Quando o assunto é administrar uma empresa de forma eficiente e estratégica, entender o “custo de funcionário” é fundamental. Esse valor não se resume apenas ao salário do colaborador, mas engloba uma série de custos adicionais que podem afetar diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira do seu negócio.

Neste post, vamos explorar de forma clara e descomplicada como calcular e planejar o custo de um funcionário dentro do orçamento da empresa.

Vamos entender o custo de funcionário?

O custo de um funcionário vai além do salário que ele recebe mensalmente. Esse valor inclui diversos encargos trabalhistas obrigatórios, como INSS, FGTS, 13º salário e férias, que são essenciais para garantir que o colaborador esteja em conformidade com a legislação. 

Além disso, a empresa também arca com os benefícios oferecidos ao colaborador, como vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e outros. Esses custos são necessários para manter um bom ambiente de trabalho e garantir que o colaborador tenha os recursos que precisa para desempenhar suas funções de forma eficiente.

Além dos custos diretos, existem também os custos indiretos, como a manutenção do ambiente de trabalho, a compra de equipamentos e tecnologias necessárias para a execução das funções e o investimento em treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. 

Embora muitas vezes não sejam tão visíveis, esses custos são fundamentais para garantir que a empresa tenha uma equipe qualificada, motivada e capaz de gerar bons resultados. 

Somar todos esses custos ajuda a ter uma visão clara de quanto cada colaborador realmente custa para a empresa e facilita o planejamento financeiro, garantindo que o orçamento seja equilibrado e eficiente.

Principais componentes do custo de funcionário

A primeira etapa para entender o custo de funcionário é saber o que entra nessa conta. Vamos dividir os custos principais:

1. Salário bruto

O salário bruto é o valor acordado entre a empresa e o funcionário antes das deduções, como impostos e contribuições. Esse valor é pago diretamente ao colaborador e é a base do cálculo para o custo total.

2. Encargos trabalhistas

Os encargos trabalhistas são os valores que a empresa deve pagar ao governo, relacionados ao vínculo empregatício. Alguns dos principais encargos são:

INSS patronal

A contribuição do empregador para a previdência social, que corresponde a uma porcentagem sobre o salário.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é outro custo obrigatório, representando 8% do salário do trabalhador.

13º Salário

Pagamento adicional feito no final do ano, correspondente a um salário extra.

Férias

Todo funcionário tem direito a 30 dias de férias anuais, com remuneração adicional.

Vale-transporte

Muitas empresas oferecem vale-transporte para que os colaboradores possam se deslocar até o trabalho.

3. Benefícios

Além dos encargos trabalhistas, muitas empresas oferecem benefícios adicionais para atrair e reter talentos, além de proporcionar uma melhor qualidade de vida ao funcionário. 

Entre os benefícios mais comuns estão o vale-refeição ou alimentação, que ajuda nas despesas com alimentação, especialmente em empresas onde a jornada de trabalho é longa ou não há refeitório. 

O plano de saúde também é muito oferecido, proporcionando cuidados médicos para o funcionário e sua família, garantindo bem-estar e segurança.

Além disso, muitas empresas oferecem plano odontológico, seguro de vida e auxílio-creche. 

O plano odontológico complementa o pacote de saúde, oferecendo desde consultas básicas até tratamentos mais complexos. O seguro de vida visa garantir segurança financeira em casos de imprevistos, e o auxílio-creche apoia pais no cuidado com seus filhos, permitindo maior foco no trabalho. 

Esses benefícios representam custos adicionais que devem ser considerados no cálculo do custo de funcionario total de cada funcionário, impactando diretamente o orçamento da empresa e sendo fundamentais para um planejamento financeiro estratégico.

4. Custos indiretos

Além dos custos diretos, como salários e benefícios, também existem custos indiretos associados ao empregado, como:

Treinamento e capacitação

Investir em treinamento e capacitação garante que os empregados estejam qualificados para suas funções. Isso envolve custos com instrutores, materiais e, às vezes, deslocamento e hospedagem..

Equipamentos de trabalho

Como computadores, móveis, celulares e outras ferramentas necessárias para o desempenho das funções.

Espaço físico

O aluguel de um espaço para a empresa e para os funcionários, incluindo custos de energia, água, internet, etc.

Como calcular o custo de funcionário

Agora que entendemos o que compõe o custo de um funcionário, vamos aprender como fazer esse cálculo de maneira prática. Para calcular o custo total de um funcionário, é necessário somar todos os itens mencionados acima.

Passo 1: calcule o salário bruto

O primeiro passo é determinar o salário bruto do colaborador. Vamos imaginar que o salário bruto de um funcionário seja de R$ 3.000,00.

Passo 2: some os encargos trabalhistas

Em seguida, calcule os encargos trabalhistas, considerando o INSS, FGTS, 13º salário e férias. Para facilitar, vamos supor que o custo de funcionario com encargos seja em torno de 40% do salário bruto. Para o salário de R$ 3.000,00, esse valor seria de R$ 1.200,00.

Passo 3: some os benefícios

Agora, adicione os benefícios oferecidos pela empresa. Vamos supor que a empresa ofereça R$ 500,00 em vale-refeição, R$ 200,00 de plano de saúde e R$ 100,00 de vale-transporte. O total de benefícios seria de R$ 800,00.

Passo 4: inclua os custos indiretos

Por fim, inclua os custos indiretos, como treinamento e equipamentos. Vamos supor que o custo anual com treinamento seja de R$ 1.200,00 e com equipamentos, R$ 500,00. Dividindo esse valor por 12, temos um custo mensal de R$ 141,67.

Cálculo final:

Portanto, o custo total mensal desse funcionário seria de R$ 5.141,67. Esse valor deve ser considerado quando você planeja o orçamento da sua empresa e decide quantos colaboradores pode contratar.

Planejamento do orçamento: como incluir o custo de funcionário

Agora que você sabe como calcular o custo de funcionário, é hora de planejar o orçamento da sua empresa. Planejar o orçamento é essencial para garantir que sua empresa não comprometa sua saúde financeira.

1. Avalie a necessidade de contratação

Antes de contratar um novo funcionário, avalie se ele é realmente necessário para a operação da empresa. Pode ser mais vantajoso em determinados momentos contar com terceirizados ou aumentar a carga de trabalho dos colaboradores existentes.

2. Projete o custo total de funcionários

Para manter o fluxo de caixa saudável, projete o custo total com funcionários para os próximos meses. Isso inclui salários, encargos, benefícios e outros custos relacionados, e deve ser comparado com a receita da empresa para garantir que ela possa arcar com esses custos.

3. Ajuste o orçamento consoante as mudanças no mercado

Fique atento às mudanças na legislação trabalhista e no mercado em geral. Isso pode influenciar o custo dos funcionários, seja pelo aumento do salário mínimo, ajustes em benefícios ou aumento nos encargos trabalhistas.

4. Fique de olho nas despesas variáveis

Ajuste o orçamento conforme as necessidades da empresa e do mercado. Não é raro que o custo de funcionários tenha variações, como a contratação temporária, aumento de horas extras, entre outros.

Conclusão

Compreender o custo total de um funcionário é importante para a saúde financeira de qualquer empresa. Esse entendimento permite uma gestão mais eficiente dos recursos, evitando surpresas no fluxo de caixa e garantindo que todos os encargos, benefícios e despesas adicionais sejam contemplados no planejamento orçamentário. 

Saber calcular corretamente o custo de cada colaborador ajuda não só na tomada de decisões estratégicas, mas também na manutenção de um ambiente de trabalho equilibrado e sustentável.

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