A garantia da saúde financeira é fundamental para a vitalidade empresarial e depende de uma série de fatores.
Dentre tais fatores esta a gestão efetiva de despesas, a qual você poderá conhecer melhor e entender como simplificar ao decorrer do nosso conteúdo.
Gestão de despesas corporativas: o que é e a sua importância
A gestão de despesas corporativas é uma estratégia administrativa que tem como objetivo principal organizar, classificar e planejar todos os gastos decorrentes dos processos produtivos e do dia a dia empresarial.
Sendo assim, todos os custos e despesas são documentados, registrados e organizados de acordo com suas origens, necessidades, frequência, etc. Para isso, é necessário deter de conhecimentos técnicos específicos e legais, para que todo o processo seja feito de forma assertiva, atendendo as leis vigentes e a política interna empresarial, evitando problemas fiscais e financeiros gerais.
Como exemplos de despesas que podem ser gerenciadas por este serviço, podemos citar: custos com transporte, alimentação e hospedagem de colaboradores; materiais de escritório; manutenção de maquinários, consertos e aquisição de novas tecnologias; treinamentos; materiais de proteção, como máscaras; materiais de limpeza; contas de água, luz, internet, tv, etc.
Enfim, os exemplos são diversos e muito quantitativos, e representam boa parte da totalidade dos passivos corporativos. Por isso, é fundamental contar com uma gestão capaz de administrar tais gastos, garantindo que os valores não sejam excedidos, evitando possíveis desperdícios e mantendo a saúde financeira do negócio.
Dessa forma, além de listar, classificar, ordenar e detalhar os gastos, a gestão de despesas também é responsável por definir opções para o pagamento dos mesmos a partir de estratégias que melhor se adéquam às necessidades da empresa.
Por isso, a gestão de despesas é fundamental para toda e qualquer empresa que deseja contar com um gerenciamento financeiro efetivo, gerando estabilidade financeira e reduzindo a incidência de prejuízos significativos os quais podem comprometer a vitalidade da empresa.
Além disso, a gestão também tem como objetivo o aumento do lucro a partir da melhor utilização dos recursos financeiros, que acrescentam e muito ao montante geral empresarial, elevando o nível corporativo e possibilitando uma evolução progressiva.
Válido salientar também que este serviço costuma ser executado nos setores financeiros ou de RH, dependendo das políticas empresariais internas e da formação dos profissionais presentes.
Isso porque, como dito anteriormente, é necessário ter conhecimentos específicos para a execução correta desse processo, o que demanda a atuação de profissionais especialistas e a documentação da política de gastos bem definida, que irá orientar e basear toda a gestão.
Benefícios da gestão de despesas corporativas
Agora que você já sabe o que é e a importância da gestão de despesas corporativas, podemos fundamentar ainda mais a sua necessidade a partir dos benefícios decorrentes da mesma.
Dentre todas as vantagens existentes, podemos citar como as principais:
- Controle de custos: os profissionais responsáveis pela gestão fazem uma análise geral dos gastos, definindo os que são realmente necessários à execução da atividade empresarial e do processo produtivo, controlando os valores de forma efetiva.
- Redução de desperdícios e problemas financeiros: com a análise completa dos gastos, há a identificação de desperdícios cometidos e uma redução significativa dos mesmos, a partir do melhor direcionamento de recursos. Além disso, problemas financeiros como atrasos de pagamento, uso indevido de dinheiro, gastos desnecessários e prejuízos são quase anulados.
- Aumento da produtividade: como a gestão é responsável por facilitar e melhorar os processos financeiros gerais, há um reflexo positivo em toda a cadeia produtiva, aumentando significativamente a eficiência de trabalho e facilitando a rotina empresarial.
- Maior satisfação dos colaboradores: tendo em vista a agilidade e a melhoria dos processos, há o aumento da satisfação dos colaboradores envolvidos, o que também gera maior engajamento e eficiência de trabalho.
