- Digitalização de documentos: O que é?
- Como a digitalização de documentos é feita?
- 8 motivos para fazer a digitalização de documentos na sua empresa
- Conclusão
- Sobre a empresa
Digitalização de documentos: O que é?
A digitalização de documentos, como o próprio nome sugere, é o processo que se dá pela criação de uma versão online para um arquivo impresso já existente.
Ou seja, trata-se da conversão efetiva de documentos analógicos para documentos que serão digitalizados e armazenados no meio tecnológico.
Ao contrário do que muitos pensam, documentos digitalizados e documentos digitais não são a mesma coisa. Isso porque os documentos digitais possuem origem no meio eletrônico, e sua validade é assegurada por meio de um certificado digital. Em contrapartida, os documentos digitalizados possuem origem no meio físico, e são documentos impressos convertidos para uso e armazenamento no meio digital.
Assim como nos documentos digitais, os documentos digitalizados também precisam de assinatura eletrônica e certificado digital para ter validade legal perante a justiça brasileira.
Por isso, é fundamental se ater à realização das assinaturas e aos certificados digitais, evitando possíveis intercorrências e irregularidades judiciais.
Em suma, podemos dizer que o processo de digitalização de documentos surgiu como uma alternativa de conversão, e tem como objetivo principal a facilitação do uso e armazenamento de dados empresariais, gerando impactos extremamente positivos para a rotina corporativa.
Como a digitalização de documentos é feita?
Para evidenciar a ocorrência desse processo, mostraremos a seguir como a digitalização de documentos é feita.
Colete os documentos que serão digitalizados
Em primeiro lugar, é necessário reunir todos os documentos que você deseja digitalizar e armazenar no meio digital.
É importante se ater durante todo esse processo, para garantir que documentos importantes não sejam extraviados ou esquecidos.
Faça o reparo dos arquivos
Os arquivos impressos são muito mais suscetíveis a danos gerais, tendo em vista a fragilidade dos materiais.
Por isso, sempre que necessário faça o reparo dos arquivos, amenizando danos físicos e retirando qualquer material desnecessário a eles, como clipes organizadores.
Faça o escaneio dos documentos
O processo de escanear documentos é o que vai possibilitar a digitalização dos mesmos com qualidade aceitável.
Para isso, conte com uma máquina efetiva e garanta que o escaneio de arquivos seja efetivo.
Classifique e organize os documentos no meio digital
Após escanear os documentos, é hora de classificar os arquivos no meio digital e possibilitar a fácil localização dos mesmos a partir de datas, nomes e demais características capazes de diferenciar os mesmos.
Assim, além de organizados e condizentes com a sua origem, a identificação dos documentos será muito mais fácil.
Por outro lado, você também pode contar com a ajuda da tecnologia para a automatização desse processo. Atualmente, há uma série de sistemas especializados disponíveis, capazes de garantir otimização e mais segurança na digitalização de documentos.
8 motivos para fazer a digitalização de documentos na sua empresa
Agora que você já sabe o que é e como o processo de digitalização de documentos funciona, podemos partir para o ponto principal do nosso artigo: 8 motivos para fazer a digitalização de documentos na sua empresa.
1. Promove a organização de arquivos
A organização de documentos é fundamental para garantir que os mesmos sejam facilmente identificados quando necessários, além de reduzir significativamente perdas e extravios.
Ao contar com documentos digitalizados a organização de arquivos é promovida significativamente, tendo em vista as possibilidades de armazenamento e classificação de dados que só o meio digital é capaz de oferecer.
2. Garante a segurança de dados
Como bem sabemos, a segurança de dados empresariais é fundamental para a sucessão de um negócio, tendo em vista a necessidade de confidencialidade dos mesmos.
Ao contar com armazenamento digital, é possível garantir a confidencialidade de arquivos a partir de senhas e sistemas que não podem ser acessados por todo mundo.
Dessa forma, os arquivos ficam mais seguros tanto em relação ao acesso de pessoas quanto aos danos físicos que materiais impressos poderiam sofrer.
3. Reduz o desperdício de papel
O uso excessivo de papel é uma característica indesejável para empresas que desejam contribuir com o meio ambiente e reduzir a incidência de desperdícios, produção de lixo e uso excessivo de matéria prima.
Ao investir na digitalização de documentos o uso de papel é significativamente reduzido, assim, reduzindo também o desperdício do mesmo.
4. Gera aumento da produtividade
Por ser um processo que gera facilidade de identificação de documentos e demais aspectos relacionados a eles, o tempo empresarial é melhor administrado.
Dessa forma, o tempo que antes era destinado a consulta e ao cuidado de documentos físicos agora poderá ser direcionado para outras atividades e demandas, o que gera um aumento significativo da produtividade e a melhor utilização das horas corporativas.
5. Facilita a identificação e o armazenamento de documentos
Como já dissemos anteriormente, o processo de digitalização possibilita que os documentos sejam armazenados e identificados com muito mais facilidade.
Isso porque a classificação e separação dos mesmos de acordo com data, nome e natureza possibilita o melhor uso possível dos dados, além de facilitar o alcance e permitir que o mesmo seja feito de qualquer lugar do mundo.
6. Reduz a necessidade de espaços físicos
Os espaços físicos destinados ao armazenamento de documentos são grandes demandas empresariais, tendo em vista a necessidade de existência dos mesmos.
Com a digitalização de documentos a necessidade desses espaços fica reduzida ao armazenamento de arquivos estritamente necessários, possibilitando melhor aproveitamento e uso dos espaços físicos existentes.
7. Facilita a rotina empresarial
Em decorrência de todos os outros motivos aqui já apresentados, a rotina empresarial de um modo geral também é facilitada e melhorada, o que gera melhor clima organizacional para a empresa e maiores níveis de sucesso.
8. Promove maior integração entre diferentes setores
Por último, mas não menos importante, a integração entre os diferentes tipos de setores empresariais também é um motivo significativo para realizar a digitalização de documentos.
Isso porque o fácil acesso aos documentos em um mesmo sistema possibilita uma melhoria da comunicação, promovendo a integração e facilitando o contato entre diferentes setores.
Conclusão
Após a leitura completa do nosso conteúdo, esperamos que você tenha entendido o que é o a digitalização de documentos, como esse processo é feito, sua importância e os motivos apresentados para realização do mesmo na sua rotina empresarial.
Esperamos também que as informações aqui fornecidas sejam úteis na rotina da sua empresa, facilitando e melhorando os seus resultados.
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