Atualmente, há uma grande preocupação em profissionalizar ao máximo a atividade das gestão de condomínios. Ao contar com o auxílio da tecnologia, síndicos e administradores podem facilitar e otimizar os trabalhos realizados no dia a dia. 

Embora, esse novo modelo de gestão condominial, beneficie diretamente todos os usuários da unidade, levando facilidades e segurança, ainda, existem pessoas que mostram-se contrárias à essas soluções tecnológicas.  

Administrar um condomínio, seja residencial ou comercial, não é uma das tarefas mais simples, demanda conhecimento de gestão, legislação e certas habilidades específicas para tratar com clientes, inquilinos e usuários em geral.   

Diante disso, este post apresenta a proposta de implementação de sistemas de administração para condomínios, e desmistifica o tema para você que estuda colocar em prática em seu prédio. Veja!

Sistema de administração de condomínio, o que é?  

Em linhas gerais, pode-se dizer que um sistema é um conjunto de software, ou seja, é a interação entre vários programas que, no âmbito condominial, possibilita, automatizar os processos internos, com o propósito de otimizar o trabalho dos colaboradores, e trazer mais celeridade e precisão na execução das atividades, dispensando ferramentas ultrapassadas, como o uso de livros e documentos físicos. Além de facilitar o cotidiano de inquilinos e usuários do condomínio.     

Ao usar um sistema de administração, o gestor tem uma visão holística da unidade administrada, e pode acompanhar em tempo real: funcionários, prestadores de serviço, inquilinos, equipamentos e instalações. 

Vale destacar que, além de poderem ser instalados diretamente em um computador, os programas podem ser operados em nuvem. 

Logo, possuir mais de um software que se comunicam entre si na nuvem, significa dispor de um sistema de administração online, que permite ser acessado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, a qualquer tempo, e de qualquer lugar.  

Deste modo, justificado pela flexibilidade de acesso, os sistemas de administração que atendem à modalidade de cloud computing, ou seja, computação em nuvem, são extremamente vantajosos, uma vez que as barreiras físicas não são um problema. 

A importância de um sistema de administração e quais cuidados você deve ter  

É certo que novas tecnologias são criadas todos os dias, e essas soluções vieram para ficar e facilitar a nossa rotina. Por isso, a importância de contar com um bom sistema de administração é evidente: o foco é aprimorar e facilitar a gestão local. 

Contudo, há precauções que você deve tomar na escolha do seu sistema. Deve-se ter em mente que certas soluções que podem trazer muita confusão na rotina do prédio, um exemplo disso, são grupos de Whatsapp, que, embora, o aplicativo seja uma ótima ferramenta de comunicação e interação, ele pode ser um grande problema quando utilizado sem bom senso e sem critérios.

Já, quando é adotado um sistema específico para condomínios, esses problemas são eliminados, uma vez que, os diálogos são abertos a todos e as informações são transparentes, a diferença, é que tudo é mediado de forma precisa pelo gestor. 

Assim, quando o condomínio é gerido por um modelo profissional e possibilite transparência sobre os temas locais, a probabilidade é que tudo flua da melhor forma possível.  

Em síntese, poder contar com um sistema de administração de condomínios é primordial para uma gestão mais eficiente e organizada.

Os benefícios de um sistema de administração de condomínios 

Até aqui, você percebeu de uma forma genérica que um sistema de gestão condominial facilita a vida dos administradores e dos administrados. 

Todavia, este post pontua alguns benefícios diretos que um bom sistema de administração pode proporcionar ao seu trabalho de gestor. 

Confira!

1. Realização de cobranças e pagamentos

Com a adoção de plataformas tecnológicas, as finanças do condomínio passam a ser melhor controladas, registradas e programadas. Tudo pode ser centralizado em um único lugar e fica muito mais fácil realizar os pagamentos de funcionários, prestadores de serviços, bem como, realizar a cobrança das taxas aos condôminos.  

2. Emissão de boletos pelos próprios usuários

Essa ferramenta facilita muito a vida dos inquilinos, uma vez que, cada um pode acessar o portal financeiro do prédio e emitir seus boletos diretamente pelo sistema de administração.