- Ganho de vantagem competitiva: por contar com estratégias financeiras efetivas, a empresa que implementa a gestão de despesas corporativas ganha destaque no mercado de inserção e apresenta vantagem competitiva em relação à concorrência.
A partir dos benefícios listados acima, fica fácil entender como a gestão de despesas corporativas pode ser essencial para a evolução e manutenção de um negócio. Entretanto, muitos proprietários e/ou gestores acham esse processo complexo e abrem mão da sua implementação.
Para te ajudar nesse processo, descreveremos a seguir 7 formas de simplificar a gestão de despesas corporativas.
7 formas de simplificar a gestão de despesas corporativas
- Conheça a sua empresa de atuação
Em primeiro lugar, para gerenciar efetivamente os gastos de uma empresa é necessário conhecê-la.
Por isso, entenda a sua empresa de atuação, estudando as políticas internas da mesma, conhecendo a rotina empresarial e produtiva, visitando os setores, analisando cada um deles e observando a utilização de recursos financeiros.
A partir disso, é possível fazer os cortes necessários para a redução de custos dispensáveis, além de garantir que as políticas internas sejam seguidas e que as necessidades empresariais sejam atendidas, direcionando toda a gestão.
- Defina uma política para a realização de reembolsos
A necessidade de reembolso em boa parte dos casos representa uma dor de cabeça para a empresa, tendo em vista a falta de organização dos dados necessários para realização do processo.
Para facilitar a gestão de despesas corporativas, tornando todo o processo mais rápido e efetivo, é importante definir uma política para realização de reembolsos, gerando uma padronização do processo.
- Utilize a tecnologia ao seu favor
O avanço tecnológico possibilitou seu uso em diversas áreas de atuação, incluindo as organizações empresariais.
Dessa forma, há uma série de ferramentas e plataformas tecnológicas (como softwares) disponíveis para facilitar e automatizar processos relacionados a gestão empresarial, incluindo o planejamento e gerenciamento financeiro.
Por isso, invista em alternativas e meios tecnológicos capazes de facilitar a rotina de gestores e colaboradores, alem de melhorar a qualidade e a efetividade de trabalho.
Assim, a gestão de despesas corporativas será simplificada de maneira satisfatória e assertiva. O sistema da Omie, por exemplo, é uma das alternativas mais utilizadas e conhecidas.
- Defina limites de gastos
Controlar os gastos é fundamental para que a empresa seja capaz de se manter e não corra riscos significativos de falência.
Por isso, definir os limites de gastos é essencial para que não haja mais contas a serem pagas do que dinheiro a ser ganho.
Para definir os limites, é importante que a empresa entenda os seus principais custos e os valores médios dos mesmos, definindo um valor limite para cada um e garantindo que o mesmo não será excedido.
- Faça uma instrução efetiva dos seus colaboradores
Para facilitar a gestão de despesas corporativas, também se faz necessário orientar corretamente os seus colaboradores acerca do gerenciamento e uso de dados, além de conscientizar sobre a necessidade de economia de recursos.
Além disso, é fundamental informar sobre as novas políticas e sobre os limites de custos, por exemplo, explicando as mudanças feitas e as novas regras gerais da empresa.
Afinal, se o que foi planejado não for colocado em prática, não há possibilidade de implementação e efetividade da gestão.
- Faça orçamentos prévios
Outra medida importante para facilitar a gestão de despesas corporativas é a elaboração de orçamentos prévios a decisão de aquisições financeiras.
Por isso, faça orçamentos antes de fechar qualquer negócio e analise o custo benefício do mesmo, além da necessidade e do retorno a médio e longo prazo.
- Mantenha a gestão sempre atualizada
Por último mas não menos importante, é necessário acompanhar todas as tendências e implementar novas ferramentas e estratégias financeiras capazes de manter a gestão sempre atualizada.
Conclusão
Por fim, esperamos que as dicas dadas acima sejam seguidas por você e efetivas na facilitação da gestão de despesas corporativas do seu negócio.
Se ainda restarem dúvidas sobre o tema, clique aqui e você poderá contatar diretamente um de nossos consultores.
