A gestão de documentos é uma estratégia administrativa muito importante para as empresas que desejam manter os seus arquivos seguros, organizados e
- Gestão de documentos: Saiba o que é de uma vez por todas
- Importância e benefícios da gestão de documentos
- Como aplicar a gestão de documentos no seu negócio de forma efetiva
- Conclusão
Gestão de documentos: Saiba o que é de uma vez por todas
Como o próprio nome sugere, a gestão de documentos é um conjunto de ações voltadas para o correto armazenamento, disposição, catalogação e organização dos documentos de uma determinada empresa, sejam eles físicos ou digitais, a depender dos modelos utilizados pela corporação e do seu nível de preparo tecnológico.
A gestão de documentos é necessária a toda e qualquer empresa, independente do seu porte, tendo em vista a importância de manter organizados e seguros ofícios tão importantes para a atividade empresarial e suas respectivas implicações.
Contratos admissionais, contratos de locação, documentos legais relacionados às funções e atividades comerciais, permissões jurídicas, documentos financeiros, comprovações fiscais, etc, são exemplos de ofícios que precisam ser devidamente organizados, catalogados e armazenados de acordo com suas características e necessidades.
Por isso é importante conhecer e implementar a gestão de documentos de forma efetiva na rotina empresarial, evitando possíveis perdas que podem acarretar uma série de problemas legais, fiscais e financeiros.
Além disso, é válido salientar também que o volume de documentos armazenados vai crescendo de forma proporcional ao tempo decorrido, tendo em vista que quanto mais atividades comerciais estiverem sendo desempenhadas, mais documentos serão necessários.
Sendo assim, a gestão de documentos é fundamental também para possibilitar uma gestão adequada do espaço físico destinada ao armazenamento, que muita das vezes fica limitado e gera confusão constante, atrapalhando todo o andamento de uma série de processos que deveriam ser simples.
Importância e benefícios da gestão de documentos
Como já vimos anteriormente, a gestão de documentos é fundamental para garantir a organização de arquivos e seus respectivos espaços nos meios físicos e digitais.
Sendo assim, é fundamental para toda e qualquer empresa que deseja implementar uma cultura organizacional em sua rotina, além de garantir a segurança de armazenamento e possibilitar a fácil identificação de ofícios fundamentais nas atividades e processos empresariais.
Logo, a gestão de documentos é essencial para evitar lentidão e impossibilidade de processos, que muita das vezes só podem ser realizados com a declaração de arquivos específicos.
Além da importância central da gestão de documentos, mantê-los organizados e seguros, há também uma série de vantagens decorrentes desse processo que fundamentam ainda mais a sua necessidade de implementação. A seguir, você encontra as principais delas:
- Redução de custos
Sem dúvidas, as consequências negativas da desorganização gera custos desnecessários e completamente evitáveis para as empresas. Afinal, será necessário repensar e refazer todo o processo, aumentando em dobro o valor dos gastos finais.
A implementação de uma gestão de documentos torna todos os processos relacionados a utilização de ofícios mais efetivos. O aumento da efetividade, por sua vez, gera melhores resultados com a menor utilização de recursos financeiros. Assim, os custos são reduzidos significativamente.
Além disso, os investimentos em tecnologias capazes de melhorar o processo de armazenamento também são responsáveis pela redução de custos, tendo em vista a capacidade de armazenar mais arquivos com a utilização de menos recursos.
- Fácil localização de arquivos e agilidade de processos
Como dissemos anteriormente, um dos principais objetivos da gestão de documentos é separar, classificar e catalogar os mesmos, arquivando-os de maneira estratégica e lógica, a partir das suas características e necessidades de uso.
Dessa forma, é possível identificar e localizar os arquivos armazenados facilmente, tendo em vista que os mesmos estarão contidos nos lugares pré definidos, e não em um amontoado de papéis aleatórios e desordenados.