3. Eficiência na comunicação 

Muitos sistemas oferecem ainda canais exclusivos para a comunicação entre a administração e os condôminos. Por meio desses canais, o síndico ou a empresa administradora, podem emitir comunicado, convocar reuniões e realizar votações sobre melhorias para a unidade condominial. 

4. Assembleias virtuais

A utilização de um sistema administrativo pode oferecer total possibilidade de realização de assembleias virtuais. Por lá é possível discutir pautas e até mesmo contar com suportes para realização de eleições 100% online.

5. Acesso personalizado para os condôminos

Ainda junto do tema de comunicação eficiente, muitas plataformas de gestão condominial oferecem a cada condômino acesso personalizado a essa ferramenta de gestão, por meio de logins e senha exclusiva, que permitem acesso às diversas áreas do empreendimento. 

Com isso, cada usuário desse sistema tem a liberdade de realizar ações de seu interesse na área virtual, e inclusive podem fazer denúncias e reclamações. 

6. Transparência na gestão  

A prestação de contas é uma das muitas responsabilidades de síndicos e de administradoras. Com um sistema de administração, essa função pode ser feita de maneira mais clara e transparente, uma vez que, todas as informações relativas à gestão do prédio são registradas. 

Desta forma, todos os interessados poderão ter acesso aos documentos como atas, balancetes, notas de serviço, boletos, dentre outros a qualquer tempo.

Essa vantagem da confiabilidade e facilita muito o processo de prestação de contas, que, por norma, é realizado nas assembleias do condomínio.   

7. Sigilo e segurança das informações

Nos últimos anos, ficou cada vez mais comum vermos notícias sobre ataques cibernéticos que provocam o sequestro, e também, o vazamentos de informações sigilosas de pessoas físicas e pessoas jurídicas. 

E essa onda crescente de ataques justifica a preocupação de muitos gestores condominiais com o sigilo das informações e a segurança de dados importantes, que precisam ser mantidos longe dos olhares mais maliciosos. 

Nesse contexto, os gestores têm encontrado nos sistemas de administração a solução para essas ameaças virtuais. Com o uso dessa ferramenta os síndicos e as empresas administradoras conseguem armazenar dados e informações valiosas de forma eficiente, segura e online. Minimizando significativamente o risco de extravio de documentos importantes.  

Além do armazenamento em nuvem já mencionado aqui, existem muitos sistemas que contam com criptografia do provedor do serviço, o que dá mais tranquilidade a todos os usuários, já que os dados estão devidamente protegidos no sistema. 

8. Gerenciamento das áreas comuns

Por meio de um sistema de administração todas as reservas dos espaços de uso comum podem ser realizadas totalmente online, dispensando a necessidade de mão de obra para este serviço.  

A utilização dessa ferramenta impede mal entendidos, como por exemplo, que dois moradores agendem seus compromissos para o mesmo dia e horários. 

A disponibilidade de quadras, churrasqueiras, salões de festas, salas de reuniões e outros espaços ficam visíveis a todos. Afinal, reservar um espaço no seu condomínio precisa ser uma tarefa simples. 

Como escolher um sistema para o meu condomínio?

Agora que você já viu o tanto de benefícios que um sistema de administração de condomínios pode gerar, é hora de acertar na escolha. 

Vale lembrar, que os benefícios citados aqui, são apenas exemplificativos, ou seja, existem muitos outros benefícios que um bom sistema pode trazer. 

Ademais, para acertar na escolha do sistema do seu condomínio, é preciso estar atento a alguns pontos. E considerando ainda a grande variedade de sistemas oferecidos no mercado é preciso ter informações sobre cada um e associar as necessidades reais do seu prédio. 

Veja abaixo algumas dicas que ajudaram a você fazer a escolha certa, e torne sua rotina de gestor mais prática e segura:

  • Faça uma busca na internet;
  • Verifique se há muitas reclamações sobre o sistema em questão;
  • Solicite apresentação do sistema;
  • Dê preferência para sistemas de uso online.

Ao seguir as orientações deste artigo, você poderá usufruir de todos os benefícios que um adequado sistema de administração de condomínios pode oferecer. Sobretudo, na redução dos problemas e na otimização do seu trabalho como síndico ou administrador terceirizado, promovendo uma gestão muito mais profissional.