Revisão de Cadastro de Produtos: Tudo o que você precisa saber sobre ela!

A revisão de cadastro de produtos tem início com a atividade da empresa, seja ela de varejo, atacado ou indústria.

Ele é a base para diversas operações e fluxos que acontecem dentro de uma negócio, que vai do mercadinho ao supermercado ou até uma grande loja de variedades.

Os produtos são identificados pelo fisco a partir da Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM e também pela sua descrição. Podem ser categorizados de diversas formas: mercadoria para revenda, matéria prima ou item para consumo. 

Todos os produtos dispõem de uma classificação fiscal comum e é essa classificação que identifica a tributação que determinado produto está submetido. 

Por isso um erro cometido no cadastro dos produtos e a falta de revisão periódica de cadastro é um combo que poderá gerar diversas dores de cabeça, assim como prejuízos financeiros para a empresa.

Você sabe como estão cadastrados os seus produtos? Sabe se está pagando corretamente os impostos? Sabe se os produtos estão sendo cadastrados corretamente? Iremos te mostrar como fazer isto!

Por que fazer o cadastro e revisão de produtos?

O cadastro de produtos bem executado reune todas as informações que são necessárias para ter um eficiente controle dos itens que estão armazenados ou que serão comercializados.

É uma etapa que pode ser encarada como trabalhosa, porém muito necessária. A demanda de trabalho poderá variar dependendo do mix de produtos disponíveis para estoque ou vendas do seu estabelecimento e poderá envolver diversas áreas da empresa: compras, estoque e financeiro.

Para entender melhor, vejamos a seguinte situação: 

Você compra uma determinada mercadoria para revenda, mas não realiza o seu cadastro, deixando-a no estoque sem uma identificação. Logo depois, um cliente vai até a loja a procura deste produto e ao fazer a consulta através de uma planilha de estoque ou sistema de automação, qual o resultado da busca?

A resposta será: nenhum produto localizado no estoque.

Após esse exemplo prático, consegue compreender o porquê o cadastro e revisão de produtos deve ser realizado corretamente?

Benefícios do cadastro e revisão de produtos

O maior benefício desse processo é a tributação correta dos produtos. 

O NCM é o código identificador que determina quais os tributos que irão incidir nas operações de entrada ou saída dos itens. Entre os tributos podemos citar: 

  • PIS
  • COFINS
  • IPI
  • IRPJ
  • CSLL 
  • ICMS

Embora no Brasil a tributação seja diversificada o que a torna na maioria das vezes bastante complexa,  existem também benefícios que podem ser aplicados em determinadas situações, como por exemplo a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária e imunidade. Ao finalizar as apurações dos tributos quando devidamente podem se aplicar estes benefícios, se tem considerável abatimento nos valores a pagar.

Outra vantagem  é que estar em conformidade com a legislação evita fiscalizações do fisco federal e estadual.

Equipe fazendo revisão de cadastro de
produtos
Foto de Moose Photos no Pexels

Os 4 erros mais comuns no cadastro e revisão de produtos

Duplicidade

Ocorre principalmente pela falta de atenção ao que já foi lançado ao  banco de dados. Esse erro afeta o controle de estoque e o inventário, ficando perceptível na Escrituração Fiscal que contém registros específicos para os produtos.

Tributação incorreta

Ocasiona divergências no recolhimento dos tributos, podendo ser pagos valores menores ou maiores, o que poderá gerar multas para as empresas. Além disso, o fisco poderá verificar os últimos 5 anos da movimentação contábil e fiscal.

Vigência Expirada

Os códigos NCM’s possuem data de início e fim de vigência. Se não for observado atentamente, é detectável por auditores eletrônicos, e pode causar erros e advertências na validação de declarações acessórias eletrônicas.

Divergência na categoria dos itens

Esse erro ocorre para as empresas que são obrigadas a transmissão da EFD ICMS. Nela existe o registro chamado tipo do item no qual devem ser codificadas sua finalidade conforme as classificações a seguir:

00 – Mercadoria para Revenda

01 – Matéria-Prima

02 – Embalagem

03 – Produto em Processo;

04 – Produto Acabado;

05 – Subproduto;

06 – Produto Intermediário

07 – Material de Uso e Consumo;

08 – Ativo Imobilizado

09 – Serviços(Comunicação/Telecomunicação)

10 – Outros insumos

99 – Outras

Em caso de classificação incorreta,  além da bela dor de cabeça, poderá ser notificado pelo fisco.

A importância de contar com um especialista

Ter em mãos o controle do cadastro e  revisão dos produtos ajuda a agilizar a circulação de clientes no estabelecimento e consequentemente aumenta as chances de venda.

Além disso, a facilidade de localizar determinado produto e consultar seu preço é muito maior, o que evita longas filas e reclamações por parte dos clientes e com isso gera um bom atendimento e impede que seu cliente procure a concorrência.  

Tudo isso é reflexo de um eficiente cadastro e revisão de produtos. 

Contar com uma equipe especializada faz total diferença. Sua empresa conseguirá acesso rápido às informações de produtos, atenderá normas técnicas e de layout de obrigações acessórias que necessitam ser declaradas e garantirá o recolhimento de tributos corretamente. 

É um impacto positivo em diversas áreas da empresa, desde o atendimento até as finanças da organização. 

Não podemos deixar de citar a segurança jurídica que a empresa passa a ter quando conta com os conhecimentos de um especialista e adota um sistema cadastro de produtos mais assertivo.

E para finalizar

É responsabilidade do empresário e gestor a atribuição de classificar suas mercadorias e verificar periodicamente se os códigos NCM’s estão vigentes e corretos.

Uma boa revisão e classificação do cadastro de produtos, evita o desperdício de recursos financeiros por ausência de verificações e controles internos adequados no departamento responsável, identifica e corrige possíveis erros em relação ao recolhimento de impostos e organiza a sua empresa.

É  uma tarefa simples e por vezes trabalhosa, mas que contribui de forma positiva na rotina do seu trabalho e principalmente nos resultados das suas vendas.

O que está esperando para verificar como está o seu estoque? Já agendou com sua equipe  para fazer uma revisão de cadastro de produtos?

Se não fez, ainda é tempo. Procure urgente o seu contador e comece o quanto antes! 

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