Tal facilidade de localização gera uma agilidade de processos significativa, tendo em vista a possibilidade de encontrar em questão de poucos minutos um arquivo que sem uma gestão de documentos efetiva levaria horas para ser identificado.
- Arquivação efetiva e segura
Boa parte dos documentos empresariais são fundamentais para viabilizar e garantir judicialmente suas ações e seus respectivos patrimônios,
Por isso, é imprescindível que arquivos com tanta importância sejam guardados com segurança e efetividade, evitando possíveis perdas e danos físicos ao material do ofício, como manchas e rasgos em papéis, por exemplo.
Contar com uma gestão de documentos é garantir a segurança dos seus arquivos, seja conservando suas estruturas materiais no meio físico ou a sua confidencialidade no meio digital.
Assim, é possível evitar problemas significativos que costumam surgir com a falta de segurança de armazenamento, como perdas e danos materiais que comprometam a legibilidade do arquivo.
Permanecer em um ambiente desorganizado por si só já é um fator irritante e estressante para os seres humanos. No ambiente de trabalho, onde as coisas precisam fluir de forma contínua e efetiva, a desordem é um fator ainda mais desgastante.
Afinal, quem deseja passar horas e horas procurando por um documento específico, e no fim das contas perceber que ele foi perdido ou está em condições precárias?
Em qualquer uma das situações, há desgaste psicológico dos colaboradores envolvidos, que perdem tempo com algo evitável, sendo submetidos a tensão da procura constante.
Por isso, a gestão de documentos reduz significativamente a ocorrência desses episódios, gerando consequentemente a redução do estresse dos colaboradores.
Como aplicar a gestão de documentos no seu negócio de forma efetiva
Agora que você conhece os principais benefícios da gestão de documentos e entende porque ela é tão importante para o seu negócio, deve estar se perguntando como aplicá-la para usufruir de todas as vantagens listadas acima.
Por isso, preparamos a seguir um passo a passo que vai te explicar como fazer esse processo de forma efetiva na prática empresarial.
- Separe, ordene e classifique todos os documentos
Em primeiro lugar, é necessário separar, ordenar e classificar todos os documentos da sua empresa para possibilitar que os mesmos sejam corretamente armazenados e agrupados de acordo com as suas respectivas características, facilitando a sua localização.
- Faça uma limpeza no que for desnecessário ou inválido
Atente-se às datas de vencimento e a necessidade real de um determinado documento. Os que forem desnecessários ou estiverem inválidos, deverão ser descartados para evitar acúmulo de espaço físico e confusão organizacional.
- Invista em tecnologias específicas
O avanço tecnológico permitiu a criação de tecnologias específicas para o armazenamento de documentos. Com a facilidade do mundo atual, muitos arquivos não precisam ser impressos, bastando a sua forma digital para ser considerado válido e aceito legalmente.
Sendo assim, substitua sempre que possível os arquivos físicos pelas versões digitais dos mesmos, certificando-se da sua garantia legal.
- Adéque o espaço físico de armazenamento
Para os documentos físicos que não podem ser armazenados nos meios digitais, é importante adequar o espaço físico de armazenamento, garantindo que o mesmo conte com objetos capazes de dividir e conservar a estrutura física do arquivo, como pastas, gavetas e móveis divisórios, por exemplo.
Por isso, conte sempre com artigos físicos de organização e catalogação documental, adequando o espaço físico existente à necessidade de armazenamento e classificação.
- Defina regras de busca e utilização de documentos
Por último, mas não menos importante, defina regras específicas de utilização dos documentos para que a ordem seja mantida e conservada, garantindo a efetividade da gestão a médio e longo prazo.
Conclusão
Por fim, agora que você já sabe o que é a gestão de documentos, a sua importância e a maneira correta de aplicá-la no seu negócio, esperamos que você utilize as dicas dadas aqui e aproveite de todos os benefícios que essa estratégia é capaz de gerar.
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