Assessoria à sua equipe de contabilidade interna: você já pensou sobre isso?

A contabilidade é essencial para a manutenção de uma empresa no mercado, para a tomada de decisões e para uma boa saúde financeira.

Portanto, ela necessita ser bem estruturada, com informações ágeis, confiáveis e de qualidade.

Internalizar, sim ou não?

De tempos em tempos entramos em uma discussão com alguns empresários, se internalizar a sua contabilidade, é uma estratégia assertiva em relação a sua empresa.

E nos deparamos com várias questões que precisam ser amplamente pensadas para que essa tomada de decisão não se torne um problema futuro.

Elencaremos abaixo algumas delas e alternativas que possam auxiliar nessa decisão.

Redução de custos? Será mesmo?

O que primeiro ouvimos é que haverá uma redução de custo. Será mesmo?

Quando você faz as contas sobre quanto gastará para que isso aconteça, você leva em consideração o salário de pessoal, os encargos, férias, 13º salário e benefícios agregados?

É necessário realizar esse cálculo corretamente, que contemple todas as remunerações, para uma análise assertiva.

Que software utilizar?

Outro ponto a observar diz respeito ao software especializado para essa finalidade.

Nos dias de hoje, é imprescindível que toda empresa faça uso de um bom sistema de gestão empresarial no mínimo com o módulo financeiro, que proporcione um controle interno adequado e eficaz para o Contas a Pagar, Contas a Receber, Conciliação Bancária e outros.

Fornecendo dados para se extrair um fluxo de caixa, e que este, seja analisado diariamente, apto a auxiliar nas tomadas de decisões.

Além do módulo financeiro, requer que se obtenha o módulo contábil, que atenda perfeitamente a todas as obrigações que a legislação brasileira nos impõe.

Com isso, é primordial incluir na contabilização do custo, além da aquisição desses módulos, o valor pago mensalmente para sua manutenção, uma vez que há mudanças constantes na legislação e consequentemente, adaptações a serem feitas no sistema.

A agilidade com que esse parceiro de software atende às necessidades da empresa, reage às mudanças e disponibiliza as versões atualizadas, diz muito sobre o valor que você vai desembolsar.

Equipe atualizada e capacitada

Também é preciso que se tenha assinatura de portais, como um serviço para colaborar junto a equipe, em alguma possível dúvida em relação à nossa complexa legislação, consultas que são indispensáveis no dia a dia, aprimoramento do conhecimento técnico e pesquisas.

Incluindo ainda nesse item, é importante contabilizar o valor que será investido no treinamento constante da equipe.

Não é simples acompanhar todas as mudanças e novidades que surgem, se não tiver uma equipe altamente atualizada e capacitada.

Foco e segurança

Outro ponto a ser destacado, que não é a princípio monetário, é você manter dentro do seu negócio, uma área que não diz respeito ao seu objetivo fim como sociedade.

É algo que você, não sendo contador, não entende de forma profunda, e com isso, não consegue gerir da forma mais adequada a equipe e os processos, precisando acreditar que o profissional a quem recorre na sua empresa, está lhe fornecendo a informação mais apropriada.

Diante dos custos levantados ainda assim alguns empresários decidem por manter interna a sua contabilidade.

E, uma forma de trazer mais segurança ao processo, é contratar uma assessoria contábil externa, para garantir que de fato está se utilizando as melhores práticas, fazendo corretamente os processos, e sendo uma equipe a mais a se preocupar com os seus negócios, utilizando-se de uma inteligência coletiva para encontrar soluções.

Essa empresa de assessoria terceirizada na área contábil, por sua vez, normalmente domina a área contábil, afinal, é o negócio dela:

  • entender de contabilidade;
  • das áreas fiscais, tributária e pessoal;
  • discutir sobre legislação;
  • se atualizar nessa área;
  • buscar as melhores soluções e ferramentas;
  • trocar ideias com pessoas do mesmo ramo que dominam o assunto.

Benefícios

Destacamos a seguir algumas das atividades que a assessoria contábil externa pode contribuir com empresas que possuem contabilidade interna:

  • Oferece uma visão externa, sem vícios nem ideias pré-concebidas, dando independência na visão de processos e pessoas;
  • Validação das movimentações financeiras, sendo representadas nos registros contábeis;
  • Acompanhamento junto à equipe, das entregas realizadas ao fisco;
  • Validação da melhor forma de tributação, com conhecimento técnico de outras empresas do mesmo ramo de atividade e do mercado, e as possibilidades previstas na legislação;
  • Análises sobre vantagens em alternativas legais de tributação, suporte técnico-contábil em novos negócios e transações, capacidade técnica e disponibilidade para atuar como verdadeiro consultor;
  • Validação das obrigações acessórias e acompanhamento da regularidade fiscal;
  • Contribuição em relação a áreas não desempenhadas internamente na empresa, como alterações contratuais (contratos, aditivos, atas), cisão, fusão e incorporação, revisão de cadastro de produtos, planejamento tributário e outros;
  • Incentivo para tomada de novas decisões – as conclusões dos trabalhos das assessorias são mais racionais, enquanto os envolvidos diretamente com as empresas tendem a tomar decisões mais emocionais e políticas;
  • Disponibilização de mais ferramentas tanto para fazer comparações com a realidade de outras empresas na mesma área de negócio, como para realizar cruzamentos de dados com os fiscos;
  • Treinamento para a sua equipe contábil operacional, sobre diversos temas
  • Revisão de controles internos para maior segurança e qualidade nos processos

Todos esses exemplos são processos agregados por uma empresa externa de assessoria à sua contabilidade interna, que ajudará a minimizar irregularidades e garantir uma maior segurança.

Além de enriquecer e muito as discussões e fortalecer às tomadas de decisão!

Afinal, qualquer deslize na área contábil, pode acarretar prejuízos relevantes.

É a união do trabalho da equipe interna com o know-how e experiência externa. Isso forma uma ótima casadinha não acha?

Pense nisso!

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Sobre o autor

Anna Karenina

Contadora, Sócia e Diretora da Rui Cadete

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