplicidade de itens cadastrados. Isso pode ocorrer devido a uma falta de atenção aos itens que já estão cadastrados no sistema.

Devido a isso, o controle do estoque e do inventário são afetados, ficando perceptível na Escrituração Fiscal digital (SPED ICMS), que contém os registros específicos para cada produto.

4. Verificar a vigência das tributações

Muitas das normas que definem as tributações sobre produtos possuem data de início e fim de vigência, e é muito importante que se esteja atento a esses prazos, para não se trabalhar com taxas defasadas.

É possível identificar por meio de auditores eletrônicos, e podem causar erros e advertências na validação e declaração acessórias eletrônicas, atraindo a atenção do fisco.

5. Analisar se há tributações incorretas

É muito importante que ao se executar a revisão do cadastro de produtos sejam analisadas as tributações, para que se possa notar aquelas que estão incorretas. Isso porque elas geram diferenças no recolhimento dos tributos para menor ou maior, onde a legislação que os rege possui hipóteses exclusivas para os cálculos de fechamento de algumas alíquotas.

Essas ocorrências podem gerar autuações e multas para a empresa, pois o fisco tem o direito de verificar os 5 últimos anos de movimentação fiscal da empresa.

6. Observar divergências relativas ao tipo do item

Outro ponto importante a se atentar é a atribuição de códigos que não abrangem apenas NCM, mas as empresas também são obrigadas a transmissão de EFD ICMS, onde existe o registro 0200 (tipo do item), no qual os itens devem ser codificados conforme a classificação a seguir:

00 – Mercadoria para Revenda;

01 – Matéria-Prima;

02 – Embalagens;

03 – Produto em Processo;

04 – Produto Acabado;

05 – Subproduto;

06 – Produto Intermediário;

07 – Material de Uso e Consumo;

08 – Ativo Imobilizado;

09 – Serviços (Comunicação/Telecomunicação);

10 – Outros insumos;

99 – Outros.

7. Utilizar ferramentas para validação dos dados fiscais

Com a Revisão de Cadastro de Produto, buscamos identificar aqueles equívocos que poderiam causar prejuízos para a empresa, a parte fiscal é uma dessas áreas. Onde se tem muitas tributações diferentes, com tributos que mudam constantemente, alterando a forma de cadastrar o produto e seu custo, assim como o preço